AGENCIAS Y SUCURSALES

AGENCIAS

DEFINICIÓN: Código de Comercio Artículo 264 Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarlas.

ASPECTOS JURIDICOS

ARTÍCULO 49 CPC. Las sociedades domiciliadas en Colombia deberán constituir apoderados con capacidad para representarlas en los procesos relacionados con ellas o con sus dependientes, en los lugares donde establezcan sucursales o agencias, en la forma indicada en el artículo 23 del Código de procedimiento Civil si no los constituyen , llevara su representación quien tenga la dirección de la respectiva sucursal o agencia.

Las agencias pueden crearse, suprimirse , variarse el sitio de su actividad, restringir los ramos o campos de operación, mediante simples decisiones del órgano de administración.

ASPECTOS CONTABLES

La agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad de partida doble. Lo único que necesita es un libro de caja en el cual anotar el dinero recibido de la casa central para su fondo fijo, y los pagos hechos con el mismo para sus gastos. El Registro de pagos suele llevarse por duplicado. Cuando el fondo fijo disminuye y se desea un cheque para reponerlo se envía a la casa central una copia de la hoja de pagos, juntamente con las justificaciones, como evidencia de la índole y corrección de los desembolsos efectuados, y la otra copia queda en poder de la agencia.

Los asientos a realizar por la casa principal dependerán de si la gerencia desea determinar las utilidades netas de la agencia.

La agencia tiene un surtido de muestras para que la vean los clientes, pero no mantiene existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la casa central y es esta la que los sirve.
Los créditos son concedidos por la casa principal; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de la principal y esta efectúa los cobros.

El fondo fijo para los gastos los provee la casa principal, la cual los repone a la medida que se agoten. La agencia no maneja ningún otro efectivo.

SUCURSALES

DEFINICIÓN: Código de Comercio Artículo 263. Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad.

Cuando en los estatutos no se determine la facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública ó documento legalmente reconocido que se inscribirá en el Registro Mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal.

Facultades de Administradores de Sucursales. Cuando en los estatutos no se determine la facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública ó documento legalmente reconocido que se inscribirá en el Registro Mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal, quien a su vez , si no esta expresamente sujeto a limitaciones determinadas claramente en el contrato social, sea por estipulaciones iniciales del mismo, o por reformas, posteriores, puede celebrar o ejecutar todos los actos o contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relación en con la existencia y el funcionamiento de la sociedad, como se advierte en el Artículo 263 del Código de Comercio , en armonía con el 196 de la misma obra. Con lo cual se trata, a un mismo tiempo, de proteger adecuadamente a los terceros que negocian con la sociedad en el lugar de su sucursal y de facilitar a la sociedad el desarrollo de sus actividades en esa plaza.

ASPECTOS COMERCIALES

MATRICULA DE UNA SUCURSAL.

Oportunidad de la matricula de la sucursal: Debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura.

Lugar de Registro: La solicitud de matricula y de registro de documentos en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desarrollar su actividad.

Requisitos para el Registro: Antes de asignarle nombre a la sucursal, verifique nombre igual ó similar.
Diligencie el formulario de matricula de sucursales impreso por la cámara de comercio.
Remita copia autentica del documento donde consta la decisión del órgano competente que ordenó la apertura de la sucursal.

Si la sociedad abre la sucursal en un lugar que corresponda a una jurisdicción diferente de aquella a la cual corresponde el domicilio principal de la sociedad, adjunte los siguientes documentos:

• · Copia de la escritura de Constitución.
• · Copia de las escrituras de reformas.
• · Copia de el permiso de funcionamiento si se trata de una sociedad vigilada.

Envíe el documento que contenga la facultad del administrador de la sucursal, en caso de que las mismas no consten en los estatutos sociales, por escritura pública o documento reconocido ante el juez ó notario. Anexe el nombramiento de administrador si no consta en el documento anterior.

Recomendaciones: La copia del acta que se remita debe ser autorizada con la firma del secretario de la sociedad o del representante legal.

Remita un ejemplar de la primera copia de cada escritura pública.
Para crear, suprimir, cambiar el domicilio de una sucursal se requiere siempre una reforma estatutaria.

