Obligaciones formales y sustanciales: conceptos

La obligación tributaria nace en el momento en que el Estado exige el pago de un tributo.

El Estado colombiano está facultado por la ley para establecer impuestos sobre las utilidades generadas en la realización de actividades, y el contribuyente está en el deber de aportar según su capacidad de pago.

En materia tributaria es usual hablar de las obligaciones formales y de las obligaciones sustanciales que deben cumplir los contribuyentes. Las primeras están orientadas a los procedimientos que deben seguirse para cumplir con las segundas, que se relacionan con el pago del tributo.

De esta manera, el artículo 1 del Estatuto Tributario –ET– establece que la obligación tributaria sustancial se origina cuando se cumplen los presupuestos contenidos en la normativa que dan lugar a la generación del impuesto y del respectivo pago de este.

Por lo anterior, una de las características de la obligación tributaria sustancial es que esta nace de la ley cuando se realiza el hecho generador del impuesto y, por tanto, bajo un marco jurídico el sujeto activo queda facultado para exigirle al sujeto pasivo el pago de la obligación tributaria.

Por su parte, la obligación formal permite verificar el pago de los tributos e identificar a los contribuyentes que se encuentran obligados a realizar el pago, así como su cuantía. En otras palabras, es a partir de las obligaciones de tipo formal que se suministran ciertos elementos a la administración tributaria para que pueda investigar, determinar y recaudar los tributos, y así se pueda cumplir con las obligaciones sustanciales.

En este sentido, es válido recordar que entre las obligaciones formales que se encuentran estipuladas en la norma legal se encuentran:

• La presentación de las declaraciones tributarias por parte de los contribuyentes, responsables y agentes de retención en la fuente, conforme a los formatos o formularios que prescriba la Dian.
• La obligación de expedir y entregar la factura de venta al adquiriente (ver el artículo 617 del ET).
• Llevar contabilidad.
• Inscribirse en el RUT (ver el artículo 555-2 del ET).
• Reporta información exógena (ver el artículo 651 del ET).

Facultades de fiscalización de la Dian

Ahora bien, con el propósito de asegurar el cumplimiento tanto de las obligaciones formales como de las sustanciales, la administración tributaria ha sido revestida de amplias facultades de fiscalización (ver el artículo 684 del ET), tales como:

• Verificar la exactitud de las declaraciones u otros informes cuando lo considere necesario.
• Adelantar las investigaciones que estime convenientes para establecer la ocurrencia de hechos generadores de obligaciones tributarias no declarados.
• Citar o requerir al contribuyente o a terceros para que rindan informes o contesten interrogatorios.
• Exigir del contribuyente o de terceros la presentación de documentos que registren sus operaciones cuando unos u otros estén obligados a llevar libros registrados.
• Ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos, tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad.
• Efectuar todas las diligencias necesarias para la correcta y oportuna determinación de los impuestos, facilitando al contribuyente la aclaración de toda duda u omisión que conduzca a una correcta determinación.

Cabe señalar que, sin perjuicio de las facultades de supervisión de las entidades de vigilancia y control de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, para fines fiscales la Dian cuenta con plenas facultades de revisión y verificación de los estados financieros, sus elementos, sus sistemas de reconocimiento y medición y sus soportes, los cuales han servido como base para la determinación de los tributos.

Así mismo, en desarrollo de las facultades de fiscalización, la Dian podrá solicitar la transmisión electrónica de la contabilidad, de los estados financieros y demás documentos e informes, de conformidad con las especificaciones técnicas, informáticas y de seguridad de la información que establezca el director general de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Los datos electrónicos suministrados constituirán prueba en desarrollo de las acciones de investigación, determinación y discusión en los procesos de investigación y control de las obligaciones sustanciales y formales.

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