Liquidación de Pila para trabajadores dependientes

Durante una relación laboral pueden darse situaciones que varíen la forma de realizar aportes a seguridad social.

En este editorial se presentan los aspectos que se deben tener en cuenta para la liquidación de aportes en la Pila de un trabajador dependiente, en general y frente a casos particulares.

Entre las obligaciones que le competen a un empleador respecto de sus trabajadores se encuentra la de realizar aportes a seguridad social. Efectuar estos aportes trae consigo una serie de condiciones que deberán aplicarse frente a las situaciones que se presenten durante la vigencia de la relación laboral, como, por ejemplo, una incapacidad o una licencia.

En el siguiente tutorial, Luis Miguel Merino, abogado especialista en Derecho Laboral, realiza una amplia explicación con ejemplos prácticos de los pasos que deben efectuarse para la cotización de aportes a seguridad social de trabajadores dependientes:

Para efectos de complementar la información de este tutorial, resulta necesario considerar lo siguiente:

Aportes a seguridad social

El empleador debe realizar a favor de sus trabajadores los siguientes aportes a seguridad social:

• Salud: 12,5 %, del cual debe pagar un 8,5 % el empleador y un 4 % el trabajador.
• Pensión: 16 %, del cual debe pagar un 12 % el empleador y un 4 % el trabajador.
• Riesgos laborales: dependiendo del nivel de riesgo (I a V) puede encontrarse solo a cargo del empleador.
• Caja de compensación: el 4 % de lo que constituye salario en la nómina (consulte nuestro editorial Parafiscales: ¿qué son?).

Nota: en lo concerniente a aportes a seguridad social, existen algunas excepciones de pago, tales como aportes a salud y parafiscales para los empleadores personas naturales o jurídicas que cumplan con los requisitos estipulados en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario.

Lo anterior supone que el contratante persona jurídica accederá a dichos beneficios por los empleados que devenguen hasta 10 smmlv, en tanto que las personas naturales lo harán siempre que cuenten con dos (2) o más empleados cuyo salario esté limitado al monto indicado.

Planilla integrada de liquidación de aportes

Los aportes a seguridad social deben realizarse a cada uno de los subsistemas de la seguridad social mediante la planilla integrada de liquidación de aportes –Pila–, la cual se clasifica en una serie de categorías según el tipo de cotizante, a saber:

• E: empleados.
• Y: independientes con contrato por prestación de servicios.
• A: cotizantes con novedad de ingreso.
• I: independientes.
• S: empleados del servicio doméstico.
• M: mora.
• N: correciones.
• H: madres sustitutas.
• T: empleados de entidades beneficiarias del sistema general de participaciones.
• F: pago de aporte faltante por parte de empleador a trabajador de entidades beneficiarias del sistema general de participaciones.
• J: pago de seguridad social en cumplimiento de sentencias judiciales.
• X: pago de empresa liquidada.
• U: UGPP para pago a terceros.
• K: estudiantes.
• O: obligaciones determinadas por la UGPP.

En el caso de los trabajadores dependientes, el empleador deberá realizar los aportes a través de la planilla Pila E de empleados.

Ingreso base de cotización

El monto de los aportes a seguridad social se determina a partir del ingreso base de cotización –IBC–, que es el monto del salario del trabajador sobre el cual debe aplicarse el porcentaje de cotización de dichos aportes.

Ejemplo

Supongamos una trabajadora con un salario de $1.000.000, monto que para efectos de aportes a seguridad social se convierte en su IBC. Por lo tanto, en este orden de ideas, los aportes deberán determinarse de la siguiente manera:

• Salud: $1.000.000 x 12,5 % = $125.000, de los cuales el trabajador debe aportar $40.000 (4 %) y el empleador $85.000 (8,5 %).
• Pensión: $1.000.000 x 16 % = $160.000, de los cuales el trabajador debe aportar $40.000 (4 %) y el empleador $120.000 (12 %).
• Riesgos laborales: $1.000.000 x 0,522 % = $5.220; el empleador asume el valor total de este aporte.

El tope mínimo del IBC es de un (1) salario mínimo mensual legal vigente –smmlv– ($877.803 para 2020) y el máximo es de 25 smmlv ($21.945.075 para 2020), de manera que un trabajador dependiente no puede efectuar aportes al sistema de seguridad social sobre una base superior a esta última.