INSCRIPCIÓN DEL NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE

ARTÍCULO 441 Código de Comercio En el registro mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el secretario, o en su defecto por el revisor fiscal.

ARTÍCULO 443 Código de Comercio El gerente deberá rendir cuentas comprobadas de su gestión, cuando se lo exija la asamblea general o la junta directiva, al final de cada ano y cuando se retire de su cargo.

Debe rendir cuentas debidamente respaldadas en comprobantes así:
- Cuando lo ordene la asamblea general de accionistas.
- Cuando lo exija la junta directiva.
- Al final de cada ejercicio social, y
- Cuando por cualquier motivo se retire del cargo.

ASPECTOS CONTABLES

La contabilidad de una sucursal consiste en llevar un juego completo de libros en el cual anota las mercancías recibidas por la casa principal y las adquiridas de otras entidades, las ventas, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los gastos. El mayor contiene una cuenta corriente denominada Casa Principal, a la cual se acredita todo aquello que se recibe de la casa principal y se debita de lo que se envía a la misma. La cuenta corriente casa principal es, pues, una cuenta de capital que indica la inversión hecha por la casa principal en la sucursal. Cuando esta ultima cierra sus libros se traspasa la utilidad neta de la cuenta de perdidas y ganancias a la de cuenta corriente casa principal, como un aumento de su responsabilidad ante la casa principal, mientras existiera una perdida neta, esta se cerraría contra la cuenta corriente casa principal.

Los métodos empleados por la casa principal dependen, hasta cierto punto, de precio al que se facturan las mercancías a la sucursal. Existen 3 métodos típicos de facturar :

• · Mercancías facturadas a la sucursal al costo : Este es el método usual y el mas sencillo.
• · Mercancías facturadas a la sucursal a un precio arbitrario o intermedio entre el costo y precio de venta : Se usa a veces este método con el fin de que el gerente de la sucursal no se entere del costo de las mercancías vendidas y, por lo tanto, de las utilidades de la sucursal.
• · Mercancías facturadas a la sucursal al precio de venta : Este método se basa en la teoría según la cual si la sucursal carga sus cuentas de las mercancías el precio de venta de los artículos recibidos y acredita a las mismas las ventas al mismo precio, el saldo neto de las mercancías en los libros de la sucursal debe representar el precio de las mercancías en existencia. En otros términos, se supone que este método facilita un inventario continuo de las mercancías de la sucursal al precio de venta y proporciona así una comprobación automática de las mercancías, que impedirá o descubrirá los descuidos y los fraudes. Este método funciona bien siempre que no se varíen a menudo los precios de ventas; si estos fluctúan con frecuencia, es preciso hacer tantos ajuste que el trabajo que estos implican suele contrapesar sus ventajas.
  
  La sucursal mantiene existencias de mercancías, la mayor parte de las cuales son obtenidas en la casa principal, pero parte de las cuales puede haber comprado en otras entidades. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal.

Los créditos son concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de la sucursal, esta efectúa los cobros.

Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los acredite a las misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos.

La sucursal desempeña la mayor parte de las funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspección y control de la casa principal.

El activo fijo de las sucursales se lleva por lo regular en los libros de la casa principal. Si se sigue este método, la compra de activo fijo por la casa principal con destino a la sucursal se anota a los libros de aquella por medio de un cargo de muebles y enseres - sucursal ( u otra cuenta del mismo grupo) y un crédito a caja. En los libros de la sucursal no aparecerá ningún asiento por este concepto. Si es la sucursal la que hace la compra del activo fijo, el asiento en sus propios libros, debe cargar el activo fijo y acreditar caja, se lleva a la cuenta corriente-casa principal el ingreso, y se debita caja. La sucursal notificara la compra a la casa principal, y esta cargara a muebles y enseres-sucursal y acreditara a la cuenta de sucursal-cuenta corriente.

La diferencia principal entre la contabilidad de la sucursal y la de una compañía verdaderamente independiente consiste en que la primera no lleva las cuentas de patrimonio. Una sucursal no la inician los propietarios individuales, sino más bien la oficina principal, y por tanto la única cuenta de patrimonio que lleva una sucursal algo así como “Oficina principal por pagar”, por cuanto los activos netos de la sucursal son de propiedad de la compañía misma, la oficina principal igualmente en sí llevara una cuenta reciproca llamada “sucursal por cobrar”. La oficina principal lleva esta cuenta como un activo y siempre debe ser igual a la cuenta reciproca “oficina principal por pagar”, que es llevada en los libros de la sucursal.

