Documento soporte y documento equivalente electrónico: puntos y novedades a tener en cuenta

Quien ingrese al Muisca ya puede solicitar la numeración del documento soporte, aunque este estará disponible el 15 de agosto.

La factura de talonario o de papel se usará en caso de contingencias.

Los documentos electrónicos no se están transmitiendo como sí se hace con la factura electrónica.

Hassan Mohamed Taleb Arias es administrador de empresas, consultor organizacional con experiencia de 13 años en digitalización de procesos empresariales y construcción de software a la medida, además de ser un webmaster avalado por el MinTIC.

Este profesional explica en #CharlasConActualícese las novedades alrededor del nuevo documento soporte, necesario cuando se adquieren productos o servicios a contribuyentes no obligados a facturar.

Aclara que el documento soporte no es nada nuevo y no ha cambiado. No es un tema obligatorio a partir del 15 de agosto de 2020, porque ya se venía trabajando. Lo que ocurre es que la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 entrega unas pautas importantes para dar un poco más de orden al tema.

«El documento soporte es el mismo que ya se le ha venido tramitando en operaciones con personas que por su condición no eran obligados a facturar o no son responsables del IVA», afirma.

¿Cuáles son los sistemas de facturación vigentes?

Según la Resolución 000042 de 2020, son los siguientes:

• Factura electrónica de venta.
• Factura de talonario o de papel.
• Documentos equivalentes (contiene el expedido por las máquinas registradoras con sistema POS).
• Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Sobre el documento soporte

Algunos de los puntos que se deben tener en cuenta, resalta Taleb Arias, son los que siguen:

• El documento soporte es similar al documento equivalente; sin embargo, mientras el documento equivalente se entrega en las ventas, el documento soporte es elaborador en la compra a un proveedor no obligado a facturar.
• La cuenta de cobro no es un documento equivalente válido, o por lo menos no entró en la categoría de lo que son los documentos equivalentes.
• El documento soporte requiere una solicitud de numeración como se hace con otros documentos (resolución POS, de factura electrónica y de talonario o de papel).

Taleb Arias menciona que, aunque la Dian haya dicho que el documento soporte se encontrará disponible desde el 15 de agosto, quien ingrese hoy a la plataforma del Muisca ya puede solicitar la autorización de numeración para el mismo.

En caso de contingencia

La factura de talonario o de papel se utilizará en casos de contingencias. La de papel puede tener dos medios físicos: un medio litográfico y un medio informático.

La condición para que esta factura sea válida es que tenga todos los requisitos que sustenta el Estatuto Tributario –ET–, así como lo que indica la Resolución 000042 de 2020.

¿Qué es el documento soporte?

Si un contribuyente es adquiriente de bienes y servicios a un proveedor no obligado a facturar, se debe emitir un documento que sustente dicha operación. Este es el documento soporte y tiene unos requisitos mínimos para cumplir.

¿Qué es el documento equivalente electrónico?

Taleb Arias afirma que hoy por hoy los documentos electrónicos no se están transmitiendo como sí se hace con la factura electrónica. En un futuro sucederá que todo documento electrónico será susceptible de transmitirse a la Dian y se llamará documento equivalente electrónico.

«Este documento electrónico sí va a tener transmisión, es decir que el futuro del POS es que también se entregue como una factura electrónica», dice.

Al respecto, la resolución indica que la Dian está preparando los sistemas informáticos para que esto se de a mediados de 2021, «lo que quiere decir que hasta dicha fecha todavía no se tendrá ni el proceso ni la normativa para transmitir documentos equivalentes o documentos soporte, entonces estos documentos siguen siendo físicos».

¿Cuáles documentos equivalentes dejan de existir?

Entre otros, dejan de existir los siguientes documentos:

• Contrato efectuado con extranjero sin domicilio o residencia en el país.
• Comprobante para liquidación que tramita la Cámara de Riesgo Central de Contraparte.
• Títulos de capitalización y sus comprobantes de pago.
• Documento equivalente de las cámaras de comercio.
• Documento sustantivo de la factura de venta masiva y ambulante.
• Pago de honorarios a miembros de junta directiva.
• Tiquetes de máquinas registradoras por un artículo.
• Recibos de pago de matrículas y pensiones de colegios y universidades.

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