Plazos para realizar el pago de aportes

El artículo 3.2.2.1 del Decreto 780 de 2016 establece los plazos para la realización de aportes al sistema de seguridad social. Para el caso de los empleadores, deben realizar el aporte el día hábil indicado en el mes según los dos (2) últimos dígitos de su número de identificación tributaria –NIT–.

Reporte de novedades en la Pila

Durante la relación laboral pueden presentarse una serie de situaciones que varían el monto en que se realicen los aportes a seguridad social, como, por ejemplo, una licencia de maternidad o una incapacidad.

En la Pila dichas situaciones se denominan novedades y deben ser reportadas de manera obligatoria por parte del empleador (artículo 2.1.6.2 del Decreto 780 de 2016) en el momento en que se presenten, so pena de ser objeto de determinadas sanciones según el tipo de novedad que debía reportarse.

Un ejemplo de esto podría ser el de no reportar la novedad de retiro del trabajador, en este caso, se generaría mora en el pago de los aportes debido a que el sistema registra al trabajador como cotizante activo. En consecuencia, el empleador deberá realizar el pago de los aportes, la respectiva mora y posteriormente reportar la novedad de retiro.

Además de lo anterior, el empleador podría ser objeto de un proceso de fiscalización por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP–, por omisión o inexactitud en el pago de aportes.

Ahora, retomando el tema en cuestión, se tiene que las novedades en la Pila se clasifican en dos (2) categorías, a saber:

Novedades transitorias

Las novedades transitorias, como su nombre lo indica, son aquellas que se presentan por un período determinado. Estas deben reportarse en la Pila por medio de siglas según el tipo de novedad, así:

Novedades permanentes

Las novedades permanentes son aquellas que se mantienen de manera constante durante la relación laboral o denotan el inicio o terminación de algún suceso, como traslado de EPS o de fondo de pensiones, entre otras. Estas igualmente deben reportarse en la Pila por medio de siglas según el tipo de novedad, así:

Una vez clara la información que antecede, procederemos a realizar un caso práctico para ampliar la explicación. Recuerda que en el tutorial adjunto al inicio de este editorial podrás encontrar varios ejemplos prácticos realizados directamente en una Pila real.

Caso práctico

Supongamos el ejemplo de una trabajadora que devenga un salario de $2.000.000, empleada de la empresa WY identificada con número de NIT 11.338.974-3.

En condiciones normales, por esta trabajadora se deberán realizar los aportes a seguridad social, así:

No obstante, esta trabajadora tuvo un período de incapacidad de origen común del 1 al 30 junio de este año. Frente a esto, debe precisarse que el artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo establece que una incapacidad de origen común debe pagarse los primeros noventa (90) días, sobre el 66,67 % del salario; por lo tanto, esta trabajadora por el mes de junio recibirá como auxilio de incapacidad un monto de $1.333.400, el cual, a su vez, se convierte en su nuevo IBC por dicho mes, de conformidad con lo previsto en el artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016.

Según el número de NIT, a esta empresa le corresponde realizar los aportes de junio el octavo (8) día hábil del mes de julio (recordemos que los aportes se realizan mes vencido), que para este año corresponde al viernes 10 de julio.

Así, los aportes a seguridad social de esta trabajadora deberán efectuarse de la siguiente manera:

• Primero deberá reportarse la novedad de incapacidad general en la casilla que contenga la sigla IGE en la Pila.
• Luego deberá registrarse el nuevo IBC que corresponde al valor que la trabajadora recibió por concepto de incapacidad.
• Posteriormente se realiza la liquidación de los aportes correspondientes, así:

Te invitamos a consultar nuestro editorial Cotización de aportes y afiliación al sistema de seguridad social frente a casos particulares.

A propósito de este tema, frente a un período de incapacidad, el empleador debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Debe pagar los dos (2) primeros días de incapacidad al trabajador.
• A partir del tercer (3) día debe continuar pagando directamente la incapacidad al trabajador, pero realizar el recobro a la EPS.
• No procede el pago de aportes a riesgos laborales.
• No procede el pago de aportes parafiscales.
• Debe tener en cuenta este tiempo para la liquidación de prestaciones sociales.
• A partir del día 91 y hasta el 180 debe pagar la incapacidad sobre el 50 % del salario.
• No se interrumpe el conteo del término para el otorgamiento de vacaciones.

Amplía este tema a través de nuestro editorial ABC de la incapacidad de origen común.

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