Tratamiento de costos y gastos en la declaración de renta de una persona natural

En la elaboración de la declaración de renta de una persona natural es indispensable considerar la relación de causalidad y necesidad de los costos y gastos reportados.

A continuación, abordaremos los aspectos clave para el reconocimiento de los costos y gastos.

Desde el punto de vista fiscal, los costos son un conjunto de erogaciones, acumulaciones o consumos de activos en los que incurre el contribuyente en un período determinado, ya sea para la adquisición o la producción de un bien o servicio. Por su parte, los gastos corresponden a erogaciones necesarias para generar renta.

De acuerdo con estas definiciones, se puede evidenciar que para la legislación tributaria es indispensable la relación de causalidad y de necesidad de los costos y gastos con la actividad que se desarrolla.

Para el reconocimiento de costos y gastos en la declaración de renta de una persona natural es importante evaluar si el contribuyente se encuentra o no obligado a llevar contabilidad, pues esto determinará los valores que deben registrarse en el formulario.

Así pues, las personas naturales o sucesiones ilíquidas no comerciantes y no obligadas a llevar contabilidad –independientemente de su calidad de residentes– deberán reconocer dichas partidas por el sistema de caja; es decir, solo las declararán cuando efectivamente se haya realizado su pago en dinero o en especie.

A su vez, los obligados a llevar contabilidad, reconocerán los costos y gastos por el sistema de causación. En consecuencia, aunque no hayan efectuado el pago, deberán adelantar el registro en libros y denunciar tales costos y gastos en la declaración de renta.

Condiciones para la procedencia fiscal

Las condiciones para la procedencia de los costos y gastos se clasifican en presupuestos esenciales, requisitos de fondo y requisitos formales, así:

Rechazo de costos y gastos

Atendiendo lo dispuesto en el artículo 107 del Estatuto Tributario –ET–, los costos y gastos podrán restarse en la declaración de renta, siempre que posean relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con cada una de las actividades económicas desarrolladas por el contribuyente.

Por lo tanto, la Dian podrá rechazar estos costos y gastos cuando los mismos no cumplan las condiciones anteriormente descritas, así como los requisitos para los obligados a llevar contabilidad, los medios de pago para su aceptación, o cuando no estén debidamente soportados con facturas que cumplan las exigencias establecidas en los artículos 617 y 618 del ET.

Para conocer las reglas fiscales que deberán cumplir los costos y gastos de los contribuyentes obligados a llevar a contabilidad, para su respectivo reconocimiento en la declaración de renta, te invitamos a consultar nuestra Cartilla Práctica Guía para elaborar la declaración de renta de una persona natural.

Rechazo de deducciones por incumplimiento de las normas de bancarización

La Dian podrá desconocer los costos y gastos, al igual que las demás deducciones, cuando los contribuyentes realicen pagos por medios diferentes a los establecidos en el artículo 771-5 del ET.

En este sentido, para la aceptación de las deducciones el responsable deberá realizar el pago por cualquiera de los siguientes canales:

• Depósitos en cuentas bancarias.
• Giros.
• Transferencias bancarias.
• Cheques girados al primer beneficiario.
• Tarjetas de crédito, débito o de cualquier otro tipo.

Adicionalmente, la misma norma establece un límite para la aceptación de los costos y gastos pagados en efectivo.

Por el año gravable 2019 se permite imputar el menor valor entre:

• El 70 % del valor pagado, sin que este monto supere las 80.000 UVT ($2.741.600.000).
• El 45 % del total de los costos y deducciones totales.

Los pagos individualizados que superen las 100 UVT ($3.427.000) deben, según la norma, canalizarse a través de los medios financieros de pago descritos, para la aceptación de los costos y gastos deducibles.

Sin embargo, la Dian ha cambiado de postura en varias ocasiones frente a si dichas 100 UVT se refieren a cada transacción considerada individualmente o al monto total de pagos hechos a un mismo sujeto dentro del año fiscal.

En nuestra Cartilla Practica Guía para elaborar la declaración de renta de una persona natural podrás profundizar en otros aspectos a considerar para la procedencia de los costos y gastos dentro de la declaración de renta de una persona natural.

Adicionalmente, tendrás acceso a más particularidades respecto a la preparación de la declaración de renta de las personas naturales, correspondiente al año gravable 2019, además de aquellas obligaciones formales que deberás atender para cumplir a cabalidad con esta responsabilidad.

¡Pero eso no es todo!

Si eres suscriptor Oro o Platino y quieres acceder a todas nuestras cartillas, revistas, libros e informes especiales en versión digital, solo debes acceder a /publicaciones/