Prepárese desde ya para el cierre contable 2019 con estas recomendaciones
El cierre contable es la etapa más compleja de los departamentos de contabilidad. Ahora bien, debido a que el contador es quien debe liderar este proceso, compartimos algunas recomendaciones que le permitirán anticiparse a los posibles errores que puedan aparecer.
El cierre contable es la etapa más compleja de los departamentos de contabilidad. Ahora bien, debido a que el contador es quien debe liderar este proceso, compartimos algunas recomendaciones que le permitirán anticiparse a los posibles errores que puedan aparecer.
Hacia finales de 2019 los contadores públicos deben prepararse para atender el proceso de cierre contable, en el cual deben llevarse a cabo actividades tales como la revisión de las cuentas de la entidad; la cancelación de las partidas de ingresos, costos y gastos para determinar el resultado del período; y la elaboración de los estados financieros.
La información resultante del proceso de cierre contable (los estados financieros y los registros contables) es fundamental para cualquier entidad, porque:
- Permite conocer a los socios y administradores los resultados que obtuvo una entidad durante el período, con el fin de que tomen decisiones oportunas.
- Es la fuente principal para el cumplimiento de los requerimientos que realizan las entidades fiscales y de vigilancia y control a las organizaciones. Entre las citadas obligaciones se encuentran la presentación de las declaraciones tributarias, la conciliación fiscal, y la información exógena y los reportes de estados financieros que deben entregarse a las superintendencias.
Pues bien, durante el cierre contable todos los ojos están puestos sobre el contador de la entidad, por lo cual este último debe realizar una planeación que le permita obtener información útil y oportuna con la cual cumplir las obligaciones antes mencionadas.
Con miras a que el cierre contable sea un éxito, compartimos las siguientes recomendaciones que Juan David Maya, conferencista de Estándares Internacionales, expone en uno de nuestros consultorios:
Elaborar un cierre previo, al 31 de octubre
Usualmente, los contadores esperan a que termine el período contable para empezar a preparar el cierre. Esta manera de proceder implica que no puedan reaccionar oportunamente cuando se detecte que existen transacciones mal contabilizadas que deban corregirse, o aun operaciones sin contabilizar.
Pues bien, para evitar estas situaciones nuestro investigador, Juan David Maya, recomienda realizar un corte al 31 de octubre, momento en el cual la entidad puede elaborar un balance de comprobación para revisar los movimientos y saldos de cada una de las cuentas, de forma tal que al 31 de diciembre ya solo le reste revisar los dos últimos meses del año y proceder con el cierre de las cuentas.
Aunque es verdad que en principio puede parecer que esta metodología implica que el departamento de contabilidad realice más trabajo, se debe tener en cuenta que lo que se está haciendo es anticiparse para corregir a tiempo las situaciones que se presenten.
Revisar la información tributaria a enero del siguiente año
Otro de los grandes dolores de cabeza de los contadores es la elaboración y presentación de la información tributaria de la entidad. Por ejemplo, con los reportes de exógena una entidad debe presentar información de las compras, ventas y pagos realizados durante el período, detallando, entre otros, los datos de los proveedores o clientes, los impuestos generados o descontables y las retenciones.
Una de las situaciones que suelen ocurrir con bastante frecuencia en el proceso de elaboración de las obligaciones tributarias es que se detecten transacciones que han sido mal contabilizadas (por errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables o por hechos que no se conocían), con el agravante de que para esa fecha ya se han elaborado y presentado los estados financieros del fin del ejercicio.
Lo que se recomienda es elaborar un borrador previo de la información exógena, la declaración de renta y la conciliación fiscal. Por ejemplo, para la información exógena es útil revisar que la información de los proveedores, tales como NIT, dirección, actividad CIIU, entre otros datos, sea correcta, pues si esta no se presenta con los parámetros de la Dian, pueden generarse errores en el prevalidador. Además, es útil revisar las cuentas contables para determinar si los impuestos se han contabilizado correctamente, y si los gastos son deducibles o no, pues de esto dependerá la columna en que deben diligenciarse los datos.