EJEMPLO :

Para ilustrar los fundamentos de las sucursales, digamos que una compañía cuyas oficinas principales están situadas en Medellín, abre una sucursal en Cali en enero 2 de 2003. La sucursal va a mantener sus propios registros de contabilidad y cerrará sus libros y preparará estados financieros a final de cada mes.

1. La sucursal va a funcionar en un local amoblado tomado en alquiler, e inicia operaciones con $5.000 en dinero efectivo y $50.000 en inventario de mercancía que le ha dado la oficina principal.
Durante el mes hubo otras transacciones así:

2. Compras de inventario a crédito hechas por la sucursal $10.000

3. Ventas de la sucursal:

a. Crédito $50.000
b. De contado $20.000

4. Cobros de la sucursal de cuentas por cobrar $42.000

5. Pagos de la sucursal sobre cuentas por pagar $7.500

6. Gastos de la sucursal (incluyendo alquiler del local donde funciona pagados en efectivo $12.000

7. Dinero enviado por la sucursal a la oficina principal $40.000

Los asientos que se harían para contabilizar estas transacciones en los libros de la sucursal son los siguientes:

Punto 1: La sucursal fue abierta con $5.000 y $50.000, que dió la oficina principal; esto es una transacción dentro de la compañía y requiere por tanto un asiento tanto en los libros de la sucursal como en los de la oficina principal. La sucursal registra el recibo de estos debitando Caja y Banco por $5.000 y una cuenta tal como despachos de oficina principal por $50.000, el valor del inventario recibido. Esta cuenta es similar a la de compras, y se usa en vez de esa ultima para cualquier mercancía que se reciba directamente de la oficina principal; al igual que la cuenta de compras, se cierra a final del período contable con resumen de rentas y gastos. La cuenta que la sucursal acredita, Oficina principal por pagar, equivale según se mencionó antes a la cuenta de patrimonio de la sucursal; sus activos netos en este momento valen $55.000 y son propiedad de la oficina principal.

Al mismo tiempo que la sucursal está haciendo sus asientos la oficina principal debe hacer otro correspondiente. Esta última acredita caja y bancos por $5.000 que dió a la sucursal y otra cuenta llamada despachos a sucursal por los $50.000 en inventario que transfirió a esta.

Esta cuenta de despachos a sucursal la trata la oficina principal como una cuenta de ventas, y la utiliza en vez de esta ultima para cualquier despacho de inventario que haga a la sucursal; al igual que la cuenta de ventas la cierra al final del período con resumen de rentas y gastos.

La cuenta que la oficina principal debita, sucursal por cobrar, es de activo, y muestra la suma que la sucursal le adeuda. Esta cuenta se debita cuando la oficina principal transfiere activos a la sucursal y se acredita cuando recibe activos de la misma igualmente la cuenta de oficina principal por pagar se acredita cuando se reciben activos de la principal y se debita cuando estos se remiten a dicha oficina principal. Las dos cuentas son por consiguiente reciprocas en su naturaleza y el saldo de una debe ser igual a la otra.

Punto 2 : Cualquier compra de mercancía que haga la sucursal a los particulares se contabiliza justamente como si esta fuera un a compañía independiente. La oficina principal no estuvo implicada en la transacción , y por tanto no hay ningún asiento correspondiente en sus libros.

Puntos 3,4,5 y 6 : Este tipo de asiento es hecho como si la sucursal fuera una compañía independiente. La oficina principal no se afecta.

Punto 7 : Los asientos registrados tanto en los libros de la sucursal como en los libros de la oficina principal para esta transacción son inversos a los que se registran en el asiento del primer punto. En este caso la sucursal esta remitiendo activos a la oficina principal , para lo cual debita la cuenta oficina principal por pagar, igualmente, la oficina principal debita caja y bancos por la suma recibida y acredita la cuenta sucursal por cobrar.

Al final del mes la sucursal tiene que cerrar sus libros y preparar estados financieros.

