Registro de facturas electrónicas consideradas como título valor sería regulado
Según un proyecto de decreto del Ministerio de Comercio las facturas electrónicas consideradas como título valor deberían inscribirse en el registro de facturas electrónicas, siendo necesario cumplir con unos requisitos de inscripción. El acceso a la información dependería del tipo de usuario.
Según un proyecto de decreto del Ministerio de Comercio las facturas electrónicas consideradas como título valor deberían inscribirse en el registro de facturas electrónicas, siendo necesario cumplir con unos requisitos de inscripción. El acceso a la información dependería del tipo de usuario.
Sobre el tema del registro de facturas electrónicas es válido tener presente que mediante el artículo 9 de la Ley 1753 de junio 09 de 2015 se estableció su creación, se estipulo que en este se deben incluir las facturas electrónicas que lleguen a considerarse como título valor y se determinó que será administrado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
El 22 de agosto de 2016 ese mismo ministerio expidió el Decreto 1349 para reglamentar la circulación de la factura electrónica como título valor. Al respecto puede consultar nuestro editorial Circulación de la factura electrónica como título valor fue reglamentada por Mincomercio.
Es conforme a lo descrito anteriormente que el 10 de julio de 2017 el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en su portal web, dio a conocer el proyecto de resolución mediante el cual se expediría el manual de funcionamiento del administrador del registro de facturas electrónicas –REFEL– (y es de recordar que hasta el día de hoy hay plazo para que la ciudadanía envíe comentarios respecto a dicho documento).
De acuerdo con el contenido del proyecto de resolución, para realizar la inscripción en el REFEL y para acceder a los servicios de consulta en los que la información estaría disponible en cualquier momento sería necesario crear una cuenta de usuario. Los servicios de consulta estarían relacionados con la información registral vigente de la facturas del usuario o de las facturas que lo afecten.
Requisitos de inscripción al REFEL
De quedar en firme las indicaciones del proyecto de resolución, el artículo 5 establecería que para ser usuario de los servicios de inscripción del REFEL sería necesario que dicho usuario cumpla con los siguientes requisitos:
- Crear una cuenta de usuario.
- Diligenciar el formulario de inscripción inicial de la factura electrónica cómo título valor.
- Pagar los derechos de inscripción de la factura electrónica.
- Adjuntar la factura electrónica como título valor.
El responsable de la información registrada en el proceso de inscripción de la factura electrónica como título valor sería el emisor o tenedor legítimo de dicha factura. Una vez efectuado el registro de la factura se le daría aviso a quienes se encuentren involucrados en la operación o que se vean afectados por esta.
Motivos que generarían el rechazo de la solicitud de inscripción de la factura electrónica
Serían seis los casos por los que se rechazaría la solicitud de inscripción de la factura electrónica, estos son:
- No se registró toda la información obligatoria en los formularios de registro (dichos formularios serían: inscripción inicial, endoso electrónico, mandato electrónico de los sistemas de negociación electrónica, solicitud de presentación del servicio de aceptación o rechazo electrónico, modificación, cobro, limitación a la circulación de la factura electrónica e instrucciones de pago) o no se adjuntaron todos los documentos requeridos.
- No se pagaron los derechos de inscripción de la factura electrónica.
- No se anexó la factura electrónica como título valor.
- En el formulario de inscripción el emisor no manifestó bajo la gravedad de juramento la aceptación de la factura electrónica o no se adjuntó la constancia de la entrega efectiva de esta al adquirente/pagador.
- El código único de la factura electrónica allegada no es el mismo que el que se encuentra en los sistemas de la DIAN.
- La factura electrónica ha sido alterada.
¿Cómo sería el acceso a los servicios de consulta del REFEL?
De acuerdo con el artículo 7 del proyecto de resolución, [pq]el acceso o consulta de la información contenida en el REFEL dependería del tipo de usuario. En dicho proyecto se contemplan siete tipos de usuarios[pq], a saber:
- Usuario emisor o tenedor legítimo: es quien tendría acceso a las facturas electrónicas que ha registrado y a la información que afecte la circulación de dichas facturas.
- Usuario potencial comprador: podrían acceder a la información de las facturas electrónicas que van a ser negociadas a través de los sistemas de negociación electrónica, también pueden consultar la información de la negociación.
- Usuario comprador/factor: tendría la posibilidad de acceder a la información de la factura electrónica que haya sido inscrita en el estado de “en negociación directa”.
- Usuario de sistema de negociación electrónica: podría acceder a la información registral y a la relacionada con la negociación de mandato electrónico.
- Usuario de consulta adquirente/pagador: podría consultar la información de la factura electrónica inscrita en el REFEL.
- Usuario de consulta autoridad administrativa o judicial: previa solicitud, tendría acceso a la información que requiera.
Los usuarios podrían consultar la información registrada en el REFEL conforme a los siguientes criterios de búsqueda:
- Número de identificación y nombre, ya sea del emisor o tenedor legítimo de la factura electrónica o del adquirente o pagador de esta.
- Código único de la factura electrónica.
- Cualquier otro criterio que incluya el REFEL.
Otros aspectos considerados en el proyecto de resolución
Entre las propuestas que contiene el proyecto de resolución es válido traer a colación las siguientes:
- El que verificaría la autorización de los sistemas de negociación de facturas electrónicas sería el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo; este tendría actualizada en su portal web la lista de dichos sistemas.
- El REFEL conservaría la información histórica del sistema de archivo y de la factura electrónica inscrita por lo menos diez años contados a partir de la fecha de inscripción de la respectiva factura.