Oficial de cumplimiento: evite sanciones por demoras al momento de su posesión o reemplazo
El oficial de cumplimiento debe participar en el diseño, dirección, implementación y monitoreo del Sagrilaft.
Las entidades vigiladas están obligadas a garantizar que este oficial cumpla con los requisitos mínimos.
Muchas sanciones por fallas del Sarlaft se basan en demoras en el reemplazo del oficial.
El oficial de cumplimiento debe participar en el diseño, dirección, implementación y monitoreo del Sagrilaft.
Las entidades vigiladas están obligadas a garantizar que este oficial cumpla con los requisitos mínimos.
Muchas sanciones por fallas del Sarlaft se basan en demoras en el reemplazo del oficial.
Pese a que la Superfinanciera no ha determinado un plazo para reemplazar a los oficiales de cumplimiento, existen algunos puntos que pueden ser útiles como guía.
Como lo informa infolaft, la mayoría de las sanciones contra entidades financieras por fallas del Sarlaft se basan en demoras excesivas en el reemplazo del oficial de cumplimiento.
Entre 2018 y 2021 esta superintendencia impuso 14 multas por un valor cercano a los 800 millones de pesos por este concepto.
Primero lo primero, ¿cuál es el papel del oficial de cumplimiento
Andrés Jiménez, socio de KPMG Forensic en Colombia, advierte en #CharlasConActualícese que actualmente en muchas empresas el oficial de cumplimiento es la misma persona a cargo de la ética empresarial, lo que no debería ser así.
Jiménez explica que el oficial de cumplimiento debe participar activamente en los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del Sagrilaft.
De igual forma, debe tener la capacidad suficiente para tomar decisiones frente a la gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Por otra parte, las empresas deben designar un individuo con la idoneidad, experiencia y liderazgo requeridos para gestionar los riesgos relacionados con la corrupción.
Verificar la idoneidad del oficial de cumplimiento
En su Concepto 2021007296 del 2 de marzo de 2021, la Superfinanciera señala que «recae en la entidad vigilada la obligación» de garantizar que el oficial de cumplimiento designado cumpla con los requisitos mínimos. Esto con el objetivo de «evitar que se produzcan vacancias prolongadas e injustificadas de dicho cargo».
Han sido varios los casos de postulaciones en los que la persona que reemplaza al oficial de cumplimiento no cumple con lo mínimo, situación que ha llevado a que las posesiones de oficiales de cumplimiento tomen meses y a que esta superintendencia imponga sanciones.
Plazos para reemplazo del oficial de cumplimiento
Las instituciones financieras deben solicitar la debida posesión ante la superintendencia «dentro de los 45 días corrientes siguientes a la fecha de designación del respectivo aspirante».
Vencido dicho plazo y «sin que se haya presentado la solicitud de posesión, es necesario que el órgano nominador correspondiente ratifique la designación del aspirante para surtir el trámite».
Hechos que ponen fin al ejercicio del oficial de cumplimiento
El artículo de infolaft explica que todas las personas que estén debidamente posesionadas y registradas en la base de datos de su grupo de registro mantienen tal condición para todos los efectos legales, salvo que:
- Se registre el nombramiento y posesión de una nueva persona.
- El responsable del trámite informe que el cargo se suprimió.
- La Superfinanciera lleve a cabo la actualización del registro por renuncia o remoción.
En caso de renuncias, es deber del responsable del trámite informar de ello a la Superintendencia «dentro de los 45 días corrientes siguientes a la aceptación de la misma».
Posteriormente, el responsable del trámite deberá diligenciar la proforma “Hoja de vida” y conservar los soportes respectivos que acrediten tal hecho.
Además, existe un plazo si los estatutos sociales de la entidad financiera no cuentan con un término dentro del cual deba proveerse el reemplazo del saliente.
El concepto señala que, en dichos casos, «los órganos sociales encargados de llevar a cabo el nombramiento deben iniciar el trámite de posesión dentro de un plazo de 45 días corrientes, contados a partir de la fecha de presentación de la renuncia». De no hacerlo, se exponen a las sanciones a que haya lugar.
Los mismos plazos se aplican para aquellas situaciones en las que el abandono del cargo se deba a una remoción de este.
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