Validación previa de la factura electrónica y otros nuevos requisitos para esta herramienta


20 agosto, 2019
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Son varias las características que ahora deberán tener las facturas electrónicas en la segunda fase de la implementación de este sistema de facturación. En el siguiente editorial puede conocer los detalles para evitar contratiempos. Tenga claridad en el manejo de conceptos como el Código QR, Cufe y Cude.

La validación previa de la factura electrónica por parte de la Dian es el cambio más relevante que trae la segunda fase de su implementación. Sin embargo, hay otras modificaciones que se deben tener en cuenta, como las características específicas de estos documentos a la hora de emitirse, variaciones cuyo conocimiento es importante para realizar de manera adecuada el proceso.

“expedir facturas electrónicas sin cumplir con los requisitos puede acarrear una multa equivalente al 1 % del valor de las operaciones facturadas, sin exceder un máximo de 950 UVT”

Ismary Lara, gerente general de Stupendo Colombia explica que expedir facturas electrónicas sin cumplir con los requisitos puede acarrear una multa equivalente al 1 % del valor de las operaciones facturadas, sin exceder un máximo de 950 UVT, es decir, aproximadamente 32 millones de pesos. Además, quienes reincidan podrían sufrir el cierre del establecimiento. Por lo anterior, es vital tener claros estos detalles y las modificaciones efectuadas en la segunda fase (en esta infografía puede ver quiénes se salvan de ser sancionados por no implementar la factura electrónica).

“Si el documento no es aprobado por la Dian, se tendrán que corregir los errores informados, luego firmar electrónicamente y enviar de nuevo, eso sí, con el mismo número de factura. La autoridad tributaria ha definido que el número de consecutivo de factura no será consumido para el evento de rechazo”, recalca Lara.

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7 modificaciones para tener en cuenta

Entre las modificaciones más relevantes respecto a los requisitos de la factura electrónica se encuentran:

  1. Debe contar con el nombre del emisor y número de identificación tributaria –NIT– del vendedor o de quien presta el servicio.
  2. Fecha y hora del momento en el que se realiza o se genera la factura.
  3. Fecha y hora de expedición correspondiente a la validación. Esta deberá ser fijada por la administración tributaria al momento de la respectiva validación.
  4. Indicar la forma de pago, es decir, si es de contado o crédito. Si se hace por la segunda opción, hay que agregar el plazo para saldar la compra. Además, se debe incluir el medio de pago (efectivo, tipo de tarjeta, transferencia electrónica o el que corresponda).
  5. Es obligatorio anexar la firma digital del facturador electrónico, según las normas vigentes y bajo la política de firma que establezca la Dian, para garantizar de esta manera la autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
  6. El código único de factura electrónica –Cufe– deberá estar plasmado en el documento, de la manera que lo establece la Dian.
  7. El código QR debe ser implementado con el fin de ser la representación gráfica digital o impresa de la información.

¿Cuántos métodos existen para realizar la implementación de la facturación electrónica?

A la hora de implementar la factura electrónica sepa diferenciar el Código QR, Cufe y Cude

  • Código de respuesta rápida (Código QR): es un código de barras bidimensional cuadrado, que permite almacenar información en una matriz de puntos.
  • Código único de factura electrónica –Cufe–: corresponde a uno de los requisitos de la factura de venta. Está constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca cada factura electrónica de venta, y queda incluido en los demás documentos electrónicos que se deriven de la misma.
  • Código único de documentos electrónicos –Cude–: corresponde a uno de los requisitos de las notas débito, crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta. Se encuentra constituido por un valor alfanumérico que permite identificar tal documento.
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