Exógena AG 2020: 9 consejos importantes para diligenciar y entregar correctamente los formatos

Fijarse en la forma en que se inicia sesión en el portal de la Dian al momento de entregar los reportes y verificar que las cifras siempre estén reportadas en pesos y no en miles figuran entre las recomendaciones para realizar este proceso.

A continuación, presentamos 9 consejos importantes.

Sin importar cuántos y cuáles sean los formatos que le corresponda entregar a cada reportante para cumplir con las exigencias de los reportes de información exógena tributaria del año gravable 2020 (ver Resolución 000070 de octubre de 2019, modificada con las resoluciones 000023 de marzo 12 de 2021 y 000038 de mayo 7 de 2021), las siguientes son pautas generales que se deben tener en cuenta al momento de elaborar cualquiera de los formatos mencionados en los artículos de dicha resolución.

Nota: las siguientes son recomendaciones tomadas del producto virtual Novedades para el reporte de información exógena tributaria del año gravable 2020, elaborado en marzo 26 de 2021 por el Dr. Diego Guevara, líder de investigación tributaria en Actualícese. Este es un fragmento de los videos que hacen parte del producto.

1. Ingreso en el portal de la Dian

Los reportes solo los firma el representante legal en el caso de las personas jurídicas o sucesiones ilíquidas, o la persona natural obligada a informar. Por tanto, [pq]cuando el representante legal de las personas jurídicas inicie sesión en el portal de la Dian, debe asegurarse de entrar siempre por la opción “NIT”[/pq] y no por la opción “A nombre propio”.

2. Seudo-NIT para personas jurídicas ubicadas en el exterior

Para quienes tengan que utilizar los seudo-NIT que se mencionan, por ejemplo, en los artículos 16 al 24 de la Resolución 000070 de 2019 y con los que se identificarían solamente a los terceros personas jurídicas ubicados en el exterior (seudo-NIT que se utilizan solo cuando en dicho país no se utilicen “código o clave fiscal” y que empezarían con el número 444444001, pero que pueden avanzar de uno en uno  hasta el 444449000), lo correcto es que, cuando se asigne un seudo-NIT a algún beneficiario, ese mismo beneficiario del exterior se deberá identificar con ese mismo seudo-NIT en todos los distintos reportes (como socio o en los costos o gastos, en los saldos de las cuentas por cobrar o en los saldos de las cuentas por pagar, etc.).

3. Las cifras deben ser reportadas en pesos

Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los formatos deben ser reportadas en pesos (no en miles ni millones) sin utilizar decimales, comas ni fórmulas (ver artículo 52 de la Resolución 000070 de 2019).

4. Dirección de terceros

En cuanto a las direcciones con las que se reportan a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la dirección que tenía el tercero a la fecha en que se hicieron las operaciones. Por tanto, no es obligatorio averiguar si para la fecha en que se entregaría el reporte ese tercero ha cambiado o no de dirección.

Nota: en estos casos se podría volver inútil para la Dian contar con direcciones que ya no servirían, y se podría estar incumpliendo lo establecido en el artículo 44 de la Ley antitrámite 962 de 2005 (ver Concepto Dian 31198 de mayo 15 de 2012).

5. Instrumento de firma electrónica

Para la transmisión virtual no se aceptan excusas de daños en los equipos o el olvido de la contraseña del instrumento de firma electrónica –IFE–. Si se requiere obtener un nuevo instrumento de firma electrónica (por ejemplo, porque se contrata a última hora un nuevo representante legal que no tenía firma electrónica y la firma no se le pudo generar virtualmente), se deberá hacer el trámite de manera presencial como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento (ver artículo 49 de la Resolución 000070 de 2019).

6. Contingencias en los servicios informáticos de la Dian

El inciso primero del artículo 50 de la Resolución 000070 de 2019 indica que, si se presenta la contingencia por inconvenientes técnicos en el portal de la Dian, no se debe acudir a esta entidad con los archivos en una USB; simplemente, el reportante tendrá 8 días hábiles más siguientes a la fecha de su vencimiento, y de esa forma podrá hacer la entrega virtual de los reportes sin que se configure extemporaneidad.

7. Reporte de los NIT

Cuando se reporten los NIT (tipo de documento 31), el dígito de verificación es opcional reportarlo (si se conoce, se reporta; de lo contrario, no se reporta). Incluso, cuando se trate de terceros que son personas naturales y se tiene duda en cuanto a si tienen o no un NIT en la Dian, entonces a tales terceros se les puede reportar con cédula de ciudadanía (tipo de documento 13), pues en la práctica la cédula es el mismo NIT.

Nota: si se usa el servicio de “Consulta de inconsistencias” se podrá confirmar si un respectivo NIT está inscrito en el RUT y, adicionalmente, se podrán conocer los nombres y apellidos completos del tercero.

8. Reporte de exógena debe coincidir con las declaraciones tributarias de 2020

Si los reportes que exige la Dian en la práctica deben coincidir con los mismos valores que se llevaron a las declaraciones tributarias de 2020 (retención en la fuente, IVA, INC, renta, ingresos y patrimonio, régimen simple, etc.), lo que sucederá es que, si esas declaraciones se llegan a corregir después de que se hayan entregado los reportes de información exógena, será necesario entrar también a corregir el reporte, y la Dian podría imponer las sanciones por haber entregado inicialmente información errónea (ver artículo 651 del ET, en especial su parágrafo, el cual exonera de sanción a las correcciones que se realicen solo antes del vencimiento del plazo para entregar los reportes).

9. Reporte de exógena para personas naturales o sucesiones ilíquidas no grandes contribuyentes

Si una persona natural o sucesión ilíquida que no sea grande contribuyente queda obligada a entregar reportes de exógena del año gravable 2020, tendrá que madrugar más que las demás personas naturales para tener lista, aunque sea en borrador, su declaración de renta o su declaración del SIMPLE del año gravable 2020, pues sus reportes de exógena vencerán entre mayo y junio de 2021, mientras que la declaración de renta se vencerá entre agosto y octubre de 2021 y la declaración del SIMPLE vencerá en octubre de 2021 (ver artículos 1.6.1.13.2.15 y 1.6.1.13.2.50 del DUT 1625 de 2016, luego de ser modificados con el Decreto 1680 de diciembre 17 de 2020).

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