Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Con la expedición de la Resolución 000070 de 2016 la Dian empezó a emitir los primeros instrumentos de firma electrónica que reemplazaron a los antiguos mecanismos de firma digital. En noviembre de 2019 se cumplirán tres años de la emisión de los primeros IFE, siendo necesaria su renovación.
Fue a través de la expedición de la Resolución 000070 de noviembre 3 de 2016 (la cual derogó y reemplazó a la anterior Resolución 12717 de diciembre de 2005) cuando la Dian estableció que todas las personas naturales encargadas de presentar virtualmente las declaraciones y reportes tributarios de las personas jurídicas o de sí mismas tendrían que empezar a solicitar la emisión del nuevo “instrumento de firma electrónica” –IFE–, el cual reemplazaba al antiguo “mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital” que se había estado utilizando desde diciembre de 2005.
En vista de lo anterior, es importante tener presente que los artículos 2 y 4 de la Resolución 000070 de noviembre 3 de 2016 establecen que el IFE tiene una vigencia especial al término del cual la persona natural poseedora de dicho instrumento deberá cumplir con la tarea de renovarlo.
Dichas normas establecen lo siguiente:
“Artículo 2. Instrumento de Firma Electrónica –IFE–. El Instrumento de Firma Electrónica –IFE– es la combinación de una Identidad Electrónica –IE– y un Código Electrónico –CE– que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios electrónicos de la entidad.
Este instrumento cuenta con las siguientes características:
(…)
“Artículo 4. Procedimiento para obtener el Instrumento de Firma Electrónica –IFE–.
Para efectos de obtener el Instrumento de Firma Electrónica –IFE–, el usuario adelantará los siguientes procedimientos, según corresponda:
(…)
2.1. Extender la vigencia del Instrumento de Firma Electrónica –IFE– para continuar firmando ante la Dian; esta renovación se hace por proximidad de la fecha de vencimiento del período de validez del Instrumento de Firma Electrónica –IFE–.
2.2. Cuando el suscriptor considere que se ha vulnerado la seguridad de su Instrumento de Firma Electrónica –IFE–.
2.3. Por pérdida de la contraseña de la Identidad Electrónica (salvo que recuerde las respuestas de las preguntas reto configuradas en el proceso de emisión).
Para la causal 2.3, en el caso que el suscriptor no recuerde las respuestas a las preguntas configuradas en el momento de la emisión, deberá acercarse a las dependencias de asistencia al cliente o quien haga sus veces en las direcciones seccionales de la Dian para tramitar la renovación personalmente o a través de apoderado debidamente facultado; para el caso de las personas naturales que residan en el exterior se realizará a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página web de la Dian.
Parágrafo: Si el suscriptor no finaliza el proceso de renovación por autogestión de habilitación del Instrumento de firma electrónica dentro de los veinte días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso de renovación.”
(El subrayado es nuestro)
De acuerdo con lo anterior, si los primeros IFE fueron emitidos por la Dian durante noviembre de 2016, y la vigencia de los mismos es de solo tres años, es claro que quienes hayan obtenido su respectivo IFE en tal mