Concepto 220-056387 de 22-04-2015

Superintendencia de Sociedades
Concepto 220-056387
22-04-2015

Ref: Reuniones ordinarias

Me refiero a su comunicación remitida por web master con el No. 2015-01-072401 mediante la cual consulta si es posible convocar en marzo a reunión ordinaria de la asamblea general de accionistas para el mes de abril y, si en esa condiciones los accionistas podrían reunirse por derecho propio del primer día del citado mes, no mediar dicha convocatoria con la antelación y medio establecidos en la ley y/o los estatutos.

Sobre el particular, es preciso señalar que esta Entidad ha tenido la oportunidad de pronunciarse sobre la hipótesis descrita, como se advierte en los oficio 220-035800 del 16 de mayo de 2008, que a su turno remite al oficio 220-44078 del 9 de septiembre de 2004, cuyos apartes viene al caso extraer a continuación:

“(…)
1. Si bien el ordenamiento mercantil positivo prevé que la reunión por derecho propio procede por falta de convocatoria al máximo órgano social –asamblea general de accionista o junta de socios-, ha sido criterio de la Entidad de tiempo atrás, que la misma también procede por su indebida convocación, es decir, cuando ésta pretermite alguno de los requisitos de procedibilidad en cuanto a medio o antelación, o es realizada por quien no está facultado para ello, conforme a lo establecido en la ley o en los estatutos para el efecto.
2. Procede igualmente cuando el órgano social competente, si bien es debidamente convocado, en cuanto a medio y antelación se refiere, la fecha en que habrá de efectuarse la sesión es posterior al 31 de marzo.”

Nótese que la posibilidad de que los asociados se reúnan por derecho propio en las condiciones previstas en el inciso segundo del artículo 422 del Estatuto Mercantil, se origina bien por la falta de convocatoria a reunión ordinaria, o bien por la indebida convocación por razones de medio, antelación, legitimidad de quien está facultado para convocar, o por haber sido citado el máximo órgano social para que se reúna con posterioridad al 31 de marzo, en este último caso cuando quiera que la reunión ordinaria por ley o por estatutos deba celebrarse dentro de los tres primeros meses del año.

En la hipótesis de convocatoria efectuada por el medio requerido y con la antelación debida, pero en la que la fecha de la reunión es ulterior a los tres primeros meses del año, se abre entonces la posibilidad de que los socios acudan el primer día hábil del mes de abril, a las 10:00 a.m., a las oficinas del domicilio social donde funcione la administración de la compañía, con el fin de que se reúnan por derecho propio.

Pero si los asociados no hacen uso de esta prerrogativa, sino por el contrario, se presentan a la reunión en la fecha fijada en la convocatoria referida, con el fin de constituirse en asamblea o junta de socios para ocuparse del temario propio de la reunión ordinaria, se ha de concluir que tal reunión tiene lugar y que la misma debe ser considerada como extraordinaria por el tiempo pero ordinaria por la naturaleza de los asuntos a tratar. (negrilla fuera de texto).

A este respecto es preciso traer a colación lo que esta Entidad expresó en el Oficio 220-18570 del 22 de abril de 2005, a saber:

“De los argumentos y consideraciones expuestos tenemos que en las sociedades en las que por estatutos no este determinada la fecha o época de la reunión ordinaria, salvo que los asociados se hubieren reunido por derecho propio en los términos antes indicados, la referida sesión deberá ser convocada en el menor tiempo posible, siendo extraordinaria por la época – fuera de los tres primeros meses-, pero con carácter de ordinaria por el temario, lo que implica, además que deben observarse las formalidades propias para la convocatoria a reuniones extraordinarias y con sujeción al medio y antelación previstos en los estatutos o en la ley para tales fines.” (negrilla fuera de texto).

Con la claridad atinente a que cuando el concepto transcrito señala que se deben observar las formalidades propias para la convocatoria a reuniones extraordinarias, ha de entenderse que se trata es de las formalidades pertenecientes a la convocatoria para reuniones ordinarias, por aquello de la antelación de quince días hábiles para efectos del derecho de inspección de los socios (artículo 424 Inc. 2º C.Co), se ha de concluir que las reuniones que se realicen con posterioridad al 31 de marzo pero en las que se discutan las materias propias de las reuniones ordinarias, están llamadas a producir sus efectos legales siempre que de una parte se convoquen por quien está legitimado, y que de otra, la respectiva citación se haga de forma debida en cuanto a medio y antelación para las reuniones ordinarias.

Lo anterior, sin perjuicio, claro está, de la responsabilidad que les asiste a los administradores, particularmente al representante legal, por convocar a los socios o accionistas para una fecha posterior a la consagrada en la ley o en el contrato social, por desconocer su deber legal de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias (artículos 23 Num. 2º y 24 Ley 222 de 1995).
(…)

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, no sin antes señalar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo y que en la P. WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, como los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, entre otros.