Oficio 168 de 06-09-2005

Contabilización de pagos por concepto de retención en la fuente.

OFCTCP / 168 / 2005

Bogotá D. C., 06 de Septiembre de 2005

Ref.: Consulta de fecha 27 de Mayo de 2005
No. Radicación 136

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005, expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

CONSULTA (TEXTUAL):

“LOS PAGOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE POR CONCEPTOS LABORALES QUE HAGA UNA EMPRESA A LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DIAN DE EXTRABAJADORES PRODUCTO DE RELIQUIDACIONES YA SEA POR PARTE DE FISCALIZACIÓN DE LA ENTIDAD ESTATAL O POR LA MISMA EMPRESA, AL MOMENTO DE AFECTAR LAS CUENTAS QUE ES MÁS RECOMENDABLE,

1. DEBITAR LA CUENTA 1380 POR EL VALOR PAGADO, TENIENDO EN CUENTA QUE ESTE SE HACE POR CUENTA DE TERCEROS, GENERANDO UNA CUENTA POR COBRAR POR LAS RETENCIONES DEJADAS DE APLICAR.

2. AFECTAR CON CARGO A LOS RESULTADOS DEL EJERCICIO ESTOS VALORES Y REGISTRAR EN CUENTAS DE ORDEN EN LITIGIOS Y/O DEMANDAS EN CASO DE QUE ESOS EXTRABAJADORES SE NIEGUEN A CANCELAR Y SE TENGA QUE RECURRIR A LA VÍA JUDICIAL.”

RESPUESTA:

En atención a las inquietudes anteriormente expuestas, una vez realizada la reliquidación de extrabajadores, ya sea por fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o por cuenta de la misma empresa, y se detecte un mayor valor de la retención en la fuente de dicha liquidación, este valor deberá contabilizarse atendiendo lo establecido en los artículos 47 y 53 del Decreto 2649 de 1993, así:

“(…) Art. 47. Reconocimiento de los hechos económicos. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.
Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.
La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información.(…)”

“(…) Art. 53. Clasificación. Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas.(…)”

Ahora bien, dado que el valor adicional de la retención en la fuente producto de la reliquidación, no fue practicada oportunamente, en el momento de determinar el error, tal situación deberá ser asumida por esa entidad, ya que es ella quien liquida, retiene y paga la nómina sin intervención alguna del trabajador, así como es responsable del pago de retención en la fuente frente a la autoridad tributaria.

Por tanto, al asumir el error debe registrarlo en la contabilidad como un gasto, y, si voluntariamente el trabajador desvinculado acepta y resuelve voluntariamente reintegrar el dinero, este valor se contabilizará como una recuperación del gasto.

En los términos anteriores, se absuelve la consulta presentada, indicando que sus efectos son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, no compromete la responsabilidad de la entidad que la atiende, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra ella no procede recurso alguno.

Cordialmente,

JAIME LEÓN GÓMEZ
Presidente (E)

JLG / mlab