Nómina: ¿qué es?, ¿cómo se liquida?, y mucho más

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  • Publicado: 14 diciembre, 2020

Nómina: ¿qué es?, ¿cómo se liquida?, y mucho más

Encuentra en este editorial todo lo que necesitas saber sobre los rubros que componen una nómina: cuáles son los devengos, cuáles las deducciones y cómo se calculan.

Todo esto acompañado de liquidadores, infografías y las respuestas de nuestros mejores investigadores. No te lo pierdas.

¿Qué es la nómina?

En contabilidad, la nómina son los pagos quincenales o mensuales que el empleador realiza a los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo.

Estos pagos comprenden salario, comisiones, horas extra, recargos, prestaciones sociales, vacaciones, auxilios, entre otros conceptos.

Salario

El salario es la contraprestación que debe recibir un trabajador vinculado mediante contrato de trabajo, a cambio de poner su capacidad operativa y/o intelectual al servicio de un empleador.

El salario puede ser otorgado a los trabajadores bajo distintas modalidades, para lo que debe partirse siempre de una base mínima dispuesta por el Gobierno nacional, esto es, del salario mínimo mensual legal vigente –smmlv–, que debe ser actualizado cada año.

Haz clic aquí para ver las recomendaciones que te interesarán y están relacionadas con la temática de este artículo.

Salario mínimo

Se encuentra regulado a través del artículo 145 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–.

Se define como aquel monto mínimo al que todo trabajador tiene derecho para sufragar sus necesidades y las de su familia.

Esta modalidad representa el valor mínimo que todo empleador debe reconocer a un trabajador dependiente que cumpla con la jornada máxima laboral vigente en Colombia (8 horas diarias y 48 a la semana).

El smmlv debe ser decretado por el Gobierno nacional cada año.

Salario mínimo 2020

Valor de un día de salario mínimo 2020

$877.803

$29.260

Para conocer el histórico del salario mínimo en Colombia accede a Salario mínimo en Colombia

En el siguiente video, la investigadora Natalia Jaimes Lúquez explica los casos en los que es posible contratar a una persona mediante un contrato de trabajo cuya contraprestación esté por debajo de un (1) salario mínimo:

Salario integral

Se encuentra estipulado a través del artículo 132 del CST. Se conforma por un factor salarial equivalente a diez (10) smmlv que constituyen el 70 % del total de la remuneración, más uno prestacional de tres (3) smmlv que equivalen al 30 % de la misma.

El factor salarial comprende el valor que debe utilizarse como base para la liquidación de aportes al sistema de seguridad social, parafiscales, vacaciones, licencias e incapacidades.

Por su parte, el factor prestacional comprende el pago de prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías.

Factor salarial (70 %)

Factor prestacional (30 %)

Total (100 %)

10 smmlv equivalentes a $8.778.030

3 smmlv equivalentes a
$2.633.409

$11.411.439 en 2020

Salario en especie

Esta modalidad de salario constituye toda retribución material distinta al dinero que recibe el trabajador como parte de su remuneración salarial y contraprestación directa del servicio. Se encuentra regulada a través del artículo 129 del CST.

Este salario debe ser pactado de la siguiente manera:

Monto del salario Porcentaje máximo de salario en especie
1 smmlv

Hasta el 30 %

Más de 1 smmlv

Hasta el 50 %

Salario variable

El salario variable no está predeterminado en un monto fijo respecto a los períodos de tiempo laborados, ya que cambia según los criterios acordados en el contrato de trabajo; generalmente, depende del alcance de objetivos o cumplimiento de metas por parte de los trabajadores.

A continuación, podrás escuchar de primera mano al Dr. Luis Miguel Merino, quien explica en qué casos se aplica el salario variable:

Salario a destajo

El salario a destajo se encuentra previsto en el artículo 132 del CST. Es una modalidad de salario variable, que consiste en pagar al trabajador una cantidad fija por cada unidad de trabajo terminado, indistintamente del tiempo que emplee para culminar su labor.

De este modo, se mide la productividad de un trabajador en lugar de pagar un salario por hora.

Recargos y horas extra

Además de la remuneración salarial fija que percibe el trabajador de manera quincenal o mensual, pueden presentarse a lo largo de la relación laboral determinados pagos por la prestación de servicios fuera de la jornada laboral o en días de descanso obligatorio, como son los domingos y festivos.

