Nómina electrónica: a los inscritos en el SIMPLE también les conviene elaborarla

Aunque el documento de nómina electrónica se exige solo a quienes pretendan tomar como deducción los valores de la nómina y ese no sea el caso de los inscritos en el SIMPLE, estos están sujetos a posibles eventos que los obligarían a regresar al régimen ordinario antes de finalizar el año fiscal.

El artículo 4 de la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021 (la cual ha sido modificada hasta ahora con las resoluciones 000037 de mayo 5 de 2021 y 000063 de julio 30 de 2021) establece que la tarea de elaborar a partir de septiembre de 2021 el documento soporte de nómina electrónica será obligatoria solo para los contribuyentes del impuesto de renta que pretendan restar en dicha declaración el valor del costo o gasto por concepto de nómina.

Por tanto, en razón a que los contribuyentes del régimen simple no son declarantes del impuesto de renta (es decir, no utilizan el formulario 110 ni el 210) y solo utilizan el formulario 260 (en el cual nunca se restarían costos o gastos por ningún concepto), se entiende que a tales contribuyentes no les interesaría cumplir, ni siquiera de forma voluntaria, con la tarea de elaborar el documento soporte de nómina electrónica.

Sin embargo, es importante recordar que a los inscritos en el régimen simple les podría suceder que antes de que se cierre el año fiscal terminen incumpliendo alguno de los requisitos de los artículos 905 y 906 del Estatuto Tributario –ET–, y por tanto, les correspondería regresar al régimen ordinario dentro del mismo año fiscal y cerrar el año dentro de dicho régimen, lo cual implicaría que en tal caso sí necesitarán contar con todos los soportes de los costos y gastos que van a necesitar incluir en su formulario 110 o 210.

Así, por ejemplo, si la persona natural residente que venía inscrita en el SIMPLE se tiene que ir del país y convertirse en no residente, o si la persona jurídica nacional contribuyente del SIMPLE decide convertirse en socia de otra persona jurídica, se diría que incurren en causales no subsanables que les impiden continuar en el régimen simple y por tanto deben regresarse al régimen ordinario (ver artículos 1.5.8.4.1 a 1.5.8.4.6 del DUT 1625 de 2016 luego de ser sustituidos con el Decreto 1091 de agosto de 2020) .

Además, si les corresponde regresar inmediatamente al régimen ordinario, los anticipos que ya se habían realizado dentro del régimen simple a lo largo del año tendrán que ser aplicados al saldo del impuesto de renta del régimen ordinario que tendrán que liquidar al final del año.

Al respecto, en el artículo 1.5.8.4.5, 1.5.8.2.3 y 1.5.8.2.4 del DUT 1625 de 2016 (sustituidos con el Decreto 1091 de agosto de 2020) se lee lo siguiente:

Artículo   1.5.8.4.5. Exclusión del SIMPLE por la administración tributaria cuando el contribuyente incumple condiciones o requisitos no subsanables. Sin perjuicio del ejercicio de las amplias facultades de control y fiscalización que establece el artículo 684 del Estatuto Tributario, cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian– verifique abuso en materia tributaria o establezca que el contribuyente del SIMPLE no cumple las condiciones o requisitos no subsanables para pertenecer al SIMPLE, actualizará en el registro único tributario –RUT–, la responsabilidad del impuesto sobre la renta y complementarios, las demás responsabilidades que le correspondan, y excluirá la responsabilidad del SIMPLE.

La exclusión de que trata el presente artículo deberá ser realizada por medio de resolución que ordene la actualización del registro único tributario –RUT–, la cual deberá ser notificada conforme con lo previsto en el Estatuto Tributario. Contra esta resolución procede el recurso de reconsideración establecido en el artículo 720 del Estatuto Tributario.

El contribuyente deberá presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas –IVA– y demás impuestos del orden nacional sustituidos e integrados al SIMPLE de los que sea responsable en los términos de los artículos 1.5.8.2.2 y 1.5.8.2.4. del presente decreto.

Artículo   1.5.8.2.3. Plazo para el cumplimiento de obligaciones tributarias por períodos gravables concluidos al momento que los contribuyentes solicitan oportunamente la exclusión del SIMPLE. Los contribuyentes del SIMPLE que incumplan las condiciones o requisitos no subsanables establecidos en el artículo 1.5.8.4.1. del presente decreto y actualicen el registro único tributario –RUT– en los términos del artículo 1.5.8.4.4. del presente decreto, deberán presentar y pagar dentro del mes siguiente a la actualización del registro único tributario –RUT– las declaraciones de los impuestos sobre las ventas –IVA– y el impuesto nacional al consumo por los servicios de expendio de comidas y bebidas por los períodos gravables concluidos en el mismo año de la actualización del registro único tributario –RUT–.

Lo anterior, sin perjuicio de lo que establezcan los municipios y/o distritos respecto del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros, y la sobretasa bomberil.

Artículo   1.5.8.2.4. Aplicación de pagos realizados por los contribuyentes excluidos del SIMPLE en los recibos electrónicos del SIMPLE o en las declaraciones de los impuestos que sustituye el SIMPLE e integra el régimen simple de tributación y el impuesto sobre las ventas –IVA–. Los pagos realizados por los contribuyentes excluidos del SIMPLE por incumplimiento de requisitos o condiciones no subsanables por concepto del impuesto SIMPLE, impuestos del orden nacional integrados al SIMPLE e impuesto sobre las ventas –IVA–, mediante los recibos electrónicos del SIMPLE o en la declaración del SIMPLE, se podrán acreditar, según el caso, en las respectivas declaraciones del impuesto sobre la renta y complementarios, impuesto nacional al consumo por expendio de comidas y bebidas y del impuesto sobre las ventas –IVA– que se relacionen con el período o los períodos gravables objeto de declaración.

Los valores pagados mediante los recibos electrónicos del SIMPLE o en la declaración del SIMPLE por concepto del impuesto de industria y comercio consolidado serán tratados conforme con las disposiciones que al respecto establezcan los distritos o municipios.

Visto lo anterior, lo mejor será que los contribuyentes del SIMPLE se acostumbren a contar, aunque sea de forma voluntaria, con todos los soportes legales válidos de sus costos y gastos pues nada impediría que muchos de ellos se vean en la obligación de regresar al régimen ordinario antes de finalizar el año fiscal (ver también el inciso tercero del artículo 915 del ET y el numeral 11 del artículo 1.5.8.4.2 del DUT 1625 de 2016).

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