Pautas importantes para algunas tareas tributarias que tienen los contadores al comienzo del 2010

Aquí recogemos algunas instrucciones importantes para el proceso de expedición de Certificados de Retenciones en la fuente del 2009 y para la liquidación de la primera cuota del impuesto de renta 2009 de los Grandes Contribuyentes

El cierre de cualquier año fiscal implica para los Contadores y demás personal que participan en el proceso la acumulación de una gran cantidad de tareas importantes que se ejecutan en los primeros meses del año siguiente.

Por lo anterior,  a continuación se señalaremos algunos puntos importantes que se pueden tener presentes durante este comienzo del año 2010 en relación con las labores del cierre fiscal del año 2009.

1. Para las empresas que deben expedir certificados laborales por los pagos hechos a sus trabajadores durante 2009

El certificado debe detallar todos los pagos efectivamente realizados al trabajador durante el 2.009. Por tanto, si una empresa solo causó los pagos labores pero no lo pagó, no los debe incluir en el certificado.

Adicionalmente, aunque en la contabilidad del 2.009 figura el “gasto cesantía” que se fue causando sobre los salarios que le pagaron al empleado durante  el 2.009, ese valor no es el que constituye ingreso para el trabajador.  Sólo es ingreso para el trabajador el valor que le pagaron si lo liquidaron durante el año o solicitaba un anticipo de cesantías, incluso, el valor que se le envió al fondo de Cesantias en Febrero de 2009 no se incluiría (esto está respaldado por las instrucciones que la DIAN emite cada año para el renglón 38 del formulario 220 “Certificado de ingresos y pagos labores”; consulta también nuestra versión en Excel de ese Certificado).

Lo anterior se debe a que los asalariados, como no llevan contabilidad, deben declarar en sus declaraciones de renta los ingresos efectivamente recibidos en el año 2.009 (ver Artículo 27 del Estatuto Tributario). Incluso, al elaborar los medios magnéticos 2.009, las empresas deben reportar, cuando se trata de los salarios y demás pagos laborales, solo la parte efectivamente pagada (ver artículo 4 resolución 7935 de Julio de 2009. En cambio, cuando reportan los otros costos (como honorarios, servicios, compras, etc.) allí si reportan lo pagado o lo causado.

Así las cosos, aunque en algunas empresas ese certificado laboral se haga automáticamente con la ayuda de los sistemas, conviene hacerles pruebas manualmente a algunos para verificar que las cifras del mismo sean las correctas.

2. Para las empresas que fueron Autorretenedoras del Impuesto de Renta durante del 2009

La norma del Artículo 31 del Decreto 4929 de Diciembre 17 de 2009 menciona en el parágrafo tercero  lo siguiente:

«Parágrafo 3. Cuando se trate de autorretenedores, el certificado deberá contener la constancia expresa sobre la fecha de la declaración y pago de la retención respectiva.”

De esta norma se desprendería la conclusión de que las empresas Autorretenedoras deben «autocertificarse” así mismas.

Esta disposición no tiene razón de ser por cuanto el  principal soporte de las retenciones que estas empresas se restarán en sus declaraciones de renta 2009 la constituirán las 12 declaraciones mensuales de Retenciones en la Fuente que han presentado por el año gravable 2009, las cuales se debieron presentar con pago.

Sin embargo, para evitarse inconvenientes con las autoridades tributarias (ver el Artículo 667 del Estatuto Tributario), será mejor «autocertificarse»…

3. Para todas las empresas que actuaron como agentes de retención a título del impuesto sobre la renta durante 2009

Los certificados por conceptos distintos a los pagos labores, y que se deben expedir a más tardar en marzo 17 de 2010 a cada sujeto pasivo a los que se practicaron las retenciones, casi siempre son expedidos en formas continuas con la opción que para tales fines tienen la mayoría de los programas de contabilidad (Nota: recuérdese que la DIAN ya ha opiado que es permitido entregarlos vía Internet desde el portal que pueda tener el agente de retención y al que entraría el sujeto pasivo para descargarlo; consulta nuestro anterior editorial “DIAN dice certificados de Retefuente se pueden expedir por Internet”).

Sin embargo, si alguna empresa que actuó como agente de retención durante el 2009 enfrenta la situación de que presentó sus 12 Declaraciones de retención en la fuente, pero todavía no ha efectuado el pago de algunas de ellas (pues la Circular DIAN 066 de Julio de 2008 lo permite), sería en esos casos una falsedad la expresión que los programas contables colocan al final del certificado y que normalmente dice: «Esta retención fue oportunamente consignada en los bancos de la jurisdicción de la administración de impuestos de xxx» .

En consecuencia, para aquellos agentes retenedores que se encuentren en la situación antes señalada, sería mejor utilizar otra expresión de forma que no se configure un responsabilidad penal por delito de «falsedad», la cual sería adicional a la que ya tienen encima por «peculado» (Ver artículo 402 ley 599 de 2000. Código Penal)

En todo caso, para el sujeto pasivo no se debe configurar ningún problema en llegar a utilizar un certificado expedido por ese agente retenedor el cual seria un certificado «mentiroso», pues para poder restarse la respectiva Retención en la Fuente queda una segunda forma de prueba y es la mencionada en el parágrafo 1 del Artículo 381 del Estatuto Tributario

4. Para todas las empresas que actúen  como agentes de retención a título del impuesto sobre las ventas IVA durante 2010

La norma del Artículo 33 del Decreto 4929 de Diciembre 17 de 2.009 menciona en su inciso segundo  lo siguiente:

«Cuando se trate de retenciones del impuesto sobre las ventas asumida por responsables del régimen común por operaciones  realizadas con responsables del régimen simplificado, el certificado deberá contener la constancia expresa sobre la fecha de la declaración y pago de la retención respectiva»

De esta norma se desprendería la conclusión de que las empresas del Régimen Común, a lo largo del 2010, deben expedirle a las personas naturales del régimen simplificado, dentro de los quince días calendario siguientes a la finalización de cada bimestre, el certificado sobre las retenciones de IVA asumidas que llegó a contabilizar el agente retenedor (ver parágrafo 2 del Artículo 615 del Estatuto Tributario).

Esta si es definitivamente una norma inocua por cuanto ese certificado NO TIENE UTILIDAD ALGUNA. Es claro que a la persona natural del régimen simplificado del IVA no le son utiles los certificados que le pueda expedir el agente de retención del IVA por concepto de IVA, ya que como la misma norma lo reconoce, fueron asumidas por el mismo agente de retención. Adicionalmente, la  persona natural del régimen simplificado del IVA no presenta ninguna declaración de IVA donde se pueda restar retenciones de IVA.

Y los únicos que se salvan de estar expidiendo esos certificados son las Entidades públicas mencionadas en el numeral 1 del Artículo 437-2 del Estatuto Tributario, pues para ellas, con la discriminación que hagan en el comprobante de pago del valor que están practicando por retenciones de IVA (ya sea al régimen común o al simplicado), ya con eso reemplazan la expedición del certificado (ver el inciso segundo del artículo 615-1 del Estatuto Tributario).

Como sea, para evitarse inconvenientes con las autoridades tributarias, será necesario expedir tales certificados  y conservar las copias en el archivo de la empresa que los expidió (ver la sanción en el Artículo 667 del Estatuto Tributario).

5. Para las empresas y personas naturales que a Diciembre 31 de 2009 eran «Grandes Contribuyentes del impuesto de renta»

Es claro que estos contribuyentes deben cumplir con pagar, entre el 9 y el 22 de Febrero de 2010 dependiendo del último dígito de su Nit sin incluir el dígito de verificación, lo que sería la “primera cuota” (de un total de 5 cuotas)  para su impuesto de renta y complementarios año gravable 2009 (ver el Artículo 12 del Decreto 4929 de Diciembre de 2009).

Sin embargo, esa “primera cuota” no se debe realizar si se está seguro de que la Declaración de renta 2009 va a  arrojar un “saldo a favor” y no un “saldo a pagar”. En consecuencia, todas estas empresas deben determinar desde ya si su Declaración 2009 dará “saldo a pagar” o “saldo a favor” (véase el segundo inciso del artículo 12 Decreto 4929 de Diciembre de 2009).

Por otro lado, para aquellas que sí determinaran «saldo a pagar» en sus Declaraciones de renta 2009, se pueden presentar los siguientes casos:

6. Para todas las empresas que tuvieron durante el 2009 operaciones con vinculados económicos en el exterior

De conformidad con la norma del Artículo 20 del Decreto 4929 de Diciembre 17 de 2009, si un contribuyente efectuó operaciones con vinculados económicos o partes relacionadas ubicados en el exterior, se tienen que revisar dos criterios para evaluar si a esa empresa le corresponderá o no presentar la «Declaración Informativa Individual de Precios de Transeferencia» por el año gravable 2009 informando sobre los precios de transferencia a los cuales se pactaron tales operaciones.

El segundo de esos criterios (incluido en el literal “b” del artículo) indica que,  sin importar el patrimonio bruto o los ingresos brutos a diciembre de 2009,  la empresa en Colombia deberá presentar la Declaración informativa indiviual si los vinculados económicos o partes relacionadas del exterior se encontraban ubicadas en países considerados como “paraísos fiscales». Cabe la pregunta ¿cómo puede el Gobierno nacional expedir esta norma si sucedió que se le acabó el año 2009 y no definió cuales eran los países «paraísos fiscales»?

En consecuencia, para muchas empresas en Colombia con patrimonios medianos, que durante el 2009 llevaron a cabo operaciones con vinculados económicos o partes relacionadas ubicados en el exterior, pero con la particularidad de que ese país donde se encuentra ubicado el vinculado económico no era un «paraíso fiscal» definido por el gobierno de Colombia (Art.206-6 del ET),  no existe entonces la obligación  de presentar la «Declaración informativa».

Convendría que para el año 2009 el gobierno sí defina con anticipación cuáles son los países que se consideran «paraísos fiscales» y de esa forma todas las empresas en Colombia puedan planificar tributariamente sus operaciones con sus vinculados en tales países