Órganos de administración en una copropiedad: facultades y responsabilidades frente a casos concretos

En una propiedad horizontal pueden presentarse diversas situaciones relacionadas con las facultades y responsabilidades de los órganos de administración y dirección que la integran. Conozca mediante este editorial cómo funcionan dichos preceptos y cuál es el procedimiento frente a casos concretos.

A continuación, se estudiarán algunas cuestiones referentes a las facultades en cabeza de los órganos de administración de una propiedad horizontal, frente a casos concretos. Cada caso se presentará acompañado de un vídeo, mediante el cual un investigador con amplio conocimiento en el tema abordará un interrogante puntual relacionado con el asunto objeto de estudio.

Recaudo de cuotas de administración vencidas

Respecto a este tema, lo primero que debe tenerse en cuenta es que el artículo 29 de la Ley 675 de 2001 establece que es una obligación de los copropietarios contribuir con el pago de las expensas necesarias causadas por la administración de la copropiedad para la prestación de servicios esenciales, expensas que se denominan cuotas de administración.

A propósito, en el siguiente vídeo Miguel Santiago Pantoja León, abogado consultor en propiedad horizontal, responde qué medidas puede implementar la Administración de este tipo de entidades frente a los deudores morosos:

Frente al incumplimiento del pago de dichas expensas, se tiene que es función del administrador proceder con el recaudo de forma directa o por medio de un apoderado, sin que sea necesario que les solicite autorización a los diferentes órganos que integran la propiedad horizontal, esto es, a la asamblea general o al consejo de administración, como lo establece el numeral 8 del artículo 51 de la mencionada Ley 675 de 2001.

Respecto a dicha facultad, resulta necesario precisar que el administrador debe fijar un procedimiento para proceder con el cobro de las cuotas de administración. Esto, entre otras cuestiones, para evitar vulnerar garantías procesales o que se incurra en tratos abusivos que afecten al copropietario.

El momento a partir del cual el administrador puede realizar dicho cobro es una vez se haya vencido la obligación, o según se encuentre establecido en el procedimiento. Consulte nuestro editorial Generalidades de las cuotas de administración en copropiedades.

Acuerdo de pago de cuotas de administración en mora

Como fue mencionado líneas atrás, es obligación de los copropietarios cumplir con el pago de las cuotas que se generen por la administración, por lo tanto, en el evento en que no cumplan, entrarán en mora.

Frente al caso en cuestión, se tiene que si un copropietario entra en mora respecto al pago de dichas cuotas, puede acercarse al administrador, exponer las razones por las cuales no ha podido sufragar la obligación y proponerle la suscripción de un acuerdo de pago, el cual debe incluir las cuotas que se han dejado de pagar y los intereses generados.

En el acuerdo también deben incluirse las cuotas que se generen a futuro, hasta que el copropietario pueda ponerse al día con la totalidad de la obligación, esto con la finalidad de evitar que dichas cuotas entren también en mora y se generen intereses sobre ellas.

En el siguiente vídeo, Miguel Santiago Pantoja León, abogado consultor en propiedad horizontal, aborda una inquietud relacionada:

Respecto a los intereses que se generan por el no pago de las cuotas de administración, es preciso mencionar que el administrador no puede condonarlos, puesto que con esta acción podría causarle un detrimento patrimonial a la copropiedad, y se tiene además que no se encuentra facultado para ello. La decisión de condonar intereses está en cabeza del máximo órgano, esto es, la asamblea de copropietarios. Entonces en caso de que un copropietario no pueda pagar los intereses, puede solicitarle al administrador que convoque a una reunión de la asamblea de copropietarios y en ella someta a criterio de los miembros la condonación de dichos intereses o parte de ellos.

Celebración de contratos que le causen detrimento a la propiedad horizontal

El artículo 36 de la Ley 675 de 2001 establece que los órganos de administración y dirección de la propiedad horizontal son:

• La asamblea general de copropietarios.
• El consejo de administración (si lo hay).
• La administración.

Una vez definidos tales órganos, debe entrarse a determinar sobre cuál de ellos recae la facultad de suscribir contratos en representación de la persona jurídica. Debemos remitirnos a lo dispuesto a través del artículo 50 de la Ley 675 de 2001, del cual podemos extraer dos situaciones asociadas a la responsabilidad descrita:

• Por una parte, dicho artículo establece que siempre que los contratos sean suscritos conforme a la ley y el reglamento de la copropiedad la responsabilidad recaerá sobre la persona jurídica (propiedad horizontal).
• Por otra, establece que el administrador deberá responder por los perjuicios causados cuando actúe con dolo (siendo consciente de que el contrato podría perjudicar a la copropiedad o a terceros) o culpa (que actúe con negligencia, es decir, aunque haya podido prever que el contrato afectaría a la copropiedad o a terceros) en la suscripción de los contratos.

En el siguiente vídeo, Miguel Santiago Pantoja León, abogado consultor en propiedad horizontal, aborda una inquietud ligada a la problemática en cuestión:

En síntesis se presentan dos situaciones respecto a sobre quién recae la responsabilidad de la suscripción de contratos en la copropiedad, la cual se determina dependiendo de las circunstancias bajo las que se llevó a cabo la celebración del contrato.

Consulte nuestro editorial Responsabilidad del administrador de una copropiedad frente a la presentación de estados financieros.

Causales de destitución del administrador de la copropiedad

Antes de entrar a analizar el caso en concreto, resulta preciso mencionar que según lo establece el numeral 1 del artículo 38 de la Ley 675 de 2001, el cargo de administrador es de libre nombramiento y remoción, y le corresponde al máximo órgano de la copropiedad, la asamblea general de copropietarios, proceder a nombrarlo o removerlo.

La ley no establece de manera taxativa las causales bajo las cuales puede ser destituido el administrador, debido a que puede ser removido en cualquier momento, como fue mencionado. De ahí que la ley deje a consideración de la asamblea general los motivos por los cuales decida que es necesario remover al administrador de su cargo.

No obstante, y dado que la ley no lo prohíbe, la propiedad horizontal puede establecer mediante su reglamento interno las causales de destitución del administrador, si así lo estima conveniente. Esta medida puede ser útil a futuro, en caso de que llegue a presentarse alguna inconformidad o conflicto frente a la desvinculación de este último.

Responsabilidad frente a hurtos en la propiedad horizontal

Lo primero que debe tenerse en cuenta es que los servicios de vigilancia en una propiedad horizontal no pueden ser prestados por cualquier empresa que los ofrezca, sino solo por aquellas que se encuentren autorizadas por la Superintendencia de Vigilancia.

En el siguiente vídeo, Miguel Santiago Pantoja León, abogado consultor en propiedad horizontal, aborda una inquietud planteada respecto al tema en cuestión:

Es así como, frente a casos de hurto dentro de la copropiedad, lo primero que debe hacer esta es realizar un estudio tendiente a verificar si el servicio de vigilancia fue prestado de manera eficiente y si las medidas de seguridad eran las adecuadas, ya que puede presentarse también que el hurto se haya producido por negligencia o descuido de un copropietario.

De este modo queda claro que pueden presentarse dos situaciones:

• Que la responsabilidad recaiga sobre la empresa de vigilancia y esta deba proceder a responder por los daños y perjuicios causados.
• Que se determine que la empresa de seguridad no es responsable por lo sucedido, y que no pueda determinarse una responsabilidad individual por el mismo hecho. En este caso, el administrador puede proceder a hacer efectiva la póliza que debió contratar en conjunto con la empresa de seguridad para responderle al copropietario afectado por los daños y perjuicios.

Amplíe este tema mediante nuestro editorial Contratación de servicios de seguridad privada y responsabilidad frente a hurtos en copropiedades.

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