CONSOLIDACIÓN DE LAS CUENTAS DE LA SUCURSAL Y DE LA OFICINA PRINCIPAL

Cuando una compañía tiene sucursales de ventas separadas y hace mantener sus propios registros de contabilidad, no solo establece información financiera independiente sino también permita la dirección de cada división separada de la compañía empaparse en como le ha ido en su operación particular.

Sin embargo, a parte de los resultados financieros separados que este sistema produce, la compañía también debe determinar periódicamente su ganancia o perdida neta en conjunto (como una sola unidad) y preparar estados financieros igualmente en conjunto. Esto implica la combinación de los registros de contabilidad de la oficina principal con los de la sucursal, proceso en el que ciertas cuentas se combinan y otras aquellas que reflejan las transacciones dentro de la compañía se eliminan. Sin embargo la combinación y eliminación de las cuentas no se lleva a cabo en los registros formales de contabilidad sino en papeles de trabajo; luego se preparan los estados financieros para la compañía en conjunto con los datos obtenidos allí. En esta forma la compañía puede hacer esto sin tener que cambiar ningún registro de contabilidad llevado por las divisiones de la misma.

Para consolidar las cuentas de la oficina principal con las de la sucursal, el contador primero lista en una hoja de papel de trabajo los balances de comprobación tanto de la una como de la otra, correspondientes a la fecha en que se está haciendo la consolidación.

Las cuentas registradas en la primera columna de la izquierda, se aplica en algunos casos tanto a la oficina principal como a la sucursal (caja y bancos, por ejemplo), y en otros únicamente a una de las dos.
Las primeras dos columnas representan las cifras del balance de comprobación ajustado de la oficina principal y las dos columnas siguientes las mismas cifras para la sucursal.

Luego en el tercer par de columnas se eliminan las llamadas cuentas reciprocas, cuentas que aparecen como debito en un juego de libros y crédito en el otro y que solo reflejan transacciones dentro de la compañía. Los juegos de cuentas que se eliminaron en el caso del ejemplo son (1) Sucursal por cobrar y oficina principal por pagar, (2) despachos a sucursal y despachos de oficina principal. Estas cuentas reflejan transacciones dentro de la compañía misma y no las que esta ha hecho con terceros, aunque estas cuentas pueden establecerse para fines de un sistema de contabilidad dentro de la compañía, no se incluyen en los estados financieros de esta como una sola unidad. Pues no solo seria incorrecto, sino que también no tendría sentido el que la compañía tenga en su estado financiero una cuenta de activos llamada sucursal por cobrar y otra correspondiente de patrimonio, titulada oficina principal por pagar. O en su estado de resultados una cuenta titulada despachos a sucursal y otra de costo correspondiente llamada despachos de oficina principal. Por consiguiente, tales cuentas dentro de la compañía se eliminan en los papeles de trabajo y esto se hace simplemente colocando en la columna de crédito aquellas cuentas reciprocas con saldos débitos y viceversa.

Después de hacer las eliminaciones, entonces se calcula la ganancia o perdida neta combinada en el cuarto par de columnas. Las cuentas de rentas y gastos de ambos balances de comprobación se combinan y los totales se muestran en ese par de columnas. Se suman las dos columnas y las diferencia es la ganancia o perdida neta total de la compañía que en nuestro ejemplo equivale a $71.000.

Esta cifra se extiende al quinto par de columnas (superávit-ganancias retenidas), y la cifra del balance se lleva al ultimo par de columnas (Balance General). Las columnas de balance general se completan extendiendo las cuentas combinadas de activos y pasivos de la oficina principal y la sucursal, así como también las cuentas de patrimonio llevadas en los libros de la primera. De manera que la columna del balance general refleja los activos, los pasivos y patrimonios totales de la compañía como una sola entidad de negocio.

ASPECTOS TRIBUTARIOS
RETENCIÓN EN LA FUENTE

Para la presentación se deberá hacer en forma consolidada por la casa principal yen el domicilio que corresponda a esta. Su pago se podrá efectuar en los bancos del domicilio de las sucursales o de la principal.

IVA
La casa principal presentara la declaración de este impuesto en la jurisdicción de su domicilio en forma consolidadas; los pagos podrán hacerse en los bancos del domicilio de sucursales o casa principal.

