Inspección tributaria: prevalencia de los libros de contabilidad sobre las declaraciones tributarias

Según el artículo 772 del ET, los libros de contabilidad del contribuyente constituyen medios de prueba, siempre que sean llevados en debida forma.

Por su parte, la administración tributaria podrá ordenar la práctica de la inspección tributaria para verificar la exactitud de las declaraciones.

De acuerdo con el artículo 779 del Estatuto Tributario –ET–, la inspección tributaria constituye un medio de prueba en virtud de la cual se lleva a cabo la constatación directa de los hechos que interesan en un proceso adelantado por la Dian con el fin de verificar su existencia, características y demás circunstancias de tiempo, modo y lugar, en el cual puedan decretarse todos los medios de prueba autorizados por la legislación tributaria y otros ordenamiento legales.

Así pues, la inspección tributaria es decretada mediante un auto, el cual será notificado por correo o personalmente, indicándose los hechos, materia de la prueba y los funcionarios comisionados para llevar a cabo dicho proceso. Esta iniciará una vez sea notificado el auto. De la misma se levantará un acta que contenga todos los hechos, pruebas y fundamentos en que se sustente, así como la fecha de cierre de investigación, la cual deberá ser suscrita por los funcionarios que la adelantaron.

Ahora bien, considerando que los libros de contabilidad constituyen pruebas a favor del contribuyente, siempre que estos sean llevados en debida forma de acuerdo con las indicaciones del artículo 774 del ET. También es importante precisar que, si en caso de una inspección contable o fiscal el contribuyente no presenta los libros, comprobantes y demás documentos de contabilidad exigidos por la Dian, no podrá invocarlos posteriormente como medios de prueba a su favor y tal omisión se tendrá como un indicio en su contra, en cuyo caso se desconocerán los correspondientes costos, deducciones, descuentos y pasivos, salvo que el responsable los acredite plenamente.

No obstante, la norma es clara en señalar que únicamente se aceptará como causa justificativa de la no presentación de los libros de contabilidad la plena comprobación de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito.

¿Qué sucede cuando se presentan diferencias entre la declaración de renta y los libros de contabilidad?

En caso de que se presenten diferencias entre la declaración de renta y los registros en los libros de contabilidad de un mismo contribuyente, la norma del artículo 775 del ET señala que prevalecerán los libros contables.

Por su parte, si las cifras registradas en los asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos exceden el valor de los comprobantes externos, los conceptos correspondientes se entenderán comprobados hasta la concurrencia del valor de dichos comprobantes.

Circunstancias especiales que deben ser probadas por el contribuyente

Para efectos de la declaración de renta es importante tener en cuenta las circunstancias especiales que deberán ser probadas por el contribuyente cuando existan dudas frente a su procedencia:

• Cuando exista alguna prueba distinta de la declaración de renta y complementario del contribuyente sobre la existencia de un ingreso y el contribuyente alegue haberlo recibido en circunstancias que no lo hacen constitutivo de renta, está obligado a demostrar tales situaciones (ver el artículo 786 del ET).
• Cuando el contribuyente ha solicitado en su declaración de renta la aceptación de costos, deducciones, exenciones o pasivos, cumpliendo todos los requisitos legales, si el tercero beneficiado con los pagos niega el hecho, el contribuyente está obligado a informar sobre todas las circunstancias de modo, tiempo y lugar referentes al mismo, con el fin de que las oficinas de impuestos prosigan la investigación (ver el artículo 787 del ET).
• Los contribuyentes están obligados a demostrar las circunstancias que los hacen acreedores a una exención tributaria, cuando para gozar de esta no resulte suficiente conocer solamente la naturaleza del ingreso o del activo (ver el artículo 788 del ET).
• Los hechos que justifiquen los aumentos patrimoniales deben ser probados por el contribuyente, salvo cuando se consideren ciertos de conformidad con el artículo 746 del ET.
• La Dian desconocerá los costos, deducciones, descuentos y pasivos patrimoniales cuando la identificación de los beneficiarios no corresponda a cédulas vigentes, y tal error no podrá ser subsanado posteriormente, a menos que el contribuyente o responsable pruebe que la operación se realizó antes del fallecimiento de la persona cuya cédula fue informada, o con su sucesión (ver el artículo 791 del ET).

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