Sistema de riesgos laborales: nuevas reglas para afiliación y reporte de novedades

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  • Publicado: 9 septiembre, 2019

Sistema de riesgos laborales: nuevas reglas para afiliación y reporte de novedades

El Ministerio de Salud y Protección Social fijó los nuevos lineamientos que deben seguir los empleadores para la afiliación y reporte de novedades al sistema general de riesgos laborales, a través del SAT. Procedimientos que a su vez deberán surtirse mediante un nuevo formulario.

Como fue expuesto en nuestro editorial Sistema de afiliación transaccional de seguridad social fue modificado, el sistema de afiliación transaccional –SAT– es una plataforma dispuesta por el Ministerio de Salud y Protección Social, mediante la cual se registran y consultan datos de la información básica y complementaria, así como asuntos relacionados con la afiliación y novedades en el sistema general de seguridad social en salud.

El SAT permite consultar la información asociada al estado de pago de las cotizaciones, en especial la de los empleadores respecto a sus trabajadores como cotizantes dependientes. En noviembre de 2018 este sistema sufrió una serie de modificaciones efectuadas por medio del Decreto 2058 de 2018, entre las cuales se encuentra la inclusión del sistema general de riesgos laborales –SGRL– a su plataforma.

Resolución del Ministerio de Salud y Protección Social

Este tema es traído a colación debido a que el 2 de septiembre de 2019 el Minsalud expidió la Resolución 2389 de 2019, por medio de la cual definió los lineamientos que deberán surtirse para la operación del SGRL en el SAT. De igual manera, a través de esta disposición normativa se implementa el nuevo formulario mediante el cual deberá llevarse a cabo la afiliación, reporte de novedades y traslado al SGRL por parte de los empleadores.

La resolución en mención establece que sus disposiciones aplican, entre otros, para:

  • Administradoras de riesgos laborales –ARL–.
  • Empleadores.
  • Universidades públicas.
  • Cooperativas y precooperativas de trabajo asociado.
  • Pagadores de aportes de contrato sindical.
  • Empresas o instituciones públicas o privadas donde se realicen prácticas formativas de estudiantes.
  • Instituciones de educación y las escuelas normales superiores.

Los anteriores actores serán entendidos por el sistema como empleadores, y el personal a su cargo como trabajadores o estudiantes. La afiliación, el reporte de novedades y consultas del SGRL se realizarán mediante la página Mi seguridad social, acciones que deberán ser llevadas a cabo bajo la opción “rol de empleador”.

Prevalencia y reporte de la información en el SAT

La resolución en mención establece que una vez entre en funcionamiento la afiliación al SGRL mediante el SAT, la información referente a la afiliación y novedades reportadas en este último tendrá prevalencia sobre las afiliaciones y reportes que se realicen directamente a la ARL, o sobre las novedades que sean reportadas a través de la planilla de liquidación de aportes –Pila–.

Al momento de reportar la información el empleador deberá adjuntar el registro único tributario –RUT–, en el evento en que esta (información) no se encuentre registrada en el SAT.

“esta nueva disposición normativa establece que la entrada en funcionamiento del SGRL en el SAT se implementará de manera gradual a partir del 5 de febrero de 2020”

Por otra parte, esta nueva disposición normativa establece que la entrada en funcionamiento del SGRL en el SAT se implementará de manera gradual a partir del 5 de febrero de 2020, fecha en la cual se incluirán en dicho sistema, entre otras, las siguientes novedades:

  • Afiliación del empleador a la ARL.
  • Traslado de ARL.
  • Retracto de la solicitud de traslado de ARL.
  • Traslado de lugar de trabajo.
  • Reclasificación del riesgo.
  • Inicio o terminación de una relación laboral o práctica formativa.
  • Incapacidad por accidente o enfermedad de origen común o laboral.
  • Licencias de maternidad y paternidad.
  • Suspensión del contrato de trabajo.
  • Licencias remuneradas y no remuneradas.
  • Modificación del ingreso base de cotización –IBC–.
  • Retiro definitivo de la ARL.

Respecto al reporte de las novedades anteriormente descritas, el empleador contará con la opción de indicar si se trata de una interrupción, prórroga, cancelación o corrección. Por otro lado, la resolución en mención establece que, al momento de la afiliación a la ARL, el empleador deberá registrar en este sistema todos los centros de trabajo o sedes en los que los trabajadores o estudiantes desarrollan sus actividades laborales y se lleve a cabo la actividad económica de la persona natural o jurídica.

Formulario de afiliación y novedades del empleador al SGRL

El formulario de afiliación y novedades del empleador se encuentra en el anexo 3 de la Resolución 2389 de 2019. Este formulario deberá estar disponible y ser habilitado por medios electrónicos o físicos por parte de las ARL, desde el 1 de noviembre del año en curso. A partir de dicho momento los empleadores, mediante el uso del formulario en cuestión, deberán realizar la afiliación y el reporte de novedades de sus trabajadores o estudiantes vinculados en práctica formativa.

En dicho anexo podrá encontrar un instructivo que le indicará de manera detallada la forma en que debe proceder para diligenciar el formato de afiliación y realizar el reporte de novedades. Tenga en cuenta que la información debe ser consignada en el mencionado formulario en tinta de color negro, en letra imprenta, y no puede presentar tachones ni enmendaduras.

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