IMPUESTO DE RENTA
La casa principal presentara la Declaración de impuesto de renta, en donde consolidara toda la información tributaria de las sucursales y principal.

IMPUESTO DE TIMBRE
Lo causara la sucursal o la casa principal según sea el caso de acuerdo donde se genere el acto comercial. Su presentación se hace en el formulario de retención en la fuente por parte de la casa principal.

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
Este es un impuesto municipal por tal razón su causación y pago lo efectuará directamente la sucursal o casa principal de acuerdo a las leyes vigentes del municipio en que este operando.

SOCIEDADES EXTRANJERAS

DEFINICIÓN : ARTÍCULO 469 Código de Comercio Son extranjeras las sociedades constituidas conforme a la ley de otro país y con domicilio principal en el exterior.

Todas la sucursales de sociedades extranjeras que desarrollen actividades permanentes en Colombia estarán sometidas a la vigilancia del Estado, que se ejercerá por la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según su objeto social.

Las sociedades extranjeras actúan en Colombia de diversas maneras : A través de agentes comerciales, o por medio de apoderado o representante o mediante la constitución de sociedades filiales o a través de una sucursal.

Cuando una sociedad extranjera pretende emprender negocios de carácter permanente en Colombia, debe abrir una sucursal con domicilio en el territorio nacional. Y toda sucursal de sociedad extranjera, es vigilada por la Superintendencia Bancaria si las actividades de la sucursal son de los sectores que tal organismo inspecciona, o por la Superintendencia de Sociedades si las actividades que desarrollara la sucursal son de otros sectores de la economía.

Para desarrollar de modo permanente las actividades propias del objeto social, la sucursal esta sometida a inspección y vigilancia del Estado en procura de que en su funcionamiento se ajuste a la ley y a los estatutos. En cambio, para la realización de un acto aislado la sociedad extranjera obra de manera accidental y no requiere autorización de ninguna autoridad. En otras palabras, el ejercicio habitual del objeto social implica permanencia y esta, a su turno, determina la inspección y vigilancia de la sucursal por parte del Estado.

APERTURA DE SUCURSALES DE SOCIEDAD EXTRANJERA

ARTÍCULO 471 Código de Comercio Para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios permanentes en Colombia, establecerá una sucursal con domicilio en el territorio nacional, para lo cual cumplirá los siguientes requisitos :

• · Protocolizar en una notaria del lugar elegido para su domicilio en el país, copias autenticas del documento de su fundación, de sus estatutos, la resolución o acto que acordó su establecimiento en Colombia y de los que acrediten la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes.
• · Obtener de la Superintendencia de Sociedades o de la Bancaria, según el caso, permiso para funcionar en el país.

CONTENIDO DE LA RESOLUCIÓN SOBRE APERTURA DE LA SUCURSAL

ARTÍCULO 472 Código de Comercio La resolución o acto en que la sociedad acuerde conforme a la ley de su domicilio principal establecer negocios permanentes en Colombia, expresara :

• · Los negocios que se proponga desarrollar, ajustándose a las exigencia de la ley colombiana respecto a la claridad y definición del objeto social.
• · El monto del capital asignado a la sucursal, y el originado en otras fuentes, si las hubiere.
• · El lugar escogido como domicilio.
• · El plazo de duración de sus negocios en el país y las causales para la terminación de los mismos.
• · La designación de un mandatario general, con uno o mas suplentes, que represente a la sociedad en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país. Dicho mandatario se entenderá facultado para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrá la personería judicial y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales.
• · La designación del revisor fiscal, quien será persona natural con residencia permanente en Colombia.

NACIONALIDAD DE SUS APODERADOS Y SUS SUPLENTES

ARTÍCULO 473 Código de Comercio Cuando la sociedad tuviera por objeto explotar, dirigir o una actividad declarada por el estado de interés por la seguridad nacional, el representante y los suplentes serán ciudadanos colombianos.

ASPECTOS CONTABLES

PAGO DEL CAPITAL ASIGNADO

ARTÍCULO 475 Código de Comercio Para establecer la sucursal, la sociedad extranjera comprobara ante la superintendencia respectiva que el capital asignado por la principal ha sido cubierto.

