Consejos para obtener resultados oportunos en informes de auditoría en medio del COVID-19
Vida útil de la información para tomar decisiones oportunas se ha reducido; incluso, en el mejor de los casos, los informes tardan mucho, disminuyendo su valor.
No es opción entregar un informe final de auditoría después de que sea demasiado tarde para que los resultados eviten un impacto mayor.
Vida útil de la información para tomar decisiones oportunas se ha reducido; incluso, en el mejor de los casos, los informes tardan mucho, disminuyendo su valor.
No es opción entregar un informe final de auditoría después de que sea demasiado tarde para que los resultados eviten un impacto mayor.
Richard F. Chambers, presidente y CEO del Instituto de Auditores Internos Global, afirma en su artículo Informes a la velocidad del riesgo: 4 estrategias para el éxito que los auditores internos están luchando con los riesgos que siguen emergiendo velozmente y con los miles de desafíos derivados de trabajar de forma remota, exasperados por la falta de las cruciales comunicaciones cara a cara. Sin embargo, en todos los sentidos, la profesión está demostrando agilidad y demostrando su resiliencia.
Innovación por parte de los auditores
Chambers indica que mucho se ha escrito sobre cómo los auditores internos se están adaptando, “cómo estamos utilizando la tecnología, cómo estamos auditando de forma remota e incluso la forma en que se prestan servicios de auditoría y asesoría relacionados con los riesgos de salud y seguridad».
Pero un tema ha estado notablemente ausente en las conversaciones sobre cómo los auditores internos están innovando: ¿cómo estamos informando nuestros resultados de auditoría?
Para él, el COVID-19 nos ha enseñado mucho sobre el impacto en las organizaciones modernas cuando la disrupción es tan rápida y total. La vida útil de la información crítica para la toma de decisiones oportuna se ha reducido drásticamente.
«Incluso en el mejor de los casos, nuestros informes de auditoría a menudo tardan demasiado, disminuyendo su valor».
¿Informes de auditoría en estado crítico?
El tiempo de respuesta promedio para las auditorías internas en muchas organizaciones es de seis semanas o más. Sólo finalizar y publicar un informe puede consumir hasta un tercio del tiempo de ciclo de una auditoría interna.
«Imagínese lo desactualizada que sería hoy una auditoría interna iniciada hace seis semanas. Probablemente no hay excusa, ¡especialmente si los datos de apoyo fueron recogidos y analizados más de dos semanas atrás!», indica Chambers.
Nunca habrá un mejor momento como ahora en el que informar rápidamente los resultados de la auditoría sea más crítico. Dada la velocidad a la que surgen los riesgos y pueden causar estragos, los departamentos de auditoría interna deben tener cero tolerancia con los procesos de informes lentos.
«Entregar un informe final después de que sea demasiado tarde para que los resultados eviten un impacto mayor, no es una opción. Eso ni siquiera protege el valor organizacional, mucho menos lo mejora», dice Chambers.
¿Cómo obtener resultados de informes de auditoría oportunos?
- Comparta los resultados a medida que se desarrolla la auditoría. Una de las demoras más frustrantes al finalizar un informe de auditoría es negociar con el cliente la redacción y el tono de nuestras observaciones y conclusiones. Los clientes a menudo retrasan intensamente un informe de auditoría cuando ven todos los resultados de una sola vez.
«Una vez que el equipo de auditoría interna llega a un punto en el compromiso donde está claro que hay una condición reportable o algo que la gerencia necesita abordar, comparten la información en ese momento con el cliente, informalmente o a través de un informe interino escrito», indica Chambers.
- Reduzca o elimine niveles de revisión de los resultados preliminares. Cuanto más grande sea un departamento de auditoría interna, más niveles de revisión deben pasar los informes. Múltiples niveles de revisión dentro del departamento de auditoría interna son a menudo una fuente importante de retrasos en los informes. Agilizar el proceso de revisión y reducir el número de revisores acelera inevitablemente el proceso de presentación de resultados.
- Colabore para acelerar. Reunir el equipo de auditoría junto con todos los que van a modificar o revisar el borrador del informe en una única sesión de edición también puede reducir el tiempo del ciclo del informe dramáticamente. Esto permite que el equipo de auditoría interna y los supervisores de nivel superior del departamento discutan el borrador y propongan cambios sin la interminable ida y vuelta del proceso de edición habitual.
- Repiense los informes. Vivimos en la era de los tweets y los mensajes de texto, y aun así escribimos informes que parecen y se sienten como trabajos universitarios finales. Sea creativo con el objetivo de transmitir la información de la manera más rápida y concisa posible.
«Sí, debemos documentar los resultados de nuestras auditorías, pero un típico informe de auditoría interna va mucho más allá de transmitir resultados. Dirigir el informe directamente a develar lo esencial, y medir el resultado en función del impacto oportuno que tiene el informe, no el número de palabras o hallazgos contenidos en él», afirma el artículo.