Facturación electrónica: La implementación no es la dificultad

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  • Publicado: 17 noviembre, 2020

Facturación electrónica: La implementación no es la dificultad

Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente se reconocerán en el ámbito de implementación como facturadores electrónicos, y estos, serán todas las personas o entidades independientemente de su calidad de contribuyente o no de los impuestos nacionales, que tengan calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios relativos a estas, vendan bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales, tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA. Incluyendo a los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.

Para que sirve la facturación electrónica

El documento que soporta las actividades comerciales o de servicios que se realizan dentro de un ejercicio de transacciones de venta se denomina “factura electrónica”, dicho proceso se debe llevar a cabo a través de sistemas computacionales de redes técnicas de acuerdo con exigencias del método impuesto para la expedición, recibo, rechazo, firma digital, y conservación, después de generación se debe dar en formato XML. (DIAN en la Resolución 19 de 2016).

A partir del año 2012 se otorgaron facultades para ejercer control fiscal a través de la tecnología, y ha sido la oportunidad para hacer obligatorio la facturación por parte de las personas naturales y jurídicas que sean escogidos por parte de la DIAN; Se puede presentar que por su sector ya se encuentren obligados a facturar según el estatuto tributario nacional (Artículo 183 de la Ley 1607 de 2012).

En Colombia la facturación electrónica inicio oficialmente en el año 2015 con la promulgación del Decreto 2242, que reglamento la implementación del proceso con fines de masificación y control fiscal por parte de la DIAN, entregándole así mayor importancia al deber de facturar, bien sea a través de la factura de venta o documento equivalente. (Artículo 616-1 del estatuto tributario).

Para organizar el tema la DIAN podrá implementar sistemas técnicos de control de manera directa, o que el mismo contribuyente los establezca, en el caso que se presenten criterios tales como, volumen de operaciones, ingresos, patrimonio, recaudo, nivel de riesgo, obligaciones tributarias, solicitudes de devolución, o el hecho de pertenecer a zonas rurales o urbanas. (Artículo 684-2 del E.T.N.; Artículo 10 del Decreto 2242 del 2015).

La experiencia de  los últimos tiempos nos ha enseñado el paso a paso que se debe llevar a cabo, porque si el “adquiriente” está obligado a facturar electrónicamente también lo estará obligado a recibir facturas en el mismo formato, pero si este no está obligado, entonces debe realizar una representación gráfica, bien sea en formato impreso o en formato digital, documento que debe contener elementos gráficos así como código de barras o bidimensionales, es decir que se puede entregar documento electrónico, o representación gráfica, pero si es de todo cierto que se debe convenir entre uno y otro, la manera de acusar el recibido, así como la verificación de las condiciones, y el posible rechazo. (Artículo 5 del Decreto 2242 de 2015).

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Vale la pena aclarar que la factura por computador, y la factura por talonario, son distintas a facturación electrónica, por eso el contribuyente no se puede confundir con tal proceso (Articulo 13 D.R. 1165 de 1996; D.R. 1929/2007).

Obligados y no a facturar electrónicamente

Los que están obligados a expedir factura o documento equivalente se reconocerán en el ámbito de implementación como facturadores electrónicos, y estos, serán todas las personas o entidades independientemente de su calidad de contribuyente o no de los impuestos nacionales, que tengan calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios relativos a estas, vendan bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales, tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA. Incluyendo a los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación SIMPLE.

(Artículos 437, 615, y 512-13 del E.T.N., Artículo 1.6.1.4.3., del Decreto 1625 de 2016).

Las facturas expedidas de acuerdo con los Artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016, mantendrán la calidad de documento equivalente, pero deben tener presente que a partir de enero 1 de 2020 no serán tenidas en cuenta para el descuento de impuestos, costos y gastos deducibles, y de lo contrario se podrá soportar sin factura electrónica el máximo de: 2020 el 30%; 2021 el 20%; 2022 el 10%.