AUMENTO, REPOSICIÓN Y DISMINUCIÓN DEL CAPITAL DE LA SUCURSAL

ARTÍCULO 487 Código de Comercio El capital asignado por la sociedad a sus negocios en el país podrá aumentarse o reponerse libremente, pero no podrá reducirse sino con sujeción a lo prescrito en este código, interpretando en consideración a los acreedores establecidos en el territorio nacional.
El capital destinado por la sociedad extranjera a su sucursal en Colombia puede ser aumentado cuando la principal lo estime conveniente. Así mismo, si dicho capital se ha perdido parcial o totalmente, la ley permite que la principal lo reponga para evitar que la respectiva superintendencia ordene la liquidación de la sucursal.

En cambio, la disminución del capital asignado a la sucursal esta sujeta al cumplimiento de las condiciones establecidas sobre el particular para las sociedades colombianas, a saber:

• · Obtener autorización del superintendente bancario o de sociedades, según el caso, quien solamente lo concederá después de analizar si hecha la reducción, los acreedores establecidos en el territorio nacional quedan suficientemente protegidos o garantizados.
• · El representante legal en Colombia de la sociedad extranjera debe demostrar ante la respectiva superintendencia :
  a) Que la sucursal carece de pasivo externo;
  b) Si la sucursal tiene pasivo externo, comprobar que a pesar de llevar a cabo la disminución del capital, el valor de los activos sociales representan no menos del doble de dicho pasivo, y
  c) Sino es posible comprobar que el valor de los activos de la sucursal representan, por lo menos, el doble de su pasivo externo es menester que los acreedores acepten expresamente y por escrito la reducción solicitada.

DISMINUCIÓN DEL CAPITAL DE LA SUCURSAL

ARTÍCULO 490 Código de Comercio Cuando la superintendecia compruebe que el capital asignado a la sucursal disminuyo en un 50% o mas, requerirá al representante legal para que los reintegre dentro de termino prudencial que se le fije, so pena de revocarle el permiso de funcionamiento. En todo caso, si quien actúe en nombre en representación de la sociedad no cumple lo dispuesto en este articulo, responderá solidariamente con la sociedad por las operaciones que realice desde la fecha del requerimiento.

RESERVAS, PROVISIONES Y OTROS DEBERES

ARTÍCULO 476 Código de Comercio Las sociedades extranjeras con negocios permanentes en Colombia constituirán las reservas y provisiones que la ley exige a las anodinas nacionales y cumplirá los demás requisitos establecidos para su control y vigilancia.

La sucursal ha de cumplir, entre otros, estos deberes :

• · Llevar, en libros registrados en la Cámara de Comercio de su domicilio y en idioma español, la contabilidad de sus negocios, con sujeción a la ley colombiana.
• · Enviar a la superintendencia a la cual esta adscrita su vigilancia copia del balance general con base en el corte de cuenta de fin de cada ano. Otra copia debe ser enviada a la Cámara de Comercio de su domicilio.
• · Constituir e incrementar la reserva legal, que ascenderá por lo menos el 50% del capital asignado y efectivamente cubierto a la sucursal, formada con el 10% de las utilidades liquidas de cada ejercicio.
• · Para determinar los resultados definitivos de las operaciones realizadas en el respectivo ejercicio, será necesario que se hayan apropiado las partidas necesarias para atender el deprecio, la desvalorización y la garantía del patrimonio de la sucursal.
• · Los inventarios se evaluaran conforme a los métodos que permita la legislación fiscal.
• · Los beneficios obtenidos se liquidan de acuerdo con los resultados del balance de fin de ejercicio.
• · La sucursal debe abstenerse de hacer avances o giros a la principal a buena cuenta de utilidades futuros.
  

UTILIDADES

ARTÍCULO 496 Código de Comercio Los beneficios obtenidos por las sucursales de sociedades extranjeras, se liquidaran de acuerdo con los resultados del balance de fin de ejercicio, aprobado por la Superintendencia. Por consiguiente la sucursal no podrá hacer avances o giros a la principal, a buena cuenta de utilidades futuras.

OPERACIONES EN EL EXTRANJERO

FASB 52. Los puntos mas importantes pueden resumirse como sigue :

1. Los Estados Financieros en moneda extranjera deben conformar los PCGA antes de ser convertidos.

2. Los activos, los pasivos y las operaciones de la entidad deben basarse en la moneda funcional de la entidad. La moneda funcional de una entidad es el signo monetario de la economía en que la entidad principalmente opera.

