CAPÍTULO 3. IMPLEMENTACIÓN DE DOCUMENTOS EQUIVALENTES ELECTRÓNICOS

El 31 de enero de 2024 la Dian expidió su Resolución 000008, a través de la cual se modificaron los artículos 23 y 62 de su Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 con el propósito de ampliar los plazos en los cuales se tendrán que empezar a expedir los nuevos “documentos equivalentes electrónicos” y el plazo en el cual se empezaría a aplicar la nueva versión de la factura electrónica.

Al respecto, es necesario recordar que los obligados a facturar pueden expedir actualmente en papel alguno de los 12 “documentos equivalentes a factura” mencionados en el artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016, el cual fue modificado con el artículo 5 del Decreto 442 de marzo de 2023 (tales como el tiquete POS, los extractos de las entidades financieras, los peajes, los tiquetes de transporte aéreo o terrestre de pasajeros, o las boletas de entradas a cine, etc.).

Además, es importante destacar que en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del ET se indica que solo el tiquete POS es el que no puede ser utilizado por el comprador como soporte de sus costos y gastos que pretenda deducir en sus declaraciones de renta (o como soporte del IVA que pretenda tomarse como descontable); por tanto, el comprador que lo necesite deberá pedir al vendedor que le cambie el tiquete POS por una factura electrónica de venta.

En consecuencia, los otros 11 documentos equivalentes que se mencionan en el artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016 sí sirven como soporte deducible de costos y gastos, o como soporte del IVA descontable, sin necesidad de pedir al vendedor que cambie dichos documentos equivalentes por una factura electrónica de venta.

Sin embargo, para dar aplicación a lo dispuesto en el numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016 (el cual indica que la Dian podía solicitar que los 12 documentos equivalentes se convirtieran en “documentos equivalentes electrónicos”), la Dian dispuso, a través de los artículos 16 a 24, 60 a 62 y 68 a 70 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023, los siguientes cambios:

3.1. CAMBIO OBLIGATORIO POR FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA O POR EL NUEVO DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO

Quienes actualmente han optado por expedir alguno de los 12 documentos equivalentes mencionados en el artículo 1.6.1.4.6 del DUT 1625 de 2016, los podrán seguir expidiendo en papel con los requisitos que mencionaba el artículo 13 de la Resolución 00042 de mayo de 2020, pero solo hasta cuando empiecen a cumplirse los calendarios especiales mencionados en el artículo 23 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023 (plazos que empezarían a cumplirse entre el 3 de febrero y el 1 de agosto de 2024, pero que ahora transcurrirán entre el 1 de mayo y el 1 de noviembre de 2024).

A partir del comienzo de los calendarios, la gran mayoría de dichos documentos deberán empezar a cambiarse obligatoriamente, ya sea por una “factura electrónica de venta” o por el nuevo “documento equivalente electrónico” (ver el artículo 16 de la Resolución 000165 de 2023 y tomar en cuenta el parágrafo del artículo 20 de la misma resolución, el cual indica por ejemplo que los operadores de juegos de suerte y azar, o los que cobran entradas a espectáculos públicos, pueden quedar exonerados de hacer esta tarea solamente si cumplen con reportar sus operaciones a alguna otra entidad estatal, como sería Coljuegos).

Consulta los plazos de implementación de los documentos equivalentes electrónicos y otros vencimientos de obligaciones tributarios en nuestro Calendario tributario 2024.

3.2. DOS CALENDARIOS ESPECIALES PARA EXPEDIR EL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO

Si optan por expedir el “documento equivalente electrónico” en lugar de una “factura electrónica”, el calendario establecido en el artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023 indica que habrá dos calendarios especiales, pues entre el 3 de febrero y el 1 de abril de 2024 se cumpliría el plazo para expedir el “documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora POS” (plazo que ahora fue ampliado para que transcurra entre el 1 de mayo y el 1 de julio de 2024).  Además, entre el 1 de mayo y el 1 de agosto de 2024 (plazo que ahora fue ampliado para que transcurra entre el 1 de agosto y el 1 de noviembre de 2024) se cumplirían los plazos para expedir los otros documentos, los cuales simplemente se llamarán “documentos equivalentes electrónicos” (ver el artículo 19 de la Resolución 000165 de 2023).

3.3. NOTAS DE AJUSTE EN DOCUMENTOS EQUIVALENTES ELECTRÓNICOS

Ambos tipos de “documentos equivalentes electrónicos” se podrán llegar a anular o a ajustar con las nuevas “notas de ajuste del documento equivalente electrónico” mencionadas en el artículo 22 de la Resolución 000165 de 2023, y todos los documentos equivalentes electrónicos al igual que sus notas de ajuste siempre estarán acompañadas de un código CUDE (ver el artículo 30 de la Resolución 000165 de noviembre de 2023). En todo caso, mientras llegan las fechas antes comentadas, es necesario que en el documento equivalente que se siga expidiendo en papel se empiece a cumplir desde noviembre 1 de 2023 la tarea de incluir y discriminar, cuando aplique, los nuevos “impuestos saludables” creados con el artículo 54 de la ley 2277 de 2022 (ver el artículo 62 de la Resolución 000165 de 2023).

Debe recordarse que solo en el caso del tiquete POS es cuando se exige que la numeración esté previamente autorizada por la Dian (ver el numeral 4 del artículo 19, y el artículo 42, ambos en la Resolución 000165 de 2023). Por tanto, si sucede que para cuando lleguen las fechas antes mencionadas aún se tienen rangos de numeración autorizados que siguen sin usarse, se hará necesario inhabilitar primero dichos números sobrantes y volver a solicitar una nueva autorización de numeración de facturación (ver el artículo 67 de la Resolución 000165 de 2023).

3.4. REQUISITOS GENERALES Y/O ESPECIALES DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES ELECTRÓNICOS

Ambos tipos de “documentos equivalentes electrónicos” se tendrán que expedir con los nuevos requisitos generales y/o especiales que se mencionan en los artículos 19 y 20 de la Resolución 000165 de 2023; para ello se deberán seguir las instrucciones del anexo técnico del documento equivalente electrónico versión 1.0 que se incluyó en la parte final de la Resolución 000165 de 2023 (ver las páginas 1 a 1531 de dicha sección de anexos).

Al respecto, si se mira por ejemplo los nuevos requisitos especiales que se pedirán a quienes expidan un “documento equivalente electrónico” por el cobro de un “peaje”, esta vez dicho documento deberá incluir los datos sobre la “categoría a la cual pertenece el vehículo”.

3.5. DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO COMO SOPORTE DE COSTOS O GASTOS

Cuando el tiquete POS que actualmente se expide en papel se llegue a convertir en un “documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora POS”, dicho documento electrónico sí podrá usarse como soporte fiscal para deducir costos o gastos o para tomar valores por IVA descontable, pero siempre y cuando queden incluidos los datos completos del adquirente (ver el artículo 16 de la Resolución 000165 de 2023).

3.6. SOFTWARE PARA LA EXPEDICIÓN DE DOCUMENTOS EQUIVALENTES ELECTRÓNICOS

Cualquiera de los dos “documentos equivalentes electrónicos” se deberá generar con algún software propio adquirido o desarrollado por el obligado a expedirlos, pero no se podrán generar ni con el software gratuito de la Dian ni tampoco mediante los servicios de los proveedores tecnológicos, ya que estos últimos solo están facultados para ayudar a generar “facturas electrónicas” (ver el artículo 616-4 del ET y el artículo 28 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023).

3.7. APLICACIÓN DE LA NUEVA VERSIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

Los artículos 60 a 62 de la Resolución 000165 de noviembre 1 de 2023 indicaban que a partir de febrero 1 de 2024 (es decir, 3 meses después de haberse expedido la resolución) las facturas electrónicas de venta deberían expedirse conforme al nuevo anexo técnico versión 1.9 que acompaña a la resolución, en el cual se incluyeron varias novedades importantes, tales como:

a. La inclusión del nuevo tipo de documento de identificación PPT –permiso de protección temporal–.

b. Se elimina el permiso para generar facturas electrónicas con fechas de hasta 10 días posteriores a la fecha en que se había realizado la operación de venta de bienes o prestación de servicios.

Sin embargo, con la expedición de la Resolución 00008 de enero 31 de 2024 dicho plazo ahora fue ampliado para que empiece a cumplirse a partir del 1 de mayo de 2024.

En todo caso, en el artículo 62 se incluyó un parágrafo 2, en el cual se lee:

La discriminación de los impuestos a las bebidas ultraprocesadas azucaradas y el impuesto a los productos comestibles ultraprocesadas industrialmente y/o con alto contenido de azúcares añadidos, sodios o grasas saturadas, podrá discriminarse conforme lo señala el numeral 13.2.2. -Tributos del anexo factura electrónica de venta versión 1.8 de la Resolución 00012 de 2021, hasta el 30 de noviembre de 2023. A partir del primero (1) de diciembre de 2023 la discriminación de este impuesto se deberá realizar en los términos que contempla el anexo técnico de factura electrónica de venta versión 1.9.