Oficio 0162 de 23-08-2005

Precisiones sobre estados financieros que deben presentar los licitantes que no están obligados a llevar libros de contabilidad

OFCTCP / 0162 / 2005
Bogotá D. C., 23 de agosto de 2005

Señor(a):
FLORALBA POVEDA VILLALBA
Profesional Universitario
Procuraduría General de La Nación – Regional Huila
Edificio Bco. Popular, Calle 7ª N° 3-67
Neiva, Huila

Ref.: Consulta de fecha 23 de mayo de 2005
Radicación: 0155

En desarrollo de lo previsto en los Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

“COMEDIDAMENTE ME PERMITO SOLICITAR ORDENAR A QUIEN CORRESPONDA, RINDA CONCEPTO ACERCA DE LA OBLIGACIÓN DE PERSONAS NATURALES, EN ESTE CASO ARQUITECTOS O INGENIEROS QUE NO ESTÁN OBLIGADOS A LLEVAR CONTABILIDAD, DE QUÉ MANERA SE PUEDE SUBSANAR LA OBLIGACIÓN PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS DE UN PLIEGO DE CONDICIONES EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL, CUANDO SE EXIGEN ESTADOS FINANCIEROS FIRMADOS POR UN CONTADOR Y ESTE SE NIEGA A FIRMARLOS POR NO SER LLEVADOS LOS RESPECTIVOS LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD DE ACUERDO A (SIC) LAS DISPOSICIONES LEGALES, INDICANDO EL SOPORTE JURÍDICO CORRESPONDIENTE.”

RESPUESTA:

Primeramente es necesario señalar cuál es el campo de aplicación de las disposiciones contenidas en el Decreto 2649 de 1993, norma que al efecto establece en el artículo 2ª, lo siguiente:

“ARTICULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligadas a llevar contabilidad. (Resaltado fuera del texto original)

Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.”

Con base en la norma precedente, es necesario establecer ahora, quiénes están obligados a llevar contabilidad, pues al hacerlo, deben aplicar las disposiciones de ese Decreto. Por ello, es necesario tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 48 del Código de Comercio, en el cual se lee:

“ARTICULO 48. — Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.” (Resaltado fuera del texto original)

Vistas las precedentes disposiciones, podemos afirmar que, por regla general, todo comerciante, dada su obligación de llevar contabilidad, debe someterse para ello a las disposiciones del Decreto 2649 de 1993. Sin embargo, la obligación de llevar contabilidad se extiende, además de los comerciantes, a otros casos especiales.

En efecto; en cuanto se refiere al caso concreto de los estados financieros presentados por los participantes en un proceso licitatorio convocado en desarrollo de las disposiciones contenidas en la Ley 80 de 1993, este Consejo se ha pronunciado en diversas oportunidades, verbigracia en el Concepto 020 del 30 de abril de 2002, documento en el cual se destacan los siguientes asertos pertinentes a la actual consulta:

Señala el precitado documento que el artículo 13 de la Ley 43 de 1990, expresa los casos en los que se requiere la calidad de contador público, en razón de la naturaleza del asunto, como se observa en el numeral 2º literal e) al señalar:

“Para certificar y dictaminar sobre balances generales y otros estados financieros y atestar documentos contables que deban presentar los proponentes a intervenir en licitaciones públicas, abiertas por instituciones o entidades de creación legal, cuando el monto de la licitación sea superior o equivalente a dos mil (2.000) salarios mínimos”.

Seguidamente, el parágrafo 2º del mismo artículo indica:

“Será obligatorio tener revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil (5.000) salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente de tres mil (3.000) salarios mínimos”.

Añade el Consejo en el documento analizado que los artículos 24 y 30 de la Ley 80 de 1993, estipulan que en los pliegos o términos de referencia se indicarán los requisitos objetivos necesarios para participar en la correspondiente selección, donde se detallen los aspectos relativos al objeto del contrato, su regulación jurídica y las obligaciones de las partes; la determinación y ponderación de los factores objetivos de selección y de todas las demás circunstancias de tiempo, modo y lugar que se consideren necesarias para garantizar reglas objetivas, claras y completas.