(Parágrafo transitorio 1 del Articulo 616-1 del E.T.N.).

Se determina que no están obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente:

Bancos, Corporaciones financieras y las compañías de financiamiento,
Cooperativas de ahorro y crédito,
Cooperativas multiactivas e integrales,
Fondos de empleados,
Personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del E.T.N.
Personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario,
Empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros,
Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y pensionados,
Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto IVA,
Prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia.
(Artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016).

Registro de la factura electrónica de venta como título valor

La factura electrónica de venta debe contener los siguientes requisitos para cumplir su misión de fungir como título valor. (Par. 2 del Articulo 616-1; Artículo 617 y 618 del E.T.N.).

*Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta * Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. * Identificación del adquiriente * consecutivo de factura electrónica de venta
* Fecha, hora de generación, y expedición. * Formato electrónico de generación *Identificación de bienes vendidos o servicios prestados * Valor total de la venta de bienes o prestación de servicios.
* Forma de pago; y medio de pago. * Calidad de agente retenedor del IVA, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen SIMPLE * Discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas * Firma digital del facturador electrónico; Código Único de Factura Electrónica -CUFE.

 

No se pueden olvidar de igual manera: Dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial DIAN; contenido del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta; Para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción; Apellidos y nombre o razón social y NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico.

Para que una factura electrónica de venta se valide como título valor, se debe registrar en el sistema de información que permite la circulación y trazabilidad de facturas electrónicas como título valor, los eventos controlados por RADIAN y avalados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, donde se comprenden eventos como: Aceptación atendiendo las regulaciones; Acuse de recibo; Formato de recepción del bien y/o aceptación del servicio; Endoso electrónico; Anulación del endoso electrónico; Mandato electrónico, terminación y/o cancelación; Notificación de pago parcial o total; Avales; Documento de limitación de circulación; Cesión de derechos de crédito; Los demás necesarios para el registro y la circulación.

Es necesario dimensionar que para que la factura electrónica llegue a un feliz término, debe someterse a la siguiente secuencia, y cumplir estos pasos, que darían el alcance de título valor.

  • Habilitación
  • Generación
  • Código CUFE
  • Transmisión
  • Validación

Como parte del proceso al expedir la factura electrónica como título valor, se podrá contratar un proveedor tecnológico que debidamente esta abalado por la DIAN. Este asume las responsabilidades formales relacionadas, como la habilitación de la facturación a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, incluida su actualización, la actualización del RUT como obligado a facturar electrónicamente, se debe llevar a cabo el envío a la DIAN de un ejemplar de todas las facturas electrónicas generadas y sus correspondientes notas débito y/o crédito dentro de las próximas 48 horas después de firmada digitalmente.

Vencimientos de calendario de implementación

La fecha de implementación para quienes obedecen a la actividad económica será el mencionado a continuación (Resolución 139 del 21 de noviembre de 2012; Titulo VI Resolución 42 de 2020):

Grupo

Fecha de inicio de registro y habilitación

Fecha máxima para expedir factura electrónica

1

15/05/2020

15/06/2020

2

15/05/2020

1/07/2020

3

15/05/2020

4/08/2020

4

15/05/2020

1/09/2020

5

15/05/2020

1/10/2020

6

15/05/2020

1/11/2020

7

15/05/2020

1/11/2020

8

15/05/2020

1/11/2020

 

Con respecto a los nuevos sujetos obligados, que adquieran la obligación de expedir factura electrónica con posterioridad a esta resolución, tendrán 2 meses para dar cumplimiento a proceso de implementación.

Los contribuyentes que no obedezcan a la obligación de una actividad económica tendrán plazo para iniciar registro y habilitación del servicio electrónico desde el 15/05/2020, y fecha para iniciar a expedir facturación electrónica hasta el próximo 1/11/2020 (Resolución 42 de 2020).

Luis Hernando Gaitán Gómez
Contador Publico
E-misión Facturación Electrónica

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