Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Para facturar electrónicamente, ya sea a nombre propio, mediante software gratuito o con proveedor tecnológico, es necesario contar con la autorización de rangos de numeración.
Este proceso debe surtirse en la plataforma Muisca de la Dian, considerando ciertos aspectos que mencionamos a continuación.
De acuerdo con la Resolución 000042 de 2020, entre los requisitos para la implementación de la facturación electrónica se encuentra el deber de los facturadores de solicitar la autorización de rangos de numeración para las facturas electrónicas, facturas de talonario o de papel, documentos equivalentes expedidos por las máquinas registradoras con sistemas POS y los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir facturas.
Así pues, la numeración corresponde a un sistema de numeración consecutiva definido por cada sujeto obligado a facturar, compuesto por:
Es importante tener en cuenta que, para efectos de los prefijos, estos deberán ser empleados por los sujetos obligados a facturar cuando tengan, como mínimo, más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas, en los que se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar.
A continuación, presentamos los pasos que deberán seguirse para la autorización de los rangos de numeración para la factura electrónica:
Es importante tener en cuenta que, para continuar con el proceso de la solicitud de numeración, el sujeto obligado a facturar deberá tener actualizado el RUT. Por tanto, deberá contar con la responsabilidad 52 – “Facturador electrónico”, esto con el fin de evitar sanciones por parte de la administración tributaria.
Es importante no perder de vista que, para ingresar al servicio informático de facturación electrónica, se deberán registrar los datos de la empresa o de la persona natural a la que se le autorizaron los rangos de numeración.
Al ingresar al sistema informático de facturación electrónica, deberá seleccionarse el menú “Participantes”, con lo cual se desplegará un submenú en el que se dará clic en “Asociar prefijos”.
En este punto es importante tener en cuenta que, al finalizar la solicitud de la numeración de la facturación, el sistema se tardará entre 30 minutos y 1 hora en cargar los prefijos y los rangos autorizados al sistema informático de facturación electrónica, por lo cual, si se accede inmediatamente después de finalizar el proceso, es posible que aún no se encuentren los prefijos autorizados.
Ahora bien, después de verificar que, efectivamente, en el sistema se encuentren ya registrados el rango de numeración y prefijos autorizados por la Dian, deberá seleccionarse el proveedor o software mediante el cual se facture electrónicamente y el prefijo autorizado. Seguidamente, deberá darse clic en “Agregar”.
El sistema mostrará una ventana emergente en la que se advierte sobre el prefijo que se desea asociar.
Finalmente, podrá observarse la información del prefijo asociado a la facturación electrónica, la fecha en que fue asociado y la fecha de expiración.
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