Tratamiento contable y fiscal de la indemnización recibida de la aseguradora

Cuando una entidad es víctima de un hurto o fraude, el proceso contable que debe seguir puede dividirse en dos fases: la primera es la contabilización del siniestro; y la segunda, el reconocimiento de la indemnización una vez sea pagada por la aseguradora. Explicamos cómo proceder al respecto.

En este análisis abordamos la forma en la cual debe proceder una entidad que ha sido victima de hurto por parte de un tercero o un empleado, y que tiene contratada una póliza de seguro que cubre este tipo de situaciones. El procedimiento puede dividirse en dos fases: la primera de ellas es la contabilización del siniestro; y la segunda, el reconocimiento de la indemnización una vez sea pagada por la aseguradora.

La pérdida de activos puede deberse a varios motivos, entre ellos, los hurtos, fraudes o ataques cibernéticos efectuados por terceros o por los mismos empleados de la entidad, quienes tienen a su cargo activos importantes, acceso al dinero en efectivo de las cajas o las cuentas bancarias de la entidad, a bodegas de materiales o de mercancía terminada, o a elementos como los muebles, equipos y maquinaria.

Tratamiento contable

Como se mencionó anteriormente, [pq]en el momento en que la entidad detecte el hurto o el fraude debe dar de baja el activo, puesto que ya no tiene control sobre las ventajas y los riesgos del mismo[/pq] (ver nuestra publicación Registros contables que deben realizarse ante un robo). Esto implica que deba reconocerse una pérdida (gasto) en el estado de resultados.

Acto seguido, la entidad debe surtir el proceso de reclamación, y solo cuando la aseguradora se comprometa a realizar el pago de la indemnización la entidad podrá reconocer una cuenta por cobrar. Al respecto, el párrafo 21.9 del Estándar para Pymes menciona que:

“Cuando una parte o la totalidad del importe requerido para cancelar una provisión pueda ser reembolsada por un tercero (por ejemplo, a través de la reclamación de un seguro), la entidad reconocerá el reembolso como un activo solamente cuando sea prácticamente seguro que la entidad recibirá dicho reembolso (…)”

(El subrayado es nuestro)

Por lo anterior, la entidad no puede reconocer inmediatamente una cuenta por cobrar a la aseguradora, sin antes cumplir con el proceso señalado. Esto implica que el reconocimiento de la baja del activo y del pago de la indemnización pueda darse en períodos distintos. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– indicó en el Concepto 019 de 2018 que debería procederse así:

1. Si ambos eventos ocurren durante el mismo período, el valor de la indemnización puede reconocerse como un menor valor del gasto registrado por el siniestro (es decir, reversando la pérdida), y como un ingreso, por el monto en que la indemnización exceda la pérdida registrada.
2. Si ocurren en un período distinto, el valor de la indemnización debe reconocerse como un ingreso.

¿y en lo fiscal?

El artículo 45 del Estatuto Tributario –ET– establece que el valor de las indemnizaciones por seguros que reciba la entidad es considerado un ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional, siempre que el contribuyente realice la inversión de la totalidad de la indemnización en la reposición de los bienes iguales o semejantes a los que estaban asegurados en el término que tiene para presentar la declaración de renta o, en su defecto, pueda demostrar que constituyó un fondo destinado a la adquisición de dichos bienes, certificado por revisor fiscal o por contador público (ver artículos 1.2.1.12.2 y 1.2.1.12.3 del DUT 1625 de 2016). En caso contrario, el valor constituirá una renta gravable. En cuanto a la parte de la indemnización por concepto de lucro cesante, esta constituye renta gravable.

Caso práctico

Suponga que una entidad posee una máquina especializada para su proceso de producción, con un costo de $250.000.000 y una depreciación acumulada de $50.000.000, por lo cual su valor en libros es de $200.000.000.

El 1 de julio de 2019 un grupo de delincuentes entraron a las instalaciones de la entidad y hurtaron la máquina. Al día siguiente, cuando los empleados llegaron a la entidad, se dieron cuenta del siniestro e informaron al departamento de contabilidad.

Contablemente, debemos tener claro que la máquina que hurtaron ya no es un recurso controlado por la entidad y no va a generar beneficios económicos. Por lo tanto, el primer paso es dar de baja la máquina en la fecha en que ocurrió el siniestro:

Ahora bien, una vez realizado este registro, la entidad efectuó el trámite correspondiente ante la entidad aseguradora, con el fin de hacer efectiva la póliza que se encontraba pagando.

La entidad aseguradora llevó a cabo la investigación correspondiente, y el 1 de septiembre de 2019 decidió proceder con el pago de la indemnización por el siniestro, por un monto de $320.000.000; $180.000.000 por el daño emergente, y la diferencia por concepto de lucro cesante.

En este momento la entidad ya tiene certeza de que recibirá el pago de parte de la aseguradora, y por ello procede a reconocerlo de la siguiente forma:

En esta contabilización la entidad primero reversa los $200.000.000 por la pérdida reconocida previamente en la baja del activo, debido a que ambas situaciones (siniestro y pago de la indemnización) ocurrieron en el mismo período; sin embargo, como lo indicamos líneas atrás, la entidad debería optar por reconocer un ingreso si el pago hubiese ocurrido en un período posterior.

Fiscalmente, la entidad deberá tener presente que para poder tomarse los $180.000.000 del daño emergente como un ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional deberá realizar la reposición de la maquinaría en el mismo período fiscal en el que ocurrió el siniestro.

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