Con fundamento en lo anterior, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública concluyó en el precitado Concepto:

“1. A pesar de que el legislador dejó abierto el espacio para que la entidad licitadora imponga los términos de referencia, respetando ciertos lineamientos de la Ley 80 de 1993, y cobijando a todos los licitantes aplicando los principios de transparencia, responsabilidad y el deber de ser objetivo en la selección, si en los términos de referencia lo exigen, los no obligados a tener revisor fiscal, deberán hacer dictaminar sus estados financieros por un contador público independiente.

2. Por otro lado, haciendo una interpretación exegética de la norma (literal e, numeral 2º del artículo 13 de la Ley 43 de 1990), estarían obligados a certificar y dictaminar sus estados financieros todos los proponentes, si el contrato tiene una cuantía superior a dos mil (2.000) salarios mínimos, en razón a la naturaleza del asunto, o cuando el pliego lo exige. En consecuencia, el hecho de no dictaminar los estados financieros cuando los términos de referencia de la licitación lo requieren, en concepto de este consejo, se constituye en un problema de fondo.

3. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 222 de 1995, son dictaminados los estados financieros que se acompañan con la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público que los hubiere examinado; en consecuencia, el dictamen no debe entenderse como un todo indivisible con los estados financieros, pero para que se consideren dictaminados, los estados financieros deben ir acompañados de dicha opinión profesional.

4. Las disposiciones legales son claras con relación a quiénes están obligados a tener revisor fiscal, pero también es claro que cuando no se tiene la obligación de tener revisor fiscal y se solicitan estados financieros dictaminados, la opinión profesional deberá ser emitida por un contador público independiente.” (Resaltado fuera del texto original)

Con fundamento en las consideraciones anteriores y en la información aportada con la consulta, se puede advertir que en el caso que nos ocupa, se ha establecido la obligación para los proponentes de presentar estados financieros firmados por contador, lo que de suyo implica que los interesados en participar deben llevar contabilidad, pues de otra forma resultaría la ostensible imposibilidad de certificar tales estados financieros, lo cual sólo se produce sobre la contabilidad llevada conforme a las normas del Decreto 2649.

Ahora bien; en lo tocante a la actitud del profesional que se abstiene de suscribir en calidad de contador estados financieros carentes del correspondiente respaldo de los registro en los libros oficiales, considera este Consejo que se trata de una conducta adecuada y ceñida al Código de Ética establecido en la Ley 43 de 1990, pues no debemos olvidar las prescripciones de los artículos 25 y 70 de la Ley 43 de 1990, así como el artículo 43 de la Ley 222 de 1995.

Por esta razón, en el evento en que los pliegos de condiciones o términos de referencia se impongan la obligación de presentación de estados financieros aplicable a todos los proponentes, ésta simplemente deberá ser acatada por quienes estén interesados en participar en el proceso de selección dando cumplimiento a las disposiciones particulares que en materia de información contable sean aplicables. Cosa distinta sería que la entidad, al concebir los pliegos de condiciones o términos de referencia, incluyera un mecanismo especial para acreditar la capacidad económica de personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, con lo cual se podría subsanar el inconveniente planteado.

Finalmente, es importante puntualizar que las apreciaciones que anteceden permitirán determinar si, desde el punto de vista técnico-contable ciertos estados financieros se ajustan a los requerimientos legales. No obstante, será el criterio de dicha entidad licitante o la encargada de su vigilancia, el que determine, a la luz de la legislación de la contratación administrativa y del contenido del pliego de condiciones, si la información contenida en los documentos presentados en las propuestas le son suficientes para establecer fehacientemente las condiciones y circunstancias particulares de los proponentes y sus ofertas, en orden a determinar su calificación y la viabilidad de su selección.

También será criterio de la entidad licitante, determinar si la exigencia del pliego de condiciones en relación con la firma de los estados financieros por contador o el contenido de los mismos, desde el punto de vista de la Ley 80 de 1993 y de los citados pliegos, representa un requisito formal o si se trata de una requisito de fondo, con miras a determinar la eventual aplicación del principio relativo a la prevalencia de lo sustancial sobre lo meramente formal.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en Sala Técnica Conformada por los doctores Rafael Prieto Durán y José Dagoberto Pinilla y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

Cordialmente,

HAROLD ÁLVAREZ ÁLVAREZ
Presidente

HAA/grb