Nómina electrónica: detalles sobre la habilitación en el sistema informático de la Dian

La Resolución 000063 de 2021 incorporó ciertos ajustes a la normativa que regula el proceso de implementación, generación y transmisión de la nómina electrónica.

A continuación, recopilamos los aspectos más importantes que debes tener en cuenta respecto a esta nueva obligación.

La implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica se reguló inicialmente con la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, mediante la cual se estableció, además, el calendario con las fechas en las que debía cumplirse con esta obligación y los plazos para transmitir a la Dian los respectivos soportes.

Posteriormente, el calendario fue modificado por la Resolución 000037 de mayo 5 de 2021 con el propósito de ampliar las fechas para que los obligados a implementar la nómina electrónica tuvieran un mayor plazo para cumplir esta obligación.

Finalmente, con la Resolución 000063 de julio 30 de 2021 se ampliaron estas fechas por segunda vez, calendario que rige hasta la actualidad. De acuerdo con esta norma, la fecha de inicio de habilitación en el servicio informático de nómina electrónica, para todos los obligados a implementarla, fue el 18 de agosto de 2021. No obstante, [pq]la fecha de obligatoriedad a partir de la cual debe cumplirse con la generación y transmisión de la nómina electrónica se marca al momento de surtir las pruebas en el proceso de habilitación[/pq], pues es a partir de ese momento que corre el tiempo para implementar la respectiva nómina electrónica.

Además, es importante tener en cuenta que deben cumplirse las fechas dispuestas en el calendario de implementación para transmitir los documentos soporte de pago de nómina electrónica a la Dian según el grupo al que pertenezca el obligado (ver nuestros editoriales Nómina electrónica: plazos para habilitar, generar y transmitir el documento soporte a la Dian y Nómina electrónica de septiembre debe ser transmitida a la Dian a más tardar el 29 de octubre de 2021).

Recordemos que el artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021 señala que la fecha de inicio de habilitación de la nómina electrónica es el inicio del proceso que se debe realizar para cumplir con toda la funcionalidad relacionada con la transmisión del documento de nómina electrónica, para lo cual se deberá ingresar al servicio informático de facturación electrónica de la Dian y señalar el software con el cual se realizarán las pruebas para el proceso de habilitación.

No transmitir la nómina electrónica puede acarrear sanción

Es preciso considerar que, si bien inicialmente la norma no contemplaba una sanción específica en caso de que no se cumpliera con la transmisión de la nómina electrónica en las fechas correspondientes para cada grupo, la Ley 2155 de 2021 modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario –ET– y en su inciso tercero estableció que no transmitir en debida forma los documentos del sistema de facturación (tal como es el caso del documento soporte de pago de nómina electrónica) dará lugar a la sanción establecida en el artículo 651 del ET.

Así mismo, la expedición de los documentos sin los requisitos establecidos dará lugar a la sanción del artículo 652 del ET, y no expedir los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará lugar a la sanción prevista en el artículo 652-1 del ET.

Por tanto, en caso de incumplirse la obligación de transmitirle a la Dian la nómina electrónica, además de no poder imputarse dentro de la declaración de renta el costo de la nómina no transmitida, también será imputable la sanción del artículo 651 del ET, en el cual se lee:

Artículo 651. Sanción por no enviar información o enviarla con errores. Las personas y entidades obligadas a suministrar información tributaria así como aquellas a quienes se les haya solicitado informaciones o pruebas, que no la suministren, que no la suministren dentro del plazo establecido para ello o cuyo contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, incurrirán en la siguiente sanción:

a. Una multa que no supere quince mil (15.000) UVT, la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios:

b. El cinco por ciento (5%) de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida;

c. El cuatro por ciento (4%) de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea;

d. El tres por ciento (3%) de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea;

e. Cuando no sea posible establecer la base para tasarla o la información no tuviere cuantía, del medio por ciento (0.5%) de los ingresos netos. Si no existieren ingresos, del medio por ciento (0.5%) del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, correspondiente al año inmediatamente anterior o última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio.

Proceso para la habilitación de la nómina electrónica

Ahora bien, para realizar la habilitación de la nómina electrónica, inicialmente deberá ingresarse al sistema informático de facturación electrónica de la Dian, ya sea como empresa o persona natural, según sea el caso, para lo cual se necesitará el NIT y número de documento de identidad del representante legal o el número de cédula de la persona natural.

Es importante no perder de vista que el sistema informático de facturación electrónica de la Dian posee dos ambientes, uno para habilitación y otro para producción; por ende, debe tenerse especial cuidado al momento de iniciar sesión en cada uno de ellos, e identificar muy bien en dónde debe ingresarse para realizar la respectiva habilitación.

Así, una vez se ingrese al portal de habilitación, deberá seleccionarse la opción “Participantes” y posteriormente dar clic en la sección “Otros documentos electrónicos” .

Allí el sistema mostrará el tipo de documento a seleccionar, que será la nómina electrónica. Es importante tener en cuenta que el portal siempre refiere al documento “Nómina electrónica y nómina de ajuste”, esta última es relativa a las notas débito y crédito en la facturación electrónica; por tanto, esta es empleada para realizar los respectivos ajustes a la nómina en caso de que se requiera.

En este orden de ideas, al seleccionar esta opción se comenzará el proceso de habilitación de la nómina electrónica. Para esto deberá señalarse el modo de operación mediante el cual se cumplirá la obligación, ya se con software propio o con proveedor tecnológico.

Si deseas seguir paso a paso el proceso de habilitación del documento soporte de pago de nómina electrónica en el sistema informático de facturación electrónica de la Dian, consulta este tutorial en el cual Hassan Mohamed Taleb Arias detalla los aspectos más importantes del proceso:

Es importante señalar que, [pq]a diferencia de la facturación electrónica, la nómina electrónica no requiere autorización de numeración, dado que la numeración de esta es interna y es designada para emitir este comprobante[/pq].

Documentos aceptados para la habilitación de la nómina electrónica

Los documentos aceptados son los documentos mínimos requeridos validados exitosamente en el ambiente de pruebas dentro del proceso de habilitación de la nómina electrónica. 

Para surtir este proceso, el obligado debe contar con 8 documentos aceptados, validados exitosamente, los cuales se conformarán por:

• 4 comprobantes de nómina.
• 4 comprobantes de ajuste de nómina.

Notas de ajuste de nómina

Las notas de ajuste de nómina son los documentos mediante los cuales se realizan las respectivas correcciones a la nómina transmitida a la Dian. De esta manera, puede reemplazarse o eliminarse el documento de soporte de pago de nómina electrónica que requiera ajuste.

Novedades en el sistema informático de facturación de la Dian

Entre las novedades que presenta el sistema de facturación electrónica de la Dian, está la creación de usuarios autorizados para ingresar a este portal.

Anteriormente, la única forma de ingresar era mediante los datos y el correo electrónico del representante legal; ahora el sistema permite que los usuarios autorizados reciban su propio token de ingreso (ver nuestro editorial Facturación electrónica: novedades en el software gratuito de la Dian).

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