Cómo diligenciar la PILA para aportes de empleados que laboran tiempo parcial entre 1 y 21 días al mes

Los empleados a tiempo parcial deberán ser afiliados por sus empleadores al régimen general de la seguridad social en las coberturas de riesgos profesionales, vejez, invalidez y muerte, y su inclusión en las cajas de compensación familiar para recibir el subsidio familiar. Con esta nueva figura el Estado colombiano pretende cumplir con su fin de cobertura total en seguridad social a la población, formalizando laboralmente a las personas que se encuentran en esta situación.

Por razón de lo anterior y para cumplir con este mandato es necesario realizar la vinculación del empleado y el pago del aporte mediante la planilla PILA de forma asistida telefónicamente o a través de las páginas web de los operadores autorizados. Este artículo informará sobre el procedimiento a seguir para el diligenciamiento de la referida planilla PILA.

Los empleados que devengan menos de un salario mínimo, laboran menos de 21 días de cada mes, no son ocasionales y se encuentran afiliados al régimen subsidiado (SISBEN) en salud, a partir de la expedición del Decreto 2616 de 2013 y de la Resolución 5094 de 2013, cuya implementación inició el 1 de febrero de 2014 (art. 20, Decreto 2616 de 2013), deberán ser afiliados por sus empleadores, al régimen general de la seguridad social en las coberturas de riesgos profesionales, vejez, invalidez y muerte y su inclusión en las cajas de compensación familiar para recibir el subsidio familiar, quedando de esta manera formalizados laboralmente (art. 3, Decreto 2616 de 2013). Por estar ya vinculados al régimen subsidiado (SISBEN), no se debe afiliar a salud ni pagar este aporte.

Como tiempo parcial se entenderá aquél en el que el empleado labore menos de 22 días en el mes, ya que si labora entre 22 y 30 días al mes se considera como aportante pleno implicando que se le deben pagar aportes por todo el mes.

Para este fin es necesario realizar la vinculación del empleado y el pago del aporte mediante la planilla PILA de forma asistida telefónicamente o a través de las páginas web de los operadores autorizados, teniendo en cuenta las modificaciones establecidas por la Resolución 5094 de 2013, que modificó los campos de la referida planilla.

En la práctica, la vinculación por intermedio de PILA del empleado a tiempo parcial antes de la vigencia del Decreto 2616 de 2013 y de la Resolución 5094 de 2013, se debía hacer por un término no inferior a 30 días lo que generaba los siguientes inconvenientes:

1. Para los empleadores responsables de la vinculación y pago de aportes: Tenerse que agrupar y determinar cuál de ellos figuraría como tal en el registro de PILA y además encargarse del recaudo parcial del valor total del aporte ya sea para pagarlo el mes siguiente o para que se lo reembolsaran los otros empleadores que no figuraban como tales en PILA.

Si no se lograba tal consenso, cada empleador debía vincular a su empleado a tiempo parcial de manera individual, lo que generaba para el empleado una situación irreal que reflejaba la falsa idea de que podía estar devengando mas del salario mínimo mensual y cotizando mayores valores en el régimen de ahorro individual.

Asumir un sobrecosto pues al cotizar por el mes completo los valores se incrementan y no se encontraban acorde con la realidad de la relación laboral.

Si el empleador tomaba la decisión de asumir el riesgo y no vincular a su empleado, este podía demandarlo y solicitar la condena al pago de sus aportes por el tiempo laborado sobre el supuesto de que este se había prestado por 30 días mensuales, lo cual escapaba a la realidad de la relación laboral, situación que los Jueces laborales no podían resolver pues el sistema solo recibía pago por periodo completo de 30 días que, como veremos en este artículo, es un valor mensual diferente al que realmente se debe pagar por el empleado a tiempo parcial.

Adicional a esta condena, si el empleado lograba demostrar la mala fe de su empleado al no vincularlo a la seguridad social, podía solicitar la sanción moratoria que equivale a un día de salario por cada día de retardo en el pago de sus aportes, suma que puede ser mayor al valor de los aportes dejados de pagar.

2. Para los empleados a tiempo parcial: Se le generaba la imposibilidad de seguir laborando a tiempo parcial con varios empleadores por la dificultad que se presentaba para los empleadores o simplemente laboraba sin la debida vinculación a la seguridad social a riesgo de su empleador por las contingencias de vejez, invalidez, muerte y riesgos profesionales.

El Decreto 2616 de 2013 y de la Resolución 5094 de 2013 son una respuesta eficiente a los inconvenientes relatados en los párrafos anteriores, pues se encarga de reflejar la verdadera situación de los trabajadores o empleados a tiempo parcial y posibilita una mejor adaptación al mundo laboral.

