Implementación de la notificación electrónica de actos administrativos de la Dian

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  • Publicado: 12 mayo, 2020

Implementación de la notificación electrónica de actos administrativos de la Dian

Mediante la Resolución 000038 de abril 30 de 2020, la Dian fijó los lineamientos para la implementación de la notificación electrónica de actos administrativos, por medio del correo electrónico registrado en el RUT del contribuyente.

Lo anterior, acorde con las modificaciones de la Ley 2010 de 2019.

Los artículos 103, 104 y 105 de la Ley 2010 de 2019 efectuaron modificaciones a los artículos 563, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario –ET–, en relación con el mecanismo de notificación de actos administrativos.

Las normas en cuestión establecen que cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante informe la dirección electrónica en su RUT, todos los actos administrativos proferidos en adelante, independientemente de la etapa administrativa en la que se encuentre el proceso, serán notificados a tal dirección, atendiendo las instrucciones del parágrafo 4 del artículo 565 el ET.

Tenga en cuenta que…

Este ajuste fue inicialmente contemplado dentro de las novedades introducidas por la Ley 1943 de 2018. Sin embargo, tras su declaratoria de inexequibilidad, fue retomado por la Ley 2010 de 2019

Consulte nuestro editorial Implementación de notificación electrónica para actos administrativos.

Así pues, en cumplimiento de lo anterior, la Dian expidió la Resolución 000038 de abril 30 de 2020, mediante la cual estableció los parámetros para el proceso de implementación de este nuevo mecanismo de notificación.

Así, la notificación en cuestión se entenderá surtida una vez la unidad administrativa especial de la Dian ponga en conocimiento de los responsables, a través del correo electrónico reportado en el RUT, los actos administrativos en materia tributaria, aduanera o cambiaria.

Las decisiones o actos administrativos proferidos dentro de un proceso de determinación y discusión de tributos, imposiciones de sanciones o de cobro en los que los responsables informen expresamente una dirección procesal se notificarán electrónicamente.

En consecuencia, una vez sea implementado este nuevo mecanismo, pasará a ser el medio preferente de notificación de las actuaciones de la Dian.

Términos y condiciones de la notificación electrónica

“Dian realizará la notificación electrónica remitiendo una copia del acto administrativo a la dirección de correo electrónico informada en el RUT o a la dirección procesal electrónica reportada”

El artículo 4 de la Resolución 000038 de 2020 señala que la Dian realizará la notificación electrónica remitiendo una copia del acto administrativo a la dirección de correo electrónico informada en el RUT o a la dirección procesal electrónica reportada.

Esta última corresponderá al correo electrónico que el responsable o su apoderado señale expresamente dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, imposición de sanciones o de cobro (ver el literal “d” del artículo 2 de la Resolución 000038 de 2020).

Además, teniendo en cuenta las instrucciones del inciso tercero del artículo 566-1 del ET, la notificación electrónica se entenderá efectuada en la fecha del envío del acto administrativo al correo electrónico autorizado.

Sin embargo, es importante considerar que los términos legales con los que cuenta el responsable para responder o impugnar en sede administrativa comenzarán a correr transcurridos 5 días a partir de la entrega del correo electrónico.

Elementos de la notificación electrónica

Para notificar electrónicamente a un responsable los actos administrativos proferidos por la Dian, es necesario que el mensaje contenga los siguientes elementos:

  • Código de verificación que permita validar la autenticidad del mensaje enviado.
  • Nombre completo del responsable (contribuyente, agente retenedor, declarante, entre otros), NIT, fecha de expedición del mensaje y la indicación de los medios electrónicos complementarios para visualizar el acto administrativo y su contenido (en caso de existir).
  • Acto administrativo adjunto.
  • Advertencia de que mediante el respectivo correo se está notificando el acto administrativo adjunto, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos que se tienen para hacerlo.

Prelación de la notificación

En relación con lo indicado en los artículos 564, 565 y 566-1 del ET, la notificación electrónica se preferirá sobre las demás formas de notificación, para lo cual deberán considerarse las siguientes disposiciones:

Sí se actúa mediante apoderado:

  1. Dirección electrónica registrada en el proceso: si durante el proceso de determinación y discusión del tributo o proceso administrativo, el responsable o su apoderado señala expresamente una dirección procesal electrónica, la Dian deberá notificar el acto administrativo a dicha dirección.
  2. Dirección física registrada en el proceso: en caso de no especificar una dirección procesal electrónica, la notificación deberá enviarse a la dirección procesal física informada por el responsable o su apoderado.
  3. Dirección electrónica registrada en el RUT: cuando en el proceso de discusión del tributo, proceso sancionatorio o de cobro el responsable actúe a través de un apoderado, y este último no haya informado una dirección procesal electrónica ni física, la notificación deberá enviarse a la dirección de correo electrónico que dicho apoderado tenga registrado en el RUT, de acuerdo con las especificaciones del parágrafo 2 del artículo 565 del ET.
  4. Dirección física registrada en el RUT: en caso de que el apoderado no cuente con una dirección de correo electrónica registrada en el RUT, la notificación se realizará a la dirección de correo físico.

Sí se actúa a nombre propio:

  • Cuando el responsable no actúe a través de un apoderado y además no informe una dirección de correo electrónico, la notificación se realizará a la dirección de correo físico registrada en el RUT.

Cabe resaltar que, aunque la notificación se entenderá surtida por parte de la Dian, en la fecha del primer envío del acto administrativo al correo electrónico, el término para que el responsable impugne el mismo empezará a contarse a partir de la fecha en que el acto sea efectivamente notificado.

Medios electrónicos complementarios de publicidad

En ejercicio del principio de publicidad de la función administrativa, la Dian podrá habilitar algunos medios complementarios de publicidad para que el responsable consulte los actos administrativos enviados a la dirección de correo electrónico, entre los cuales podemos destacar:

  • Bandeja de comunicados dentro del portal transaccional.
  • Registro de notificaciones electrónicas, el cual consiste en una lista que se encuentra en la página web de la Dian, en la que se relacionan los actos administrativos, número del acto, fecha y la indicación de los recursos que proceden.
  • Verificación de correos Dian: en una zona especial del portal web de la Dian, en la que podrá consultarse la autenticidad de los correos electrónicos recibidos.
  • Mensaje de texto: la Dian podrá enviar alertas mediante mensajes de texto al número de telefónico informado en el RUT.

Obligaciones que se adquieren al registrar el correo electrónico en el RUT

Cuando el responsable haya informado su correo electrónico en el RUT, o una dirección procesal electrónica, se entenderá que ha manifestado su voluntad de ser notificado electrónicamente, adquiriendo así ciertas responsabilidades y obligaciones inherentes a este mecanismo de notificación, tales como:

  • Suministrar en el RUT la dirección electrónica y el número de celular real.
  • Verificar que la dirección de correo electrónica está vigente y es correcta.
  • Ser responsable de la seguridad y correcta administración del correo electrónico registrado.
  • Actualizar sus datos en el RUT.
  • Informar oportunamente a la Dian los errores en los documentos electrónicos, que impidan el acceso al acto administrativo.
  • Hacer uso adecuado de los códigos de verificación proporcionados por la Dian para validar la autenticidad e integridad del contenido de los correos y documentos electrónicos que se encuentren en trámite.
  • Consultar periódicamente su correo electrónico y la bandeja de comunicados en el portal transaccional de la Dian y demás aspectos que defina la administración tributaria para el adecuado uso del portal.

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