Dichos pagos se denominan horas extra o trabajo suplementario y recargos dominicales o festivos, los cuales constituyen salario y deben remunerarse bajo los porcentajes que presentamos a continuación:

Recargos y horas extra

Porcentaje

Nocturno

35 %

Dominical o festivo

75 %

Hora extra diurna

25 %

Hora dominical o festiva nocturna

110 % (75 % + 35 %)

Hora extra diurna dominical o festiva

100 % (75 % + 25 %)

Hora extra nocturna dominical o festiva

150 % (75 % + 75 %)

 

[Liquidador] Horas diurnas, nocturnas, extras, dominicales y festivas.

A propósito, deben tenerse en cuenta lo siguientes conceptos:

  • Recargos: son los valores reconocidos al trabajador que labora en jornada nocturna (desde las 9:00 p. m. hasta las 6:00 a. m.) o en días que en términos generales no son laborables, como los domingos y festivos.
  • Horas extra: son aquellas que se deben reconocer al trabajador cuando exceda de la jornada máxima legal (8 horas diarias y 48 a la semana) o la pactada con el empleador.

Asimismo, existen otros pagos que constituyen salario según lo previsto en el artículo 127 del CST, como son las primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, porcentajes sobre ventas y comisiones.

Auxilio de transporte

El auxilio de transporte es una prestación económica que tiene la finalidad de subsidiar parte del costo de la movilización del trabajador desde su hogar hasta el lugar de trabajo.

Este auxilio no constituye salario, debido a que no se concibe como ingreso para el trabajador, razón por la que no se incluye para el cálculo de aportes a seguridad social, vacaciones, parafiscales y otros conceptos; no obstante, debe tenerse en cuenta para la liquidación de prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías).

El auxilio de transporte puede encuadrarse en dos categorías: auxilio de transporte legal y extralegal. En el siguiente video se contesta una pregunta respecto a si una empresa que paga auxilio de rodamiento a un trabajador queda exonerada de pagar auxilio de transporte legal:

Aportes a seguridad social

Todo empleador tiene la obligación de realizar, en conjunto y a favor de sus trabajadores dependientes, desde el inicio y durante la vigencia de la relación laboral, aportes al sistema de seguridad social integral, esto es, salud, pensión y riesgos laborales, aplicando los siguientes porcentajes:

Aporte

Porcentaje total

Aporte del trabajador

Aporte del empleador

Salud

12,5 %

4 %

8,5 %

Pensión

16 %

4 %

12 %

Riesgos laborales

0,522 %
(Nivel de riesgo I)

No aplica

0,522 %

 

Nota: el artículo 114 del ET establece una exoneración de aportes al sistema general de salud y aportes parafiscales para aquellos empleadores personas naturales o jurídicas que tengan a su cargo trabajadores con una remuneración salarial individual inferior a diez (10) smmlv.

Si quieres saber más al respecto de este tema, consulta ahora mismo nuestro Especial Actualícese Ingreso base de cotización –IBC–.

Salud

El sistema de seguridad social en salud –SG-SSS– es aquel a través del cual se brindan las condiciones para la atención en salud a los habitantes del territorio nacional.

De acuerdo con el artículo 204 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 10 de la Ley 1122 de 2007, el valor total de aportes al régimen contributivo en salud es del 12,5 % del ingreso base de cotización –IBC–.

Pensión

El sistema general de pensiones, regulado por la Ley 100 de 1993, tiene como finalidad garantizar a la población una protección contra las contingencias derivadas de la vejez, invalidez o la muerte, a través del reconocimiento de una pensión y determinadas prestaciones consagradas en la ley.

Este sistema se encuentra conformado por dos regímenes, denominados régimen de prima media con prestación definida –RPM– y régimen de ahorro individual con solidaridad –RAIS–:

  • Régimen de prima media con prestación definida –RPM–: es administrado por Colpensiones.

Es un fondo común de naturaleza pública, mediante el cual el Estado garantiza el pago de las pensiones y demás prestaciones a afiliados y beneficiarios.

  • Régimen de ahorro individual con prestación definida –RAIS–: es administrado por fondos privados de pensiones (Protección, Porvenir, Old Mutual y Colfondos).

Es un régimen en el que los aportes de los afiliados son consignados en cuentas individuales.

Si quieres saber más al respecto de este tema, consulta ahora mismo nuestro Especial Actualícese Sistema general de pensiones en Colombia.

Aportes a riesgos laborales

Este aporte se encuentra a cargo, únicamente, del empleador, es decir que no debe realizar ningún descuento al salario del trabajador. La administradora de riesgos laborales –ARL– debe ser elegida por el empleador.

