Lineamientos estratégicos para gestionar la continuidad de un negocio ante una pandemia


Lineamientos estratégicos para gestionar la continuidad de un negocio ante una pandemia

Organizaciones deben contar con un comité de gestión de crisis y continuidad del negocio.

Se debe evaluar la ineficiencia en procesos y costos, y la infraestructura obsoleta.

Al identificar los procesos críticos hay que señalar las amenazas que afectan los procesos de la organización.

En su publicación Banca & Economía, del 24 de agosto de 2020, Resiliencia pandémica: efectos cisne negro del COVID-19 y un plan de continuidad para combatirlo, Asobancaria indica que las entidades financieras están trabajando para mantener abiertos sus servicios, de acuerdo con las medidas de distanciamiento social y aislamiento que fueron impuestas en Colombia desde el 24 de marzo de 2020.

Es así como garantizar la continuidad del negocio se ha convertido en una de las prioridades para el sector financiero del país, que busca cumplir su propósito implementando todas las recomendaciones de bioseguridad tanto para los funcionarios como para los usuarios.

La entidad menciona algunos lineamientos estratégicos para asegurar la continuidad del negocio:

Contar con un comité de gestión de crisis y continuidad del negocio

Este comité está conformado por un número fijo de participantes y un grupo de personas que serán seleccionadas en función de sus características o de la magnitud de la crisis.

Generalmente está compuesto por el presidente, el área jurídica y técnica, los responsables de comunicaciones y los responsables del área que puede afectarse en la organización, lo que le permite al comité tener el margen necesario para tomar decisiones en determinadas circunstancias.

«Una característica fundamental es la capacidad de asimilar sus responsabilidades y cometidos, al igual que estar en la capacidad de reunirse o comunicarse en el menor tiempo posible al momento de requerirse», indica el informe.

Evaluar el grado de exposición de la organización

[pq]Es necesario volver a evaluar los modelos operativos con el fin de abordar los desafíos a los que se puede enfrentar la organización[/p].

En este sentido, es necesario evaluar la ineficiencia en procesos y costos, y la infraestructura obsoleta.

De igual forma, las instituciones y las entidades financieras deberán enfrentarse a la evaluación del riesgo en diversos escenarios.

Confirmación de procesos críticos

El análisis incluye los principales procesos que afectarían al sector bancario ante un evento de pandemia, basándose en la atención a clientes (en oficinas y cajeros automáticos), así como en los servicios comunes que puedan afectar la prestación de los procesos.

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Planes de continuidad de los procesos críticos

«Una vez identificados los procesos críticos, se deberán establecer los escenarios en los cuales estos no podrán operar, es decir, identificar las amenazas que afectan los procesos de la organización, ya que la materialización de esta amenaza imposibilita en su mayoría la operación», recomienda Asobancaria.

En este orden de ideas, la organización deberá calificar la vulnerabilidad de los procesos críticos ante todos los escenarios posibles, con el fin de construir un plan de acción preventivo frente a estos, al cual se le denomina Plan de Continuidad del Negocio.

Capacitación y comunicación

El siguiente paso para gestionar la continuidad del negocio en una crisis es el desarrollo de una estrategia de comunicación efectiva, la cual es clave para poder gestionar de manera correcta el evento, mitigando los daños imprevistos.

«Las entidades deben diseñar una estrategia de comunicación que entregue mensajes consistentes y que integre a todos los interesados internos y externos. En este sentido, la organización deberá determinar con quién necesita comunicarse, quiénes son sus partes interesadas, quién habla, cómo y cuándo se deben comunicar con los medios de comunicación, etc.», indica la entidad.

Una vez definidos los pasos anteriores, la empresa debe establecer los sistemas de notificación masiva para difundir la información importante de manera rápida y sencilla, lo cual le permitirá comunicarse con los actores clave en caso de una crisis.

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