Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Por el año el gravable 2019, los contribuyentes obligados a presentar el reporte de información exógena deberán cumplir dicho deber entre el 16 de junio y el 1 de julio de 2020.
Una vez presentada esta información, es importante tener en cuenta el término de firmeza de dicho reporte.
El reporte de información exógena constituye una de las obligaciones formales administradas por la Dian (tal como lo es la inscripción en el RUT o la expedición de facturas de venta). Al respecto, el artículo 638 del Estatuto Tributario –ET– faculta a la Dian para castigar el incumplimiento de las obligaciones tributarias formales hasta tres (3) años después de su vencimiento.
“Artículo 638. prescripción de la facultad para imponer sanciones. <Artículo modificado por el artículo 64 de la Ley 6 de 1992. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando las sanciones se impongan en liquidaciones oficiales, la facultad para imponerlas prescribe en el mismo término que existe para practicar la respectiva liquidación oficial. Cuando las sanciones se impongan en resolución independiente, deberá formularse el pliego de cargos correspondiente, dentro de los dos años siguientes a la fecha en que se presentó la declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio, del período durante el cual ocurrió la irregularidad sancionable o cesó la irregularidad, para el caso de las infracciones continuadas. Salvo en el caso de la sanción por no declarar, de los intereses de mora, y de las sanciones previstas en los artículos 659, 659-1 y 660 del Estatuto Tributario, las cuales prescriben en el término de cinco años.
Vencido el término de respuesta del pliego de cargos, la Administración Tributaria tendrá un plazo de seis meses para aplicar la sanción correspondiente, previa la práctica de las pruebas a que hubiere lugar”.
(El subrayado es nuestro).
Así pues, tal como lo abordamos en nuestra cartilla práctica 10 pasos para la elaboración y reporte de información exógena, se interpretaría que, si un obligado a informar no ha presentado el reporte de exógena de un determinado año o esta fue presentada con errores, la Dian tiene hasta dos años posteriores a la fecha en la que se deba presentar la declaracion de renta o de ingresos y patrimonio del período durante el cual surgió la irregularidad objeto de sanción para formular el pliego de cargos.
Así pues, si un informante omite la presentación del reporte de información exógena del año gravable 2019 o, en su defecto, lo presenta con errores, y teniendo en cuenta que este debe ser suministrado a la Dian en 2020, el reportante podría ser requerido por la entidad hasta el 2023. No obstante, el obligado podrá presentar dicha información de forma extemporánea, sin perjuicio de la sanción por el no envío oportuno.
Al cumplir el proceso de presentación del reporte de la información exógena ante la Dian, los informantes deberán conservar no solo el formulario 10006 como prueba de que la información fue entregada, sino también todos aquellos registros y soportes que respalden la información incluida en dicho reporte, los cuales constituyen básicamente la contabilidad.
Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad contienen la historia de los negocios de cualquier entidad o persona natural cuando se llevan conforme a las normas vigentes; de ahí que la ley los considere como un medio de prueba válido que puede ser consultado por los órganos de supervisión y fiscalización del Estado.
La ley mercantil establece un término de conservación de 10 años para los libros que sirvan de apoyo para la contabilidad y demás que estén directamente relacionados con la actividad comercial; una vez cumplido tal plazo, la entidad podrá deshacerse de los soportes en físico, siempre y cuando cuente con un respaldo digital, en cumplimiento de lo indicado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
Para verificar la exactitud de la información registrada en los reportes de exógena, así como las demás obligaciones fiscales a cargo de los informantes y contribuyentes, la Dian puede solicitar la inspección de sus libros y soportes de contabilidad.
Al respecto, el artículo 632 del ET señala que las personas naturales o entidades obligadas a llevar contabilidad deberán conservar, por un período mínimo de cinco (5) años (contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo), la información y medios de pruebas que deberán ponerse a disposición de la Dian, cuando esta última lo requiera.
No obstante, el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 (modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016) establece que el tiempo de conservación de la información mencionada en el artículo 632 del ET será el equivalente al término de firmeza de la declaración tributaria correspondiente.
Si deseas conocer más detalles respecto al período de firmeza de los reportes de información exógena, así como otros aspectos relacionados con el valor probatorio de la información, te invitamos a acceder a nuestra cartilla práctica 10 pasos para la elaboración y reporte de información exógena, en la cual profundizamos sobre todos aquellos puntos que usted deberá tener en cuenta al momento de cumplir con esta obligación.
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