3. Se utiliza la tasa de cambio corriente para la conversión corriente, a la moneda de la matriz, de los activos y pasivos de una entidad extranjera denominados en su moneda funcional.

A. Se utiliza el promedio ponderado de las tasas de cambio existentes en el período para la conversión a la moneda de la matriz de los ingresos, gastos, y ganancias y perdidas de la entidad extranjera denominados en su moneda funcional.

B. Se utiliza la tasa de cambio corriente para convertir los cambio en la situación financiera que no constituyen parte integrante del estado de resultados; los cambios que son parte integrante del estado de resultados se convierten al promedio ponderado de las tasa de cambio del período.

4. La ganancia o perdida por conversión corriente de estados financieros denominados en moneda extranjera no se incluye en el estado de resultados sino que se incluye en una cuenta de ajuste de capital contable. Sin embargo, si antes de efectuar la conversión corriente es necesario efectuar la conversión histórica de la moneda original a la moneda funcional la ganancia o la perdida por conversión histórica se incluye en el estado de resultados.

5. El saldo acumulado en el capital contable por ganancia o perdida en conversiones corrientes se realiza al venderse o completarse sustancialmente la liquidación de la inversión en la entidad extranjera.

6. Deben convertirse históricamente a la moneda de la matriz los estados financieros de cualquier entidad extranjera que opere en un país cuya tasa acumulada de inflación por los últimos tres anos sea de 100%, o más (altamente inflacionaria).

7. Las transacciones en moneda extranjera son aquellas que requieren el pago en una moneda que no es la moneda funcional de la entidad.

8. Las ganancias o perdidas por conversión resultantes de transacciones en moneda extranjera se incluyen en el estado de resultados, salvo en los siguientes casos:

A. La ganancia o la perdida por cobertura efectiva que se designó como económica y fue tomada para proteger la inversión neta en una entidad extranjera.

B. La ganancia o la perdida en ciertas transacciones a largo plazo en moneda extranjera entre compañías afiliadas.

C. La ganancia o la perdida por cobertura efectiva que se designó como económica y fue tomada para proteger un compromiso identificable y firme en moneda extranjera y que cumple con ciertas condiciones.

9. Se consideran diferencias temporales para los cuales deben proveerse impuestos diferidos según los PCGA promulgados las ganancias o perdidas imponibles en moneda extranjera que no se incluyen en el mismo periodo en la utilidad imponible y (A) en la utilidad contable (libros) ó (B) en la cuenta de ajuste del capital contable (libros).

REVISORES FISCALES
ARTÍCULO 203 Código de Comercio Deberán tener revisor fiscal :

1. Las sociedades por acciones
2. Las sucursales de compañías extranjeras, y
3. Las sociedades en las que, por ley o por los estatutos, la administración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier numero de socios excluidos de la administración que representen no menos del 20% del capital.

ARTÍCULO 489 Código de Comercio Los revisores fiscales de las sociedades domiciliadas en el exterior se sujetaran , en lo pertinente, a la disposiciones de este código sobre los revisores fiscales de las sociedades domiciliadas en el país.

Estos revisores deberán, además, informar a la correspondiente superintendencia cualquier irregularidad de las que pueden ser causales de suspensión o de revocación del permiso de funcionamiento de tales sociedades.

CONTROL INTERNO PARA SUCURSALES

Es necesario que la oficina principal implemente un sistema de auditoría interna que controle a las sucursales desde los siguientes enfoques:

• Auditoría de Control Interno: Mediante la cual se evalúan las medidas de control, conservación y custodia de los bienes de la sucursal.
  
• Auditoría Financiera: En la cual se obtendrá evidencia para expresar una opinión sobre la razonabilidad de las cifras contenidas en los informes entregados por la sucursal a la casa principal.
  
• Auditoría de Cumplimiento: Mediante la cual se verificará que las normas legales los estatutos de la casa principal y las decisiones de la asamblea de accionistas sean seguidas apropiadamente por la sucursal.

