Libro de actas de una sociedad comercial
La legislación comercial establece que toda sociedad de comercio debe disponer de un libro de actas, en el cual se realice el correspondiente registro de las reuniones de asamblea y junta de socios. Dicho libro debe estar debidamente registrado ante la autoridad competente, para evitar sanciones.
El artículo 195 del Código de Comercio establece que toda sociedad tiene la obligación de llevar un libro de actas, en el cual deberán anotarse por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios.
Mediante el Oficio 220-100402 de 2017, la Superintendencia de Sociedades define este libro como “documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean estas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.”
La finalidad de este libro es dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los órganos colegiados de la sociedad, convirtiéndose así en un “relato histórico” de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, entre otros.
El valor probatorio de estas actas es dado por la firma del presidente y el secretario o, a falta de estos, por el revisor fiscal, según lo establecido en el artículo 431 del Código de Comercio.
La Supersociedades menciona en el citado oficio que no es viable adherir a las hojas de los libros actas impresas en hojas distintas, ya que, de acuerdo con lo señalado en las disposiciones legales, dichas actas deben asentarse de manera directa en el libro.
Los libros de actas podrían clasificarse en (esto puede variar según la sociedad):
- De comisión ejecutiva.
- De comisión de operaciones.
- De comisión de régimen interior.
- De inspección oficial, el cual lleva algunas compañías donde registran las visitas de inspección que realiza el Gobierno.
En caso tal de que un comerciante no realice la inscripción de las actas, estaría incumpliendo las disposiciones legales, lo que puede contraer sanciones por parte de las diferentes entidades de control y vigilancia. Es importante realizar dicha inscripción, dado que es un método efectivo de control, organización y actualización de la persona jurídica.