Validez de una cuenta de cobro enviada a través de medios electrónicos como soporte contable
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública precisó cuestiones sobre la validez de cuentas de cobro enviadas por medios electrónicos como soporte contable. Para que esta sea efectiva debe cumplir ciertos presupuestos, entre otros, los establecidos en leyes mercantiles y de comercio electrónico.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública precisó cuestiones sobre la validez de cuentas de cobro enviadas por medios electrónicos como soporte contable. Para que esta sea efectiva debe cumplir ciertos presupuestos, entre otros, los establecidos en leyes mercantiles y de comercio electrónico.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–, mediante el Concepto 0651 de 2019, resolvió un cuestionamiento referente a la validez de una cuenta de cobro enviada de manera electrónica, con la firma escaneada, como soporte de contabilidad. Interrogante para el cual, a grandes rasgos, el CTCP determinó que dichas cuentas enviadas por medios electrónicos son válidas como soporte contable, siempre que cumplan con los requisitos establecidos mediante la ley mercantil, las normas generales sobre contabilidad y las de comercio electrónico, las cuales se esgrimirán a continuación.
Disposiciones contenidas en el Código de Comercio
En lo que concierne a las disposiciones contenidas mediante la ley mercantil, se tiene que son las comprendidas en los artículos del 48 al 60 del Código de Comercio, que tratan de manera general sobre la elaboración y diligenciamiento de los libros de comercio, entre los que se encuentran los de contabilidad. Como es conocido, dichas disposiciones regulan aspectos relacionados con comprobantes de contabilidad, la obligatoriedad de conservar comprobantes y papeles contables, entre otros.
(Consulte nuestro editorial Libros y actas de inscripción obligatoria ante el registro mercantil).
Disposiciones contenidas en el Decreto 2649 de 1993
Por su parte, el Decreto 2649 de 1993 reglamenta las disposiciones generales acerca los presupuestos que deben surtirse para el desarrollo de procesos contables en Colombia. Decreto que sobre el cual resulta preciso recordar que no todo su contenido se encuentra vigente (consulte nuestros editoriales Emiten comunicado a MinCIT para derogar parte del Decreto 2649 de 1993 y Revisión del Decreto 2649 de 1993 por parte del CTCP: vigencias y derogatorias sugeridas).
Ahora, en lo que atañe al caso objeto de estudio, se tiene que debe darse aplicación a lo dispuesto mediante los artículos 123 a 135 del decreto en mención, los cuales regulan lo concerniente a los registros y libros contables.
Respecto a los artículos mencionados, pueden aplicar al caso en concreto, por una parte, el artículo 123, el cual establece que la elaboración de los soportes debe realizarse “teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate”, que en lo que se refiere al tema en cuestión debe darse aplicación a las normas que regulan lo referente al envío de documentos a través de medios electrónicos. A su vez, dispone que “los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos (…) conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación”. Es decir, que en lo que atañe al tema en cuestión es válida la elaboración de soportes a través de estos medios, siempre que se cumplan los lineamientos legales predispuestos para la consecución de actos electrónicos y la información contenida en ellos pueda ser verificada.
Por otra parte, también es aplicable el artículo 124, que regula lo relacionado con los comprobantes de contabilidad. Dicho artículo indica que estos comprobantes pueden prepararse con fundamento en los soportes a través de “cualquier medio”, por lo cual podría determinarse que los realizados mediante el uso de aparatos electrónicos son válidos, siempre que, claro está, sea posible su verificación.
Disposiciones contenidas en la Ley 527 de 1999
Antes de continuar con el tema objeto de estudio resulta preciso mencionar que la Ley 527 de 1999 regula, entre otras cuestiones, aquellas asociadas al manejo de mensajes de datos, comercio electrónico, firma digital y los presupuestos que deben cumplir las entidades que certifiquen firmas digitales (consulte nuestro editorial Comercio electrónico: función, control y medio de prueba de la firma digital).
En este orden de ideas, y en lo que refiere al tema en concreto, se tiene que, a la luz de esta norma, una cuenta de cobro enviada por medios electrónicos debe ajustarse a las disposiciones que regulan el manejo de mensajes de datos, ya que según el artículo 2 de la ley en mención se considera que toda información enviada a través de medios electrónicos o similares (internet, telefax, etc.) es un mensaje de datos. Por su parte, el artículo 6 de la ley en comento establece que si la norma exige que la información conste por escrito, como sucede en el caso en cuestión, se entenderán satisfechos los requisitos para el mensaje de datos, siempre que pueda consultarse posteriormente.
Como complemento de las anteriores disposiciones se tiene lo establecido mediante el artículo 8 de la ley en mención, el cual señala que se entenderá que un mensaje de datos preserva su contenido original siempre que exista la garantía de que se ha conservado la integridad de la información y que exista la posibilidad de ser mostrada en el momento en que sea requerida.
Por otra parte, y en lo que concierne a la conservación de esta información como soporte contable, el mensaje de datos debe cumplir con los requisitos dispuestos mediante el artículo 12 de la ley en mención, a saber:
“Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
- Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
- Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información (…)
- Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.”
(El subrayado es nuestro)
Profundice en los aspectos concernientes a la conservación de datos y documentos de contabilidad mediante nuestro editorial Cuánto tiempo deben conservarse los soportes y libros de contabilidad?
Por otra parte, en lo que atañe a la validez de la firma escaneada, el artículo 7 de la mencionada Ley 527 de 1999 establece que cuando la norma exija la firma en un documento, y a su vez se trate de un mensaje de datos, este requisito se entenderá cumplido cuando:
- Se haya utilizado un método (en el caso en concreto caligrafía) que permita identificar a quién envía el mensaje y que, a su vez, permita comprobar el consentimiento de quien consignó la firma.
- Que el método utilizado haya sido confiable y apropiado para el propósito con el que fue generado el mensaje.
Por lo tanto, la firma, aunque sea escaneada, es completamente válida siempre que cumpla con los anteriores requisitos.
Se tiene entonces que para que una cuenta de cobro enviada por medios electrónicos pueda ser tenida como soporte contable debe cumplir con lo dispuesto mediante las anteriores disposiciones normativas.