ASPECTOS TRIBUTARIOS
IMPUESTO DE RENTA

FAS-109. Se aplica a:

1. El impuesto a la renta doméstico (bien sea nacional, estatal, local, etc.) y el extranjero.

2. Las operaciones de la empresa, domésticas o extranjeras, que se consolidan o combinan, o se contabilizan mediante el método de la participación.

3. Las empresas extranjeras que preparan estados financieros en concordancia con los PCGA de Estados Unidos de Norteamérica.

4. Objetivos y principios básicos

Los objetivos de la contabilización del impuesto a la renta se establecen en términos de elementos del balance general:

1. Reconocer el importe del impuesto a la renta a pagarse o a recobrarse como resultado del ejercicio corriente.
2. Reconocer los activos ó pasivos por impuesto diferido, correspondientes a las consecuencias impositivas futuras de hechos ya reconocidos en los estados financieros o en sus notas.

PROCEDIMIENTO

Utilidad contable corporativa antes de impuestos: Es aquel ingreso o perdida correspondiente a un período antes de efectuar la deducción relativa al pago de impuestos (también conocido como ingreso en libros antes de impuestos), de acuerdo a lo reportado en los estados financieros, de acuerdo a los PCGA.
Ingresos (Pérdida) Gravable: Es el exceso de ingresos sobre deducciones (deducciones sobre ingresos), a ser reportados a las autoridades fiscales locales como ingresos fiscales del período.

Diferencias Temporales: Como resultado de leyes tributarias locales, algunas transacciones que originan ingresos o gastos entran dentro de la determinación de la utilidad contable corporativa antes de impuestos correspondiente a un período, y dentro de la utilidad gravable dentro de otro período. Las diferencias temporales se originan en un período y se revierten en un período sub secuente. Algunas diferencias temporales reducen el impuesto sobre la renta actual, mientras otros la aumentan.

Diferencias Permanentes: Son las diferencias entre la utilidad contable corporativa antes de impuestos y la utilidad gravable, la cual debido a la existencia de regulaciones y leyes locales, nunca se reversará. Un ejemplo de lo anterior puede ser, la costumbre en la cual, por ley, no puede ser deducible para la determinación del impuesto gravable, pero si deducible como un ingreso contable corporativo antes de impuestos.

Efectos Fiscales: Representan la diferencia en impuestos producidos por diferencias temporales. El efecto fiscal de alguna partida en particular debería calcularse con el efecto del impuesto con y sin la diferencia temporal. Una diferencia permanente (de acuerdo a lo descrito anteriormente) no producirá un efecto fiscal.

Para el impuesto de Renta y complementarios, hallados en la sucursales, para efectos de la casa matriz, son deducibles de la renta en el país de la casa matriz.

Impuesto a las Ventas

RESPONSABILIDAD DE LAS SUCURSALES DE SOCIEDADES EXTRANJERAS

Las sucursales de sociedades extranjeras son responsables del impuesto sobre las ventas cuando tengan la calidad de comerciantes e intervengan en cualquiera de los actos de producción o distribución de bienes gravados, cuando presten servicios gravados en el territorio nacional, o cuando importen bienes gravados. Incluso las entidades extranjeras con oficina en Colombia, así sean sin ánimo de lucro, pueden ser responsables del impuesto sobre las ventas.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 437 del Estatuto Tributario, son responsables, del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, cualquiera sea la fase de los ciclos de producción y distribución en la que actúen y quienes sin poseer tal carácter, ejecuten habitualmente actos similares a los de aquellos.

El artículo 10 del Código de Comercio establece que son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.

Tratándose de empresas extranjeras, los artículos 469 y siguientes del mismo estatuto, precisan que las sociedades constituidas conforme con la ley de otro país y con domicilio principal en el exterior, para que puedan emprender negocios permanentes en Colombia deben establecer una sucursal con domicilio en el territorio nacional con la obligación de designar un mandatario general con uno o más suplentes, que represente a la sociedad en todos los negocios.

Lo anterior, supone su calidad de comerciante, calidad que de encontrarse aunada a la realización de operaciones gravadas con el impuesto sobre las ventas, hace que la misma cumpla las condiciones dispuestas por la ley para constituirse en responsable del impuesto sobre las ventas y eventualmente agente de retención, si cumple los términos y condiciones señalados por el artículo 437-2 del E.T.

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José Hernando Zuluaga Marín
Septiembre de 2003