En el siguiente video podrás escuchar de primera mano a la abogada Natalia Jaimes Lúquez, quien explica en qué consiste la afiliación a la ARL y cuáles son las clases de riesgo para hacer la cotización:

La afiliación y pago de aportes a este sistema es obligatorio, so pena de que el empleador deba responder por el pago de todos los gastos médicos y las respectivas indemnizaciones en el evento en que un trabajador sufra un accidente de origen laboral.

¿Te interesa este tema? Consulta ahora nuestro Especial Actualícese Accidente laboral: responsabilidad del empleador y de las ARL.

A continuación, te contamos brevemente: ¿en un contrato de trabajo quién debe escoger la ARL?, ¿cómo se escoge el nivel de riesgo del trabajador?, ¿en qué consiste el aporte a la ARL?, ¿cuáles son los niveles de riesgo ante la ARL?:

Ahora bien, en lo que respecta al porcentaje de cotización, el empleador tiene la obligación de realizar aportes a la ARL a favor de sus trabajadores, mes vencido, bajo los siguientes porcentajes, según el nivel de riesgo:

Nivel de riesgo

Porcentaje de cotización

Actividad

I 0,522 % Sector financiero, trabajos de oficina, administrativos, centros educativos, restaurantes, etc.
II 1,044 % Procesos de manufactura como fabricación de tapetes, tejidos, confecciones, flores artificiales, almacenes por departamentos, labores agrícolas, entre otros.
III 2,436 % Procesos de manufactura como fabricación de agujas, alcohol y artículos de cuero.
IV 4,350 % Procesos de manufactura como fabricación de aceites, cerveza, vidrios, procesos de galvanización, transporte y servicios de vigilancia privada.
V 6,960 % Manejo de arenas, asbestos, bomberos, explosivos, construcción y explotación petrolera.

Fondo de solidaridad pensional

El Fondo de Solidaridad Pensional –FSP– es una cuenta de la nación en la que se recauda un porcentaje determinado del salario del trabajador, siempre que cumpla con la condición para encontrarse obligado a realizar este aporte.

Esto con el objeto de contribuir a cierto grupo de personas que no cuentan con acceso a los beneficios de pensión, sea por sus características o porque sus ingresos mensuales son inferiores a un (1) smmlv.

El artículo 27 de la Ley 100 de 1993 señala los porcentajes que deben aportar dichos trabajadores, dependiendo del monto de su salario mensual. Veamos:

Salario

Porcentaje

Entre 4 y 16 smmlv

1,0 %

Entre 16 y 17 smmlv

1,2 %

Entre 17 y 18 smmlv

1,4 %

Entre 18 y 19 smmlv

1,6 %

Entre 19 y 20 smmlv

1,8 %

Superior a 20 smmlv

2,0 %

Parafiscales

Los aportes parafiscales son contribuciones obligatorias por parte de los empleadores a las cajas de compensación familiar –CCF–, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF– y al Servicio Nacional de Aprendizaje –Sena–.

Escucha el siguiente video y aprende con la abogada Natalia Jaimes Lúquez si cada vez que se firma un contrato de trabajo la empresa queda obligada a pagar seguridad social y parafiscales, o si esto depende del tipo de contrato de trabajo pactado:

El monto de estos aportes corresponde al 9 % del costo mensual de la nómina, y se divide en los siguientes porcentajes, según la institución a la que se encuentre dirigida la contribución:

Concepto Porcentaje
CCF

4 %

ICBF

3 %

Sena

2 %

Si este tema es de tu interés, te va a gustar nuestro Especial Actualícese Régimen de subsidio familiar.

Prestaciones sociales

Las prestaciones sociales son los pagos adicionales, aparte del salario, que el trabajador recibe en determinadas épocas del año, y que, a su vez, le representan beneficios.

Prima de servicios

La prima de servicios es una prestación social que debe ser otorgada por los empleadores a los trabajadores como una compensación, dados los beneficios que generan en la prestación del servicio, y como un reconocimiento del valor social y económico que representa el trabajo.

Esta prestación social debe ser otorgada a todo trabajador que cumpla las condiciones de un empleado dependiente.

Para saber quiénes tienen derecho a recibir la prima de servicios, escucha, a continuación, al abogado Luis Miguel Merino:

La prima no debe ser liquidada para los trabajadores que devenguen salario integral, ni para trabajadores independientes vinculados mediante contrato de prestación de servicios.

El artículo 306 del CST establece que la prima de servicios comprende dos períodos de pago, a saber:

  • Primer período: comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio de cada año. Esto supone que el empleador tiene plazo hasta esta última fecha para realizar el pago de esta prestación.
  • Segundo período: el comprendido entre el 1 de julio y el 20 de diciembre. Esto supone, también, que el empleador debe realizar el pago máximo hasta esta última fecha.

