«En la emergencia sanitaria empresarios no han parado de habilitarse para facturar electrónicamente»

Mario José Márquez Olier indica que son más de 106.000 contribuyentes los que facturan electrónicamente.

Proyecto de resolución fija el calendario para la implementación de la factura electrónica durante 2020.

Empresas no tienen que esperar días, fechas y horas exactas de radicación de facturas físicas.

Mario José Márquez Olier, gerente de factura electrónica de la Dian recomienda, para las microempresas que no pueden invertir en el proceso de implementación de facturación electrónica, el “KIT de facturación gratuita Dian”, el cual pueden usar quienes lo deseen, sin importar el tamaño de la empresa. Este cuenta con las herramientas que se necesitan para generar los documentos necesarios.

¿Qué impacto ha tenido el COVID-19 en los procesos que adelanta la Dian respecto a facturación electrónica?

La emergencia del COVID-19 ha demostrado que la digitalización, la inteligencia artificial y la analítica de datos son opciones válidas para continuar con la dinámica económica. La factura electrónica ha sido una gran ayuda como herramienta para que las empresas puedan seguir facturando sin requerir el envío de papeles para formalizar la venta.

La Dian ha venido realizando la transformación digital de su gestión, impulsada desde el alto Gobierno, y ha evidenciado que los comerciantes y empresarios han entendido que volver la gestión de los documentos de comercio completamente electrónica genera muchos beneficios. Por ello, no solo piensan en facturar electrónicamente, sino en también volver electrónicas las órdenes de compra, de despacho, embarque y demás documentos que se utilizan a diario para los negocios.

Durante el tiempo de la emergencia sanitaria no han parado los empresarios de habilitarse para facturar electrónicamente, en sólo marzo, un promedio de 416 empresarios diariamente estaban haciendo el proceso, hoy ya son más de 106.000 los contribuyentes que están facturando electrónicamente.

¿Qué novedades nos puede contar sobre el proyecto de resolución emitido el 16 de marzo de 2020?

El proyecto de resolución publicado el 16 de marzo de 2020 pretende desarrollar el Decreto 358 del 5 de marzo de 2020, que reguló aspectos tan importantes como la disminución de documentos equivalentes, definió requisitos para los sistemas de facturación y también para los proveedores tecnológicos, además de referirse al registro de facturas electrónicas que administrará la Dian.

La resolución trata en detalle estos temas, pero adicionalmente fija el calendario para la implementación de la factura electrónica durante el año 2020 para todos los empresarios del país.

Si una micro empresa no cuenta con los recursos para invertir en el proceso de implementación de facturación electrónica, ¿qué alternativa le otorga la Dian diferente a contratar un proveedor tecnológico o una casa de software?

La entidad tiene disponible para los empresarios del país el “KIT de facturación gratuita Dian”, que lo pueden usar quienes lo deseen, sin importar el tamaño de la empresa.

Este cuenta con las herramientas que se necesitan para generar estos documentos, como son: el software de facturación que permite generar estos documentos, incluso desde un dispositivo móvil con acceso a internet; certificado de firma digital sin costo; registro automático de la responsabilidad como facturador electrónico en RUT en la fecha que elija para iniciar a facturar; y plantillas para el diligenciamiento rápido de facturas.

También puede generar de forma ilimitada facturas electrónicas, notas débito, notas crédito, generar acuses de recibo, e incluso puede consultar las facturas que le expiden sus proveedores y darles acuses de recibo.

Las personas que no se hayan acogido a los plazos de la Resolución 000020 de 2019 y no facturen electrónicamente ¿estarán sujetas a sanciones?

La resolución que está próxima a publicarse define plazos para todos los contribuyentes que no han iniciado a facturar electrónicamente, incluso para quienes tenían la obligación de hacerlo en el año 2019.

¿Cuál ha sido el balance que ustedes realizan frente a las empresas que se han ido acogiendo a la facturación electrónica?

Al principio del proyecto y la implementación de la factura electrónica en Colombia se notó algo de resistencia al cambio, ya que las facturas eran en papel, estando presentes en la contabilidad desde siempre.

Con un poco de comunicación se pudo mostrar hacia dónde va el comercio, el mundo y la tecnología, así como cuáles son los beneficios de la transformación digital y de la factura electrónica. Por ello, el cambio de mentalidad del empresario y del comerciante los ha llevado a la necesidad de automatizar sus procesos y la información de su negocio; en la actualidad, más de 106.000 comerciantes facturan electrónicamente y cada día son muchos más.

Todo esto se resume en que para las empresas es más fácil y económico enviar la factura electrónica al buzón establecido por sus clientes, pues ya no tienen que esperar días, fechas y horas exactas de radicación de facturas físicas. Por otra parte, para los clientes es más fácil organizar sus cuentas cuando la información entra directamente y pasa por un sistema automatizado en el cual pueden manejar las cuentas sin necesidad de una transcripción y verificación manual.

¿Cuáles son las mayores dudas u obstáculos que se han presentado hasta ahora?

Al principio, cambiar la mentalidad del papel a la información digital fue como el salto de las llamadas desde un teléfono fijo a comprar el primer celular de la casa. Una vez se inició con el cambio ya nadie pudo vivir sin él.

Es algo muy parecido con la factura electrónica, porque es pasar de procesos soportados en papel a generar y recibir información electrónica, pero una vez implementado y conocidos los beneficios, con toda seguridad los facturadores electrónicos no volverían al papel.

¿Con qué canales cuenta la Dian para que los usuarios puedan obtener un paso a paso en la transición a la facturación electrónica?

La Dian dispone de la línea de atención telefónica: (571) 3556922 en Bogotá. En esta se están atendiendo todas las solicitudes de los ciudadanos en cuanto a trámites tributarios. Además, contamos con el micrositio de factura electrónica, en el que se encuentran videos, cartillas, instructivos y normas vigentes.

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