¿Cuáles documentos debe tener listos para salir bien librado de la visita de la JCC?
El contador público Jorge González explica que algo que siempre piden en este tipo de visitas es el libro de actas de asamblea o de junta de socios, junto con el libro de accionistas para las empresas por acciones. A continuación, se detallan otros documentos que se deberán tener al día.
El contador público Jorge González explica que algo que siempre piden en este tipo de visitas es el libro de actas de asamblea o de junta de socios, junto con el libro de accionistas para las empresas por acciones. A continuación, se detallan otros documentos que se deberán tener al día.
Según el numeral 1 de la Ley 43 de 1990, entre las funciones de la Junta Central de Contadores –JCC– está ejercer la inspección y vigilancia, para garantizar que la contaduría pública solo sea ejercida por un contador público debidamente inscrito, y que quienes ejerzan la profesión de contador público lo hagan de conformidad con las normas legales, sancionando en los términos de la ley a quienes violen tales disposiciones.
La inspección y vigilancia son llevadas a cabo a través de visitas in situ realizadas por la JCC, las cuales tienen el propósito de verificar el cumplimiento de los requerimientos del DUR 2420 de 2015, que contiene, entre otras, las Normas de Aseguramiento de la Información implementadas en Colombia por medio de la Ley 1314 de 2009, especialmente lo relacionado con la Norma Internacional de Control de Calidad –NICC 1– y el Código de Ética del IESBA.
Documentos que se deben tener listos
Para el contador público Jorge González, director financiero de Borner, y quien cuenta con experiencia en auditoría interna y revisoría fiscal, algo que siempre piden en estas visitas es el libro de actas de asamblea o de junta de socios, junto con el libro de accionistas para las empresas por acciones. «Es lo primero que se debe verificar para tener al día», dice. En este libro verifican que todos sean contadores o que por lo menos el 80 % de los accionistas lo sean.
Acto seguido revisan que se tenga el Código de Ética redactado y optimizado según la firma. Además de este documento, es importante que el profesional contable tenga claros los conceptos de ética (principios éticos, salvaguardas, riesgos de quebrar lo principios, entre otros).
«No sobra revisar el manual del Código de Ética del IESBA (International Ethics Standard Board for Accountants, por sus siglas en inglés)», aconseja González. En este punto cabe recordar que ya existe un Código de Ética digital –eCode–, el cual fue lanzado por el IESBA el 26 de junio de 2019.
Dentro de este proceso también se debe tener listo el manual de calidad, el cual es exigido para tener una firma. Este es riguroso, ya que se deben plasmar todos lo procesos de la firma, desde la aceptación de un cliente hasta la contratación de personal.
«Este manual de calidad pasa desde el proceso de facturación hasta cómo se revisan los entregables de un cliente, lo cual debe garantizar que tiene niveles de revisión suficientes para entregar servicios de calidad», explica González.
En ocasiones, dentro de la visita in situ puede ocurrir que pidan los estados financieros firmados con implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad, con las políticas redactadas, así que lo recomendable es tenerlos a la mano.
¿Existe sanción si no se tiene la documentación completa?
Como lo explicamos en el editorial Todo lo que debe saber sobre las visitas de la JCC, si no se tiene la documentación completa, en principio no se están imponiendo sanciones, pues lo que pretende la JCC es realizar un proceso de acompañamiento a los contadores y firmas de contadores.
Posteriormente, se realizará un seguimiento de las visitas, para constatar que se hayan implementado los correctivos sugeridos por la JCC. Lo anterior no quiere decir que los contadores o las firmas puedan postergar el cumplimiento de los requerimientos, sino que es importante que en la primera visita se tenga la documentación al día.
Si se presentan faltas por parte del contador o la firma, podría tenerse en consideración un traslado al tribunal disciplinario de la profesión.