La liquidación de la prima de servicios debe realizarse por el semestre laborado (6 meses o 180 días) o proporcionalmente al tiempo trabajado, mediante el uso de las siguientes fórmulas:

Por semestre laborado:

Salario x 6 meses/12 meses o
Salario x 180 días/360

Liquidador de prima legal de servicios semestral

Este simulador te ayudará a calcular el valor de la liquidación de la prima de servicios de manera semestral.

Cesantías

Las cesantías son una prestación social que constituyen un ahorro para el trabajador, de tal manera que si queda desempleado pueda contar con un dinero que contribuya a cubrir sus necesidades básicas, mientras es nuevamente vinculado a una empresa.

En el siguiente video te contamos en qué consiste el pago de cesantías, cómo se calcula y qué trabajadores tienen derecho a él:

A su vez, las cesantías también son un ahorro que el trabajador podrá invertir en el pago de sus estudios, los de su cónyuge o los de sus hijos. De igual manera, podrá emplearlas cuando desee comprar o mejorar su vivienda o la de su cónyuge o compañero(a) permanente.

El Ministerio del Trabajo reguló, recientemente, algunas de las disposiciones respecto a dichos eventos, a través del Decreto 1562 de 2019; lo siguiente fue lo comentado respecto al retiro para la financiación de vivienda:

Requisitos del retiro de cesantías para la financiación de vivienda

El empleador se encuentra obligado a pagar o consignar esta prestación social a los trabajadores cada año. Al respecto, cabe recordar que el monto de las cesantías es equivalente a un mes de salario por cada año de servicios o de manera proporcional por fracción de año trabajado.

Las cesantías deben liquidarse mediante las siguientes fórmulas:

Salario mensual x días trabajados/360 o
Salario mensual x meses trabajados/12

Liquidación de cesantías e intereses de cesantías

Este simulador te ayudará a calcular el valor de las cesantías para tus empleados.

Nota: el artículo 7 de la Ley 1 de 1963 establece que el valor del auxilio de transporte debe ser incluido para la liquidación de las prestaciones sociales.

Estudia con la abogada Natalia Jaimes Lúquez cuál es la sanción por no pagarle a tiempo las cesantías al trabajador:

Intereses a las cesantías

Los intereses a las cesantías se encuentran regulados a través del artículo 1 de la Ley 52 de 1975 y el Decreto Reglamentario 116 de 1976.

Por medio de estas normas se establece que deberán pagarse los intereses sobre las cesantías, equivalentes al 12 % anual sobre los saldos que posea el trabajador a su favor por concepto de cesantías, a más tardar el 31 enero del siguiente año, o en la fecha de retiro del trabajador en caso de que este evento ocurra primero.

La fórmula para calcular el interés a las cesantías es:

Valor de las cesantías x días laborados x 12 % (o 0,12)/360 o

Valor de las cesantías x meses laborados x 12 % (o 0,12)/12

Cualidades de los intereses a las cesantías

Dotación

Los empleadores se encuentran en la obligación de suministrar a sus trabajadores que devenguen como remuneración salarial un monto igual o inferior a dos (2) smmlv un vestido de labor y un par de zapatos cada cuatro (4) meses, tres (3) veces al año y en determinadas fechas, según lo establece el artículo 230 del CST. Esta entrega se realiza de manera gratuita.

La dotación se diferencia de los elementos de protección personal en los siguientes aspectos:

Ítem

Dotación

Elementos de protección personal

 

Definición

Comprende prendas de vestir que contribuyen a la uniformidad o reconocimiento de los empleados y, a su vez, se requieren para el desempeño de determinadas funciones. Comprenden cualquier equipo o dispositivo utilizado por el trabajador para protegerse de diversos riegos, aumentando así su seguridad y salud en el trabajo.

Ley

Se encuentra regulada mediante los artículos:

  • 230 al 235 del CST.
  • 7 al 10 de la Ley 11 de 1984.
Se encuentran regulados mediante los artículos:

  • 122 al 124 de la Ley 9 de 1979.
  • 176 al 201 de la Resolución 2400 de 1979.

Elementos

  • Un vestido de labor (overol, traje de oficina, etc.).
  • Un par de zapatos.
  • Cascos.
  • Protectores auditivos anatómicos.
  • Protectores auditivos tipo copa.
  • Gafas de seguridad.
  • Respirador con protección para material particulado.
  • Respirador con filtros para vapores orgánicos.
  • Botas con puntera de acero.
  • Protección de manos y brazos.
  • Eslinga y arnés de seguridad.
 

