Tratamiento contable del subsidio de nómina del 40 %

El aporte que las entidades recibirán del Gobierno colombiano para el pago de su nómina corresponde a una subvención, según la NIC 20 y la sección 24 del Estándar para Pymes.

Su reconocimiento está sujeto al cumplimiento de unas condiciones, por lo cual, no debe contabilizarse inmediatamente como ingreso.

Luis Henry Moya Moreno, contador público y Consejero del Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–, expuso en una de nuestras #CharlasconActualícese cuál es el manejo contable del Programa de Apoyo al Empleo Formal –Paef–. En este editorial compartimos algunos de los aspectos que se abordaron en la charla.

Recuerde que puede conocer de primera mano la explicación de nuestro conferencista en el siguiente video:

Programa de Apoyo al Empleo Formal –Paef–

El Gobierno colombiano creó, a través del Decreto Legislativo 639 de mayo 8 de 2020 (modificado por el Decreto 677 de mayo 19 de 2020), el Programa de Apoyo al Empleo Formal –Paef–, por medio del cual busca subsidiar parte de la nómina de las personas jurídicas, personas naturales (con más de tres (3) empleados), consorcios y uniones temporales[1] que se acojan al programa.

En el marco de este programa, se podría recibir un aporte monetario mensual correspondiente al número de empleados acreditados en los términos del decreto, multiplicado hasta por el 40 % del valor del salario mínimo mensual legal vigente –smmlv–.

Dicho aporte podrá recibirse hasta tres veces, durante los meses de mayo, junio y julio de 2020, siempre que en cada uno de los meses la entidad cumpla con los requisitos y documentación establecida en el Decreto Legislativo 639 de 2020.

Los recursos que se reciben del programa son de naturaleza pública (ver parágrafo 3 del artículo 4 del Decreto Legislativo 639 de 2020), por eso las personas que reciban el aporte sin cumplir con los requisitos establecidos o no los utilicen para el pago de los salarios de sus empleados deberán restituirlos.

Teniendo esto en mente procederemos a explicar cuál debe ser el tratamiento contable de los aportes que recibirían las empresas y personas naturales en el marco del Paef.

Aportes del Paef son una subvención del Gobierno

Una subvención es una ayuda entregada por el Gobierno a una entidad en la forma de una transferencia de recursos (en dinero o en especie). Por regla general, las subvenciones están sujetas al cumplimiento de ciertas condiciones.

El tratamiento contable de las subvenciones para las entidades de los grupos 1 y 2 está dispuesto, respectivamente, en la NIC 20 y en la sección 24 del Estándar para Pymes.

Nota: las entidades del grupo 3, por su parte, no cuentan con una norma propia que aborde el tratamiento de las subvenciones; por lo cual, pueden guiarse por el tratamiento dispuesto para las pymes.

Según las normas expuestas anteriormente, existen dos tipos de subvenciones de acuerdo con las condiciones exigidas a la entidad para acceder a ellas, a saber:

• Subvenciones incondicionadas: son aquellas en las cuales la entidad recibe la subvención porque cumple con los requisitos establecidos por el Gobierno y no está obligada a cumplir condiciones de rendimiento futuras.
• Subvenciones condicionadas: son aquellas en las cuales la entidad recibe la subvención porque cumple con los requisitos establecidos por el Gobierno, pero para acceder a ellas debe cumplir con unas condiciones de rendimiento futuras.

Las subvenciones incondicionadas se reconocen como un ingreso en el momento en que la entidad obtenga la aprobación del Gobierno y pueda hacer exigible la ayuda.

Las subvenciones condicionadas que se reciben antes de cumplir con las condiciones de rendimiento futuras se reconocen como un pasivo, y posteriormente, cuando se acredite el cumplimiento de esas condiciones, se reconocen como un ingreso disminuyendo el respectivo pasivo.

Al revisar las condiciones del subsidio que el Gobierno entregará a las empresas y personas naturales podemos decir que cumple con la definición de subvención condicionada, debido a que el aporte está sujeto a devolución en caso de que no se destine exclusivamente para el pago de los salarios de los empleados o en caso de que se haya obtenido sin el cumplimiento de los requisitos para acceder al programa.

Contabilización del aporte del Paef

Para contabilizar el subsidio a la nómina proveniente del Paef se deben seguir los siguientes pasos:

1. Contabilización del pasivo por subvención

Cuando la entidad reciba el subsidio de la nómina deberá contabilizarlo como un pasivo, debido a que su otorgamiento está sujeto a que la entidad lo destine exclusivamente para el pago de los salarios de los empleados.

Supongamos que una empresa cuya planta está compuesta por 5 empleados recibió un subsidio equivalente a $1.755.000 ($351.000 x 5 empleados). En el momento en que la entidad recibe los recursos provenientes del programa realiza el siguiente registro:

2. Pago de la nómina

Posteriormente, la entidad procede a registrar el pago de su nómina de la misma forma que lo hace mensualmente.
Siguiendo con nuestro ejemplo, supongamos que el pago de los salarios de los empleados de la empresa suma un total de $6.000.000.

3. Reversión del pasivo por subvención

En el momento en que la entidad cancela los salarios a sus empleados puede acreditar que cumplió las condiciones exigidas por el Gobierno para acceder al Paef. Solo entonces la entidad puede proceder a cancelar el pasivo por subvenciones y a reconocer el ingreso por el mismo concepto.

En nuestro ejemplo, el registro que efectúa la entidad es el siguiente:

Las entidades que pertenecen al grupo 1 pueden, según el párrafo 29 de la NIC 20, elegir presentar las subvenciones por cualquiera de las siguientes dos opciones:

1. Un ingreso.
2. Un menor valor del gasto con el cual están relacionadas.

No obstante, es válido destacar que, si bien la opción 2 permitida para las entidades del grupo 1 es válida para efectos contables, otro es el panorama en lo que respecta al tratamiento fiscal y que debe ser aclarado por el legislador, toda vez que el gasto de nómina es una obligación directa con el trabajador y este reconocimiento podría dificultar la certificación de retención en la fuente que debe expedir la entidad a sus trabajadores, pues en ese certificado se debe incluir el total de los pagos laborales realizados a cada trabajador, independientemente de si los recursos utilizados para pagarlos provienen de una subvención del Estado.

Queda pendiente, además, que se aclare si este beneficio económico dará o no lugar a un ingreso gravado en el régimen ordinario e incluso en el simple; o si el tratamiento será el mismo del que ya se ha hablado en otros momentos para las Esal, pues para este tipo de entidades el Concepto Unificado 0481 de abril 27 de 2018 en la respuesta a la pregunta 4.44 indica que cuando la donación es condicionada (sin distinción del marco normativo que aplique la entidad), para efectos contables se realizarán los registros a que haya lugar pero estos siempre darán como resultado un ingreso fiscal; según la respuesta en comento, en la medida en que se vaya cumpliendo la condición establecida, se irá reconociendo el ingreso fiscal.

En todo caso si la entidad del grupo 1 elige  presentar la subvención como un menor valor del gasto debe tener en cuenta que este tratamiento solo se refiere a la presentación en los estados financieros, no a la contabilización que debe seguirse realizando como un ingreso por subvenciones de Gobierno.

[1] Ver artículo 1 del Decreto Legislativo 639 de 2020, modificado por el artículo 1 del Decreto 677 de 2020.

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