Documento soporte de pago de nómina electrónica: errores más comunes

A partir del 31 de mayo de 2021 se habilitará la nómina electrónica para todas las empresas.

¿Por qué tipo de empresas y contribuyentes debe ser generado el documento soporte?

Se debe prestar especial atención para que su presentación sea correcta y no se incluya información no requerida.

Con la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 se implementa la funcionalidad del documento soporte de pago correspondiente a la nómina electrónica dentro del sistema de facturación electrónica.

Dicho documento es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementario e impuestos descontables en el IVA cuando apliquen, derivados de los pagos o abonos relacionados con la nómina.

Rubén Darío Cortés, senior manager outsourcing de Nómina de BDO Colombia, analiza los errores frecuentes al momento de generar este documento.

Dudas sobre si se está o no obligado a generar el documento

El documento deber ser generado por empresas y/o contribuyentes que realicen pagos o abonos en cuenta, por una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados a cargo, que requieran usar dichos pagos como soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementario e impuestos descontables.

Falta de claridad en las fechas de implementación

A partir del 31 de mayo de 2021 se habilitará la nómina electrónica para todas las empresas. Este es el calendario de implementación según el número de empleados:

• Sujetos con más de 251 empleados: 1 de julio de 2021.
• Sujetos con 101 a 250 empleados: 1 de agosto de 2021.
• Sujetos con 11 a 100 empleados: 1 de septiembre de 2021.
• Sujetos con 4 a 10 empleados: 1 de octubre de 2021.
• Sujetos con 2 a 3 empleados: 1 de noviembre de 2021.
• Sujetos con 1 empleado: 1 de diciembre de 2021.
• Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: el 31 de marzo de 2022 es la fecha de habilitación y el 31 de mayo de 2022 es la fecha máxima de inicio de generación y transmisión.
• Nuevos sujetos que deban generar el documento: tienen plazo de dos meses contados a partir de la realización de los pagos o abonos, con posterioridad a la entrada en vigor de la resolución.

Cortés explica que, luego de la primera emisión, los obligados tendrán plazo durante los diez primeros días calendario del mes siguiente al de la nómina para transmitir los documentos de nómina electrónica. Explica:

Una vez sean transmitidos, la Dian validará la información y generará el documento electrónico con su validación o rechazo.

Presentación incorrecta o inclusión de información no requerida

Para evitar la presentación incorrecta o la inclusión de información no requerida, Cortés enumera varios puntos para tener en cuenta:

• Se debe denominar expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
• Debe contar con apellidos, nombre o razón social y número de identificación del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
• Registrar nombres, apellidos y número de identificación del beneficiario del pago.
• Debe tener el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica –Cune– y la numeración consecutiva asignada por el sujeto obligado a generar el documento electrónico.
• Incluir valores como el total devengado, total deducido y el total; este último es la diferencia entre el valor total devengado y el valor total deducido.
• Incluir fecha y hora de generación, la firma digital del sujeto obligado a generar el documento electrónico y el apellido, nombre o razón social, número de identificación del proveedor tecnológico y la identificación del software.

Pasos para el proceso de habilitación de la nómina electrónica

Si se desconocen los pasos del proceso, aquí los presentamos:

• El primer paso es ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, donde está la opción de otros documentos electrónicos.
• Allí se selecciona la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
• Se señala el medio (o los medios) de operación a través del cual se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento.
• Hecho lo anterior, los obligados registrarán en el sistema de facturación la información del software (o los softwares) en el que se realizará la generación, transmisión y validación del documento.

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