Entrega

El CST establece tres fechas específicas para su entrega:

  • 30 de abril.
  • 31 de agosto.
  • 20 de diciembre.
Se deben entregar cuando lo requiera el trabajador. No se especifica un término, dada la importancia que tienen estos elementos para la protección de los trabajadores.

Costos

Sugieren menos costos para el empleador. Comprenden mayores gastos para el empleador, al ser elementos específicos y de mayor complejidad.

 

Vacaciones

Las vacaciones son un descanso obligatorio remunerado de 15 días hábiles, al cual tiene derecho todo trabajador después de que haya cumplido un año de labor ante el mismo empleador, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 186 del CST.

Especial Actualícese ABC de las vacaciones

Actualícese preparó un especial para enseñar la manera correcta de liquidar las vacaciones. Una guía detallada y práctica para que tanto empleador como trabajador tengan presentes los elementos indispensables para una adecuada liquidación por este concepto. ¡Qué esperas para verlo!

La fórmula establecida para calcular dicha remuneración es la siguiente:

Salario x número de días trabajados/720

Liquidador de vacaciones

Este simulador te ayudará a calcular el valor de la liquidación de las vacaciones de tus trabajadores.

Licencias laborales

Las licencias de trabajo son los permisos que debe otorgar el empleador al trabajador para que se ausente por determinado tiempo de sus funciones. Estas licencias se dividen en reglamentarias y no reglamentarias:

•   Reglamentarias: son aquellos permisos regulados por la ley, no negociables y de obligatorio otorgamiento cuando el trabajador los solicita.

•   No reglamentarias: son los permisos otorgados por el libre albedrío del empleador, y pueden ser o no remunerados.

Las licencias deben ser otorgadas para los siguientes períodos y a cargo de los siguientes responsables:

Licencia por

Tiempo

A cargo

Maternidad 18 semanas calendario

EPS

Paternidad Ocho (8) días hábiles

EPS

Grave calamidad doméstica Tiempo necesario

Empleador

Luto Cinco (5) días calendario

Empleador

Entierro de compañeros Día del entierro

Empleador

Desempeño            de cargos oficiales Un (1) día

Empleador

Ejercer el derecho al voto Media jornada laboral

Empleador

Sindical Tiempo requerido

Empleador

No remunerada Tiempo requerido (aunque se encuentre prevista en la ley –artículo 51 del CST–, el empleador no se encuentra obligado a otorgarla)

Empleador

Jornada       laboral semestral familiar Dos (2) días hábiles al año

Empleador

Incapacidades

Durante la vigencia de la relación laboral pueden presentarse circunstancias que afecten la salud del trabajador, como enfermedades o accidentes que, dependiendo de las condiciones en que se generen, pueden tener un origen común o laboral.

Si este tema es de tu interés, no dejes de consultar nuestro Especial Actualícese Licencias e incapacidades.

Incapacidad de origen común

Una incapacidad de origen común es aquella contingencia que se presenta fuera del ámbito laboral.

Esta debe ser asumida, según su tiempo de duración, por diferentes actores del sistema de seguridad social y en distintos porcentajes (ver artículo 277 del CST), a saber:

Tiempo de la
incapacidad

Responsable del pago

Responsable del trámite de la incapacidad

Porcentaje de pago del salario

Primeros dos (2) días

Empleador

Empleador

66,67 %

Tercer día y hasta el día 90

EPS

Empleador

66,67 %

Desde el día 90 hasta el
día 180

EPS

Empleador

50 %

A partir del día 181 hasta el día 540

Fondo de pensiones

Trabajador

50 %

A partir del día 541 en adelante

EPS

Empleador

50 %

 

Para saber cuál es el manejo laboral de las incapacidades médicas que superan los 180 o 540 días, escucha la siguiente explicación de la abogada Natalia Jaimes Lúquez:

Incapacidad de origen laboral

Una incapacidad de origen laboral es aquella que se presenta a causa de una enfermedad o accidente derivados de las actividades laborales.

El pago de este tipo de incapacidad debe ser asumida por la administradora de riesgos laborales –ARL– en la que se encuentre afiliado el trabajador, sobre el 100 % del salario devengado.

En el siguiente video te contamos, ante un accidente laboral, quién debe asumir el pago del daño causado y qué valor debe recibir el trabajador por su pérdida de capacidad laboral:

Pila

La planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– es un mecanismo virtual por medio del cual los empleadores, personas naturales o jurídicas, deben realizar el pago de aportes a seguridad social (salud, pensión, riegos laborales y fondo de solidaridad pensional) y de las obligaciones parafiscales (caja de compensación familiar, Sena e ICBF) de sus trabajadores.

Cualidades de la Pila

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