El informe de gestión de los administradores por el 2010 debe tomar en cuenta lo que dijo la Supersociedades en mayo de 2010

En Mayo de 2010 la Supersociedades expidió la Circular 300-000002 para que los administradores estén obligados a obtener evidencias antes de afirmar en el Informe de Gestión que la sociedad  sí  cumple  con las normas sobre derechos de autor. Si no sustentan su afirmación con evidencias, se exponen a multas de hasta 200 salarios mínimos. Dicho Informe se debe entregar a la Supersociedades en Abril de 2011.

Todas las sociedades comerciales, sin importar su tamaño, están obligadas a que sus administradores (ya sea la Junta directiva en las sociedades anónimas, o los Representantes Legales en los demás tipos de sociedades) cumplan con emitir anualmente, junto a los Estados Financieros, lo que se conoce como  el Informe de Gestión de los Administradores (ver artículos 45 a 47 de la Ley la Ley 222 de 1995).

Y desde el año 2000 en adelante, cuando la Ley 603 modificó el  artículo 47 de la Ley 222 de 1995, ese Informe de Gestión debe hacer mención sobre “El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.”

Al respecto, sucede que en Mayo 6 de 2010 la Supersociedades expidió su Circular externa 300-000002 para indicar que cuando los administradores hagan mención en su informe de gestión sobre si la sociedad ha cumplido o no con las normas sobre propiedad intelectual, tal afirmación deberá estar respalda con evidencias que lo sustenten.

Lo que pide la Supersociedades para respaldar la afirmación sobre el cumplimiento de las normas de autor

En el texto de la Circular externa antes mencionada se lee lo siguiente:

“En consecuencia, la Superintendencia de Sociedades, en ejercicio de sus facultades legales fijará las siguientes directrices relacionadas con los deberes específicos que deben observar los administradores de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, respecto del contenido del informe de gestión en lo atinente al estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor, de conformidad con lo establecido en los artículos 46 y 47 de la Ley 222 de 1995, y lo señalado en la Ley 603 de 2000:

a) Los administradores deberán hacer las indagaciones y verificaciones que les permita afirmar de manera objetiva y veraz en el informe de gestión, el estado de cumplimiento de las normas de propiedad intelectual y de derechos de autor dejando las evidencias que permitan verificar su cumplimiento;

b) Es responsabilidad de la junta directiva constatar el cumplimiento de las normas de propiedad intelectual y de derechos de autor por parte de la sociedad. Aquellos miembros de junta directiva que no estuvieren satisfechos con las actividades adelantadas por el re­presentante legal o con las explicaciones contenidas en el informe de gestión, en lo relativo al cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor, deberán formular las salvedades correspondientes, para evitar eventuales sanciones.

Realizar la afirmación en el informe de gestión sin las evidencias necesarias dará lugar a la imposición de sanciones administrativas por parte de esta Superintendencia (art. 86, num. 3 de la Ley 222 de 1995), sin perjuicio de acciones que correspondan a otras autoridades.

El cumplimiento de las directrices establecidas en la presente circular será tema de verificación en el desarrollo de las visitas e investigaciones administrativas decretadas por esta Superintendencia.”

(los subrayados son nuestros)

Como puede verse,  y tal como lo destacamos en su momento mediante una conferencia gratuita, no es suficiente con que los administradores se confíen de que aparentemente todos los software de la empresa y demás obras protegidas con derechos de autor sí cuentan con las licencias respectivas para poderlos usar de forma legal.

Deberán entonces los administradores de la sociedad obtener pruebas al respecto (soportes con documentos idóneos) con los cuales respaldar su afirmación en el Informe de Gestión de que la sociedad sí cumple con las normas sobre derechos de autor pues si miente al respecto, y en una vista de la Supersociedades se detecta la mentira, en ese caso a la sociedad se le impondrían las multas administrativas de que trata el artículo 86 de la misma Ley 222  de 1995 (multas de hasta 200 salarios mínimos mensuales)

El informe de Gestión se debe entregar a la Supersociedades en Abril de 2011

Es importante destacar que ese Informe de Gestión es uno de los documentos que obligatoriamente se deberá entregar durante abril de 2011 a la Supersociedades por parte de las sociedades  que a diciembre de 2010 tenían condiciones de vigiladas o controladas y que durante marzo de 2011 están cumpliendo con entregarle las cifras de sus estados financieros (véase el numeral 4.1.1. de la Circular 100-0004 de noviembre de 2010 y nuestro editorial  de Febrero de 2011: “Supersociedades amplió plazo para entrega de documentos adicionales que acompañan a los E.F. del 2010”)

Además,  y como lo destacamos en su momento con un editorial de comienzos del 2010, la DIAN ha seguido haciendo visitas a las sociedades para evaluar la legalidad del software pues con las visitas que hizo durante el 2009 pudo comprobar que  de 30 personas jurídicas visitadas 27 tenían software ilegal y fueron reportadas a la Fiscalía.

En Mayo de 2010 la propia Supersociedades, en uno de sus Boletines, indicó que se empezarían a hacer alianzas con Business Software Alliance (BSA) y la multinacional Microsoft con quienes en esa fecha se acordó consolidar esfuerzos para estimular aún más a los empresarios colombianos al uso de software legal.

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