También estas medidas generan un mejor ambiente laboral en el país y tienen en cuenta las verdaderas necesidades de oferta, demanda y cobertura.

Con la entrada en vigencia de los correctivos presentados por las normas referidas, las dificultades del procedimiento por pago a través de PILA se han salvado con la adecuación, modificación y adición del formato de la planilla, al incluir el nuevo tipo de cotizante, de aportante y los valores a pagar por las contingencias aseguradas para los trabajadores a tiempo parcial.

La prestación del servicio no debe presentar mayores inconvenientes para los operadores o administradores, quienes sin embargo deberán implementar un plan de capacitación para sus nuevos usuarios quienes serán los nuevos empleadores de los empleados a tiempo parcial, pues la demanda del servicio se incrementará no solo por las sanciones, sino por la atención a una verdadera necesidad que tenía el mercado laboral por la cobertura al empleado obteniendo todos los beneficios que este sistema le ofrece, por la descarga del riesgo del empleador a las entidades de seguridad social.

Vinculación y pago por PILA

Este procedimiento lleva varios años de implementación lo que ha generado confianza y desenvolvimiento ágil del mismo para los empleadores con trabajadores a tiempos completos, es decir de 30 días laborados. El reto de la nueva modificación radica en la adaptación y desenvolvimiento de los nuevos empleadores de trabajadores a tiempo parcial al sistema de pago a través de PILA.

En este sentido los operadores deben canalizar su experiencia para capacitar y adaptar a este nuevo tipo de empleador, para que el procedimiento de vinculación y pago de aportes fluya de la manera como se viene haciendo respecto a los otros tipos de empleadores.

La vinculación del sector financiero como proveedor de servicios mediante la figura de los operadores ha generado que el procedimiento de vinculación y pago por PILA se vuelva rutinario o asimilado a una transacción bancaria electrónica, con los protocolos de calidad y de seguridad que caracterizan este tipo de operaciones y la supervisión adicional por parte de la superfinanciera y demás entidades de control.

Ajustes o adiciones a la planilla PILA para pago de aportes a empleados a tiempo parciales

La Resolución 5094 de 2013 en su artículo 1 estableció los ajustes a la planilla PILA para efectos de su adecuación para este tipo de cotizantes adicionando categorías de cotizantes de aportantes y los valores a pagar por las coberturas a los trabajadores a tiempo parcial, de la siguiente manera:

1. Tipo de planilla:

E – Planilla Empleados Empresas

A- Empleados con novedad de ingreso y menos de 5 días cotizados en los subsistemas.

M-Empleados que no realizaron ningún aporte a un período anterior al actual o hicieron un aporte parcial.

N- Empleados que no realizaron el aporte correcto de una planilla de períodos anteriores.

J- Aportes condenados a pagar mediante sentencia judicial.

2. Tipo de cotizante en PILA: Se refiere a la calidad del empleado que cotiza.

En los artículos 1 y 2 de la Resolución 5094 de 2013 se incluyó en el campo 5 el cotizante 51 “Trabajador a tiempo parcial Decreto número 2616 de 2013, afiliado al régimen subsidiado de salud”

Para este tipo de cotizante no es posible marcar en la planilla la opción de “Colombiano residente en el exterior”.

3. Tipos de aportante en PILA: Se refiere a la calidad del empleador que realiza el aporte:

1- Empleador (empresas y personas naturales con empleados o servicio domestico).

3- Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud.

6- Misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana.

4. Clase de aportante en PILA:

A – Aportante con 200 o más cotizantes.
B – Aportante con menos de 200 cotizantes.
C – Beneficiario de la ley 590 .
D – Ley 1429.

5. Novedades permitidas en PILA:

ING= Ingreso

RET= Retiro

IRP= Incapacidad por riesgos laborales

SLN= Suspensión ó licencia no remunerada

6. Días cotizados:

I. Para pensiones: Según el artículo 3 de la resolución 5094 de 2013 se reportarán los días laborados en el mes.

Se presenta la tabla con los valores ajustados al año  2014:

II. Para riesgos profesionales: Se deberán reportar siempre 30 días, así no se trabajasen completos, según lo dispuesto por el artículo 4 de la Resolución 5094 de 2013.

III. Para el sistema de cajas de compensación: Según el artículo 5 de la resolución 5094 de 2013, se reportarán los días laborados en el mes con los mismos valores que para pensiones (Ver Numeral 2. literal I. Ibídem.).

7. Valores a pagar:

a. Entre 1 y 7 días laborados:

b. Entre 8 y 14 días laborados:

c. Entre 15 y 21 días laborados:

Iván Alfonso Cordero
Abogado

* Exclusivo para actualicese.co