Nómina electrónica fue reglamentada por la Dian

A través de su Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, la Dian dispuso que solo los contribuyentes del impuesto de renta quedarán obligados a elaborar y transmitir el documento electrónico para el pago de nómina.

Las fechas para iniciar son entre el 1 de julio y el 1 de diciembre de 2021.

Luego de haberlo anunciado desde el 17 de diciembre de 2020 como un simple proyecto de resolución,  la Dian finalmente publicó su Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, por medio de la cual se reglamentó la norma contenida en el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET–, la cual contempla que [pq]los pagos de nómina también se tendrían que reportar a la Dian dentro de la misma plataforma en la que actualmente se vienen reportando las facturas electrónicas de venta[/pq].

En efecto, la norma del parágrafo del artículo 616-1 del ET establece lo siguiente:

“Parágrafo 6. <Parágrafo modificado por el artículo 18 de la Ley 2010 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA)”.

(El subrayado es nuestro).

En relación con lo anterior, es claro que los asalariados no expiden ningún tipo de “factura de venta” o “documento equivalente” cuando hacen el cobro de sus salarios a sus empleadores (ver el numeral 6 del artículo 1.6.1.4.3 del DUT 1625 de 2016, luego de ser modificado con el Decreto 358 de marzo de 2020).

Además, al final del año no todos los empleadores tienen la tarea de elaborar información exógena y de entregar a la Dian el formato 2276 para reportar lo que cancelaron por salarios durante el año a sus trabajadores. Por tanto, es claro que son muchos los asalariados a los cuales la Dian siempre les ha dejado de detectar el monto de los ingresos que perciben anualmente.

Adicionalmente, de acuerdo con lo contemplado en el numeral 5 y el parágrafo del artículo 80 de la Resolución 000042 de 2020, el pago de la nómina no requería estar soportado en documentos equivalentes especiales y, por tanto, la Dian aceptaría el costo o gasto como deducible solo hasta cuando la administración tributaria llevase a cabo la reglamentación para la trasmisión electrónica de los pagos de nómina (ver también lo indicado en el artículo 90 de la Resolución 000042 de mayo de 2020).

En vista de lo anterior, a través de la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021 (la cual viene acompañada de un documento de 268 paginas correspondiente al Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0) se dispuso lo siguiente:

a. De acuerdo con el artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021, solo quienes sean “contribuyentes del impuesto de renta y complementarios” y pretendan deducir los pagos de nómina (sin importar su número de trabajadores, si son o no facturadores electrónicos, si son personas naturales o jurídicas o si pertenecen al régimen ordinario o al régimen especial, etc.) tendrán que generar, transmitir y validar el nuevo documento soporte de pago de nómina electrónica.

Lo anterior implica que esta tarea no aplicará a las entidades no contribuyentes del impuesto de renta (como las que se mencionan en los artículos 22 y 23 del ET) ni tampoco a los contribuyentes que pertenezcan al régimen simple (al menos mientras no se retiren de dicho régimen o no los expulsen de este). Además, aunque la norma no lo haya mencionado, es importante destacar el caso particular de las copropiedades comerciales o mixtas que explotan sus áreas comunes.

En efecto, sucede que el artículo 19-5 del ET establece que son contribuyentes del impuesto de renta en el régimen ordinario solamente en relación con los ingresos obtenidos por la explotación de dichas áreas comunes. Por tanto, este tipo de contribuyentes no se toma como deducible la totalidad de sus gastos de nómina, pues estos son sometidos a un prorrateo mencionado en el Decreto 2150 de diciembre de 2017.

Siendo ese el caso, se entendería que tales contribuyentes solo tendrían que reportar el detalle de los pagos de nómina que sí se tomarán como deducibles. Sin embargo, como el prorrateo anteriormente mencionado solo se realiza al final el año fiscal, pero el reporte electrónico de la nómina se debe realizar de forma mensual, lo que finalmente sucederá es que este tipo de contribuyentes tendrá que “pecar por exceso” y, por tanto, necesitarán reportar cada mes el total de sus pagos de nómina, pues al cierre de cada mes no se puede conocer cuánta parte de sus pagos de nómina será la que sí se tomará como deducible al finalizar el año.

b. El mencionado documento se deberá elaborar por cada uno de los trabajadores que tenga el empleador, pero se deberá elaborar una sola vez al mes acumulando la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina y los valores deducidos de nómina derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones. La transmisión se deberá hacer dentro de los 10 primeros días calendario del mes siguiente.

c. El documento deberá llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el empleador. Luego de su validación, quedará identificado también con un respectivo Cune (código único de documento de pago de nómina electrónica).

d. [pq]Quienes sean facturadores electrónicos tendrán plazo hasta mayo 31 de 2021 para cumplir con la tarea de solicitar primero la habilitación para generar y transmitir el documento de pago de nómina electrónica[/pq]. Este será un proceso en el cual se deberá indicar si el documento será generado con un software propio o con uno adquirido a un proveedor tecnológico. Posteriormente, y según el número de trabajadores que tenían para el momento en que solicitaron la habilitación, deberán empezar a efectuar, entre el 1 de julio y el 1 de diciembre de 2021, la respectiva transmisión del documento electrónico.

e. Quienes no sean facturadores electrónicos tendrán plazo hasta marzo 31 de 2022 para cumplir con la tarea de solicitar primero la habilitación para generar y transmitir el documento de pago de nómina electrónica. Este será un proceso en el cual se deberá indicar si el documento será generado con un software propio o con uno adquirido a un proveedor tecnológico. Posteriormente, a partir del 31 de mayo de 2022, y sin importar el número de trabajadores que tenían para el momento en que solicitaron la habilitación, deberán empezar a efectuar la transmisión del documento electrónico.

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