Elaboración de presupuestos en tiempos de COVID-19

El sector empresarial en Colombia se ha visto enfrentado a constantes cambios, dada la llegada del COVID-19.

La ejecución presupuestal durante 2020 tuvo fuertes cambios; por tanto, para este 2021 no te puedes quedar sin conocer cuáles son los pasos para realizar un presupuesto en tiempos de crisis.

La llegada del COVID-19 resultó ser desfavorable para la ejecución presupuestal del sector empresarial en Colombia y muchos otros países del mundo.

Así pues, durante el 2020 se dio prioridad a formular respuestas que a corto plazo resultaran efectivas.

Las modificaciones presupuestales, como las proyecciones de ventas, de recaudos y fuentes de financiación, fueron constantes ante la incertidumbre del sector empresarial en el país.

Así pues, teniendo en cuenta la nueva cepa del virus y el crecimiento de contagios ralentizado a través de las cuarentenas obligatorias, el final de virus no parece cercano, a pesar de la llegada de la vacuna al territorio nacional.

En cuanto a las medidas relacionadas con los procesos de vacunación, el Ministerio de Salud de Colombia estableció el Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19.

Sin embargo, la información que se ha dado a conocer por el Gobierno nacional no detalla la duración de las etapas de vacunación. Por ello, las empresas en Colombia no podrán descuidar su planeación para este 2021.

En concordancia con lo anterior, para la elaboración y ejecución de los distintos presupuestos en este nuevo año, las empresas deberán tener en cuenta cada vez más la importancia de los presupuestos flexibles.

La flexibilidad de los presupuestos está relacionada de forma directa con la disposición de la gerencia para realizar modificaciones a las cifras y a los planes establecidos.

Lo anterior implica que las empresas tomen decisiones con mayor autonomía, pero con altos riesgos, lo que ha sido común dados los escenarios de alta incertidumbre que han tenido lugar desde la llegada del COVID-19.

En efecto, los presupuestos en tiempos de crisis se clasificarían como presupuestos flexibles y a corto plazo , lo que contribuye a que las empresas logren pronosticar sus ingresos, costos y gastos para controlar el desarrollo de sus actividades, teniendo en cuenta que pueden surgir modificaciones.

Etapas para elaborar un presupuesto en tiempos de crisis

Etapa 1. Preiniciación

Para empezar, en la elaboración de presupuestos se debe considerar el sector económico al cual pertenece la empresa, toda vez que la pandemia, si bien ha afectado de forma negativa el desempeño de ciertas actividades económicas, también ha estimulado otras. Algunos ejemplos de actividades fortalecidas son las relacionadas con el sector financiero y la comercialización de productos de salud.

De acuerdo con los análisis relacionados con el sector y sus respectivas oportunidades y amenazas, se podrán determinar las estrategias y opciones de crecimiento para detallar cuáles serán los objetivos de la empresa y así proyectar expectativas que sean acordes con la situación.

Para conocer más acerca de los análisis necesarios a la hora de elaborar un presupuesto, consulta nuestra Cartilla Práctica Presupuesto: herramienta de gestión organizacional y financiera.

Algunas de las medidas relacionadas con aspectos legales y especiales durante la pandemia podrán determinar las expectativas de la empresa, por ejemplo, las actividades económicas asociadas al comercio de alimentos en restaurantes deberán evaluar el impacto económico y las estrategias a implementar dado los decretos de toque de queda, que probablemente se implementarán a lo largo de este 2021 en el país.

Al mismo tiempo, esta etapa precedente a la elaboración deberá incluir el estado de operaciones del período inmediatamente anterior, constituidas en este caso por la ejecución del presupuesto y las medidas tomadas durante el año 2020 con la llegada de la pandemia al país; en consecuencia, se deberá contar con información de procesos y medidas que hayan logrado ser útiles en las respuestas a la contingencia.

Etapa 2. Elaboración

Los presupuestos de operación, como por ejemplo el presupuesto de ventas en tiempos de crisis, han tenido algunos cambios significativos.

Como se mencionó en párrafos anteriores algunas actividades han sido impulsadas y, por ello, las expectativas de venta cambiaron en muchas empresas.

En esta etapa es importante realizar un estudio del punto de equilibrio, el cual permitirá conocer el nivel de ventas mínimo para que la empresa pueda cubrir sus costos y gastos, sean fijos o variables. En dicho estudio se identifican los costos y gastos tanto fijos como variables de los productos o servicios prestados por la empresa, así como sus precios de venta.

Al calcular el punto de equilibrio, se logra obtener un soporte para la planeación operativa y financiera de la empresa. Lo siguiente a realizar sería determinar el volumen de ventas, el cual, en la mayoría de los casos, se espera que sobrepase el punto de equilibrio para que la empresa pueda generar ganancias. Definido lo anterior, se plantean las estrategias para alcanzar lo presupuestado.

Etapa 3. Ejecución

En esta etapa se ponen en marcha las estrategias encaminadas a cumplir los objetivos relacionados con las ventas, el recaudo y la financiación.

No obstante, en tiempos de contingencia es común que surjan algunos cambios durante la ejecución; por ello es importante la etapa 4.

Etapa 4. Control y evaluación presupuestal

Durante la ejecución se deben realizar controles y evaluaciones parciales al cumplimiento de las metas planteadas en el presupuesto.

En esta etapa se busca identificar cuáles son las falencias o fortalezas en la ejecución, con el fin de poner a consideración las estrategias planteadas o el presupuesto mismo.

En ocasiones, las empresas suelen ser muy optimistas en sus presupuestos fundamentados en los supuestos del crecimiento económico; sin embargo, la pandemia del COVID-19 ha traído muchos cambios a la economía mundial, que deben ser evaluados en la primera etapa, con el fin de no realizar modificaciones sustanciales al presupuesto.

Etapa 5. Evaluación final

Una vez el período presupuestado llegue a su final, la dirección o quien sea el encargado del cumplimiento presupuestal deberá realizar un análisis definitivo al presupuesto elaborado y tener en cuenta los resultados presentados en los estados financieros.

Aquí se podrá evaluar la eficacia de las estrategias y los procesos implementados durante la ejecución.

Esta evaluación no solo pretende entender los hechos pasados, sino que también fundamenta una base para presupuestos y estrategias futuras.

A continuación, encontrarás un checklist para la elaboración de presupuestos en tiempos de COVID-19.

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