Solicitud de rangos de numeración y asociación de prefijos en la facturación electrónica

  • Comparte este artículo:
  • Publicado: 24 noviembre, 2020

Solicitud de rangos de numeración y asociación de prefijos en la facturación electrónica

Para facturar electrónicamente, ya sea a nombre propio, mediante software gratuito o con proveedor tecnológico, es necesario contar con la autorización de rangos de numeración.

Este proceso debe surtirse en la plataforma Muisca de la Dian, considerando ciertos aspectos que mencionamos a continuación.

De acuerdo con la Resolución 000042 de 2020, entre los requisitos para la implementación de la facturación electrónica se encuentra el deber de los facturadores de solicitar la autorización de rangos de numeración para las facturas electrónicas, facturas de talonario o de papel, documentos equivalentes expedidos por las máquinas registradoras con sistemas POS y los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir facturas.

Así pues, la numeración corresponde a un sistema de numeración consecutiva definido por cada sujeto obligado a facturar, compuesto por:

  • Número consecutivo.
  • Prefijo compuesto por 4 letras o números, o alfanumérico.
  • El número, la fecha y la vigencia de la autorización de numeración.
“para efectos de los prefijos, estos deberán ser empleados por los sujetos obligados a facturar cuando tengan, como mínimo, más de un establecimiento de comercio”

Es importante tener en cuenta que, para efectos de los prefijos, estos deberán ser empleados por los sujetos obligados a facturar cuando tengan, como mínimo, más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas, en los que se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar.

Haz clic aquí para ver las recomendaciones que te interesarán y están relacionadas con la temática de este artículo.

numeración consecutiva para la facturaelectrónica

A continuación, presentamos los pasos que deberán seguirse para la autorización de los rangos de numeración para la factura electrónica:

  1. Ingresar al portal web de la Dian y seleccionar el menú “Transaccional”, en el que se encontrará la opción “Usuario registrado”.

Acceso a sistemas de información de la Dian

  1. Ingresar a nombre propio si la autorización de la numeración se realizará para una persona natural obligada a facturar, o mediante NIT si se trata de una persona jurídica.

Página de ingreso al sistema Muisca de la Dian

  1. Una vez se haya ingresado al portal Muisca de la Dian, deberá seleccionarse la opción “Numeración de facturación”.

Tablero inicial de opciones Muisca

  1. Al seleccionar dicha opción, el sistema mostrará un menú en el que se deberá dar clic en la opción “Numeración de facturación”, con lo cual se desplegará un submenú en el que se podrá encontrar la opción “Solicitar numeración”.

solicitud para la numeración de facturación

Es importante tener en cuenta que, para continuar con el proceso de la solicitud de numeración, el sujeto obligado a facturar deberá tener actualizado el RUT. Por tanto, deberá contar con la responsabilidad 52 – “Facturador electrónico”, esto con el fin de evitar sanciones por parte de la administración tributaria.

aviso de actualización de RUT en solicitud de numeración

 

  1. Seguidamente, el sistema mostrará la información del contribuyente al que se le autorizará la numeración para la factura electrónica.

información del contribuyente para solicitud de numeración

  1. Para la solicitud de autorización de rangos de numeración, se deberá dar clic en la opción “Autorizar rangos”.

consultar numeración de facturación

  1. Luego, se deberá diligenciar la información solicitada. Recordemos que el prefijo deberá contener cuatro dígitos: letras, números o una combinación de ambos. Así mismo, deberá seleccionarse el establecimiento para el que se requiere la numeración, el tipo de facturación y el rango a autorizar. Posteriormente, debe darse clic en la opción “Agregar”.

solicitud de autorización de rangos

  1. Al agregar esta información, se podrá visualizar la información que se pretende autorizar para la factura electrónica. Esta deberá ser verificada para, posteriormente, ser guardada como borrador.

verificación de la solicitud de autorización de rangos

aprobación de la solicitud de autorización de rangos

  1. Si no se requiere realizar modificaciones a la información registrada, deberá guardarse el documento como definitivo, para lo cual se necesitará firmarlo con el instrumento de firma electrónica del facturador.

modificaciones a la solicitud de autorización de rangos

firma electrónica en la solicitud de autorización de rangos

  1. Al surtir el paso anterior, el sistema permitirá descargar el archivo PDF del formato 1302“Solicitud sobre numeración de facturación”, en el que se mostrará el rango de numeración y el prefijo autorizado para la facturación electrónica.

formulario 1876

  1. Para finalizar el proceso, es necesario formalizar la solicitud de numeración de facturación, para lo que debe firmarse, nuevamente, esta solicitud. Así, el sistema descargará el formato 1876“Autorización numeración de facturación”, en el que la Dian autoriza los rangos de numeración.

Autorización numeración de facturación

Asociación de prefijos en el sistema de facturación electrónica

“Cuando el facturador electrónico cuente con la autorización del rango de numeración, deberán asociarse los prefijos autorizados en el sistema de facturación electrónica de la Dian”

Cuando el facturador electrónico cuente con la autorización del rango de numeración, deberán asociarse los prefijos autorizados en el sistema de facturación electrónica de la Dian.

sistemas información Dian

Es importante no perder de vista que, para ingresar al servicio informático de facturación electrónica, se deberán registrar los datos de la empresa o de la persona natural a la que se le autorizaron los rangos de numeración.

acceso al sistema de facturación electrónica Dian

Al ingresar al sistema informático de facturación electrónica, deberá seleccionarse el menú “Participantes”, con lo cual se desplegará un submenú en el que se dará clic en “Asociar prefijos”.

menú principal sistema de facturación electrónica Dian

“al finalizar la solicitud de la numeración de la facturación, el sistema se tardará entre 30 minutos y 1 hora en cargar los prefijos y los rangos autorizados al sistema informático de facturación”

En este punto es importante tener en cuenta que, al finalizar la solicitud de la numeración de la facturación, el sistema se tardará entre 30 minutos y 1 hora en cargar los prefijos y los rangos autorizados al sistema informático de facturación electrónica, por lo cual, si se accede inmediatamente después de finalizar el proceso, es posible que aún no se encuentren los prefijos autorizados.

Ahora bien, después de verificar que, efectivamente, en el sistema se encuentren ya registrados el rango de numeración y prefijos autorizados por la Dian, deberá seleccionarse el proveedor o software mediante el cual se facture electrónicamente y el prefijo autorizado. Seguidamente, deberá darse clic en “Agregar”.

Asociación de prefijos

El sistema mostrará una ventana emergente en la que se advierte sobre el prefijo que se desea asociar.

verificación de asociación de prefijos

Finalmente, podrá observarse la información del prefijo asociado a la facturación electrónica, la fecha en que fue asociado y la fecha de expiración.

información del prefijo asociado a la facturación electrónica

Si deseas conocer más detalles sobre la facturación electrónica, recuerda que desde Actualícese hemos elaborado un análisis en el que podrás encontrar todo lo que necesitas saber sobre los plazos para la implementación, conceptos básicos, sanciones relacionadas con la facturación electrónica y mucho más. Consúltalo en Facturación electrónica: desde los plazos hasta las sanciones.

Material relacionado:

$199.000 /año

Quiero suscribirme

Recursos digitales PREMIUM: Análisis y Casos prácticos exclusivos.

Contenidos gratuitos sin límite

Boletín Diario

Modelos y formatos

Especiales Actualícese

Descuentos del 15% en capacitaciones propias

Descuentos del 15% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

$399.000/año

Quiero suscribirme

Todos los beneficios de la Suscripción Básica

+

Descuentos del 30% en capacitaciones propias

Descuentos del 30% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

Revista Actualícese (Digital)

Cartilla Actualícese (Digital)

Libro blanco en versión digital de impuesto de renta de personas naturales

Libro blanco en versión digital de información exógena

Libro blanco en versión digital de cierre contable y conciliación fiscal

Libro blanco en versión digital de Retención de la fuente

$999.000/año

Quiero suscribirme

Todos los beneficios de la Suscripción Oro

+

Descuentos del 50% en capacitaciones propias

Descuentos del 50% en publicaciones impresas de la editorial actualícese

54 Sesiones de Actualización en el año en temas tributarios, contables, laborales, comerciales y de auditoría y revisoría fiscal

Capacitaciones en línea seleccionadas

Si deseas tener más información sobre nuestras suscripciones haz click
AQUÍ



Estos son los temas que sabemos te van a interesar:

Alegra – Facturación electrónica

Conoce más

Saphety-Facturación Electrónica

Conoce más

RGFactura – Facturatech

Conoce más