Software VS Soportes Físicos: ¿a cual creerle?

Si se hace necesario rectificar las imputaciones contables en los soportes de la contabilidad, esa rectificación no se debe hacer solo en el software sino también en el cuerpo de los documentos físicos

De acuerdo con los artículos 123 y 124 del decreto 2649 de 1993, los soportes contables (tales como facturas, notas de contabilidad, comprobantes de egreso, etc.) y los comprobantes de contabilidad (o “comprobantes de diario” como se conocen entre muchos contadores) deben contener la huella sobre cuáles fueron las cuentas contables que resultaron afectadas con cada una de las operaciones comerciales de la empresa, operaciones que quedaron respaldadas en los mencionados soportes contables (véase también el artículo 53 del Código de Comercio).

Luego de haberse cumplido con el paso anterior, esos soportes contables y comprobantes de contabilidad son hoy día, en la gran mayoría de las empresas, ingresados por uno o varios digitadores hasta el software contable que se ha adquirido en la empresa y con el que se facilitará la labor de llevar al día los libros oficiales de contabilidad, emitir Estados Financieros  y hasta emitir reportes de tipos tributarios, comerciales, labores, entre otros.

Hasta ese punto es claro que las cuentas que figurarían afectadas en el software contable son las mismas indicadas en el cuerpo físico de los soportes contables y de los comprobantes de contabilidad.

Por los afanes no se hacen las cosas completas

Sin embargo, de vez en cuando, y por causa de las revisiones contables que son efectuadas periódicamente ya sea por la auditoría interna, o por la auditoría externa o por la revisoría fiscal de la empresa, lo que termina sucediendo es que ciertos errores detectados en las mencionadas revisiones y que implican rectificar las cuentas contables afectadas en la operación comercial son errores que se corrigen únicamente en el interior del software contable pero que no se corrigen en el cuerpo físico de los soportes o de los comprobantes de contabilidad.

Esa situación  puede tener su justificación  algunas veces en el afán con que se trabaja en ciertas fechas en la contabilidad (como por ejemplo en los periodos de cierre contable o en las fechas en que se vencen declaraciones tributarias de tipo mensual o bimestral), fechas en las que se piensa primero en arreglar el software contable y se deja para después la tarea de arreglar los soportes físicos.

Pero cuando eso sucede, el riesgo que se termina corriendo es que la contabilidad de la empresa, en la parte en donde se ponen en desacuerdo lo que dice el software contable (que es con el que se imprimirían los libros de contabilidad) y lo que dicen los comprobantes de contabilidad, podrá ser rechazada como valida ya que así se desprende lo indicado en el artículo 59 del Código de Comercio donde se lee lo siguiente:

“ART. 59.—Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existirá la debida correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria en favor del comerciante obligado a llevarlos.”

Es mejor atender primero lo importante antes que lo urgente

Incluso, si la situación no se corrige oportunamente y la contabilidad termina siendo heredada por otro contador diferente, en ese caso una especie de “mala fama” o “mala imagen” podría empezar a recaer sobre el anterior o anteriores contadores que la hayan dejado la contabilidad en esas condiciones…

En vista de lo anterior, el procedimiento correcto que se ha de seguir cuando en algún proceso de revisión se haga necesario entrar a corregir las imputaciones contables de los soportes y comprobantes de contabilidad, es que primero se efectúe la corrección en el cuerpo de los soportes y comprobantes de contabilidad y luego sí se efectúen los arreglos en el software mismo.

Como quien dice, es mejor demorarse un poquito más con lo que sí es importante y no dejarse ganar por la urgencia de los demás procesos contables.

Material relacionado:

• Todas las notas de contabilidad, inclusive las de cálculos automáticos, se deberían imprimir y firmar
• No se debe olvidar efectuar la impresión de los “comprobantes de contabilidad”
• La importancia de tener un detalle completo de los activos fijos (depreciables y no depreciables) que figuren en la contabilidad
• Cámaras de Comercio seguirán registrando Libros de las Entidades de la Economía Solidaria por otros dos años más
• Donde registran sus libros oficiales de contabilidad las Entidades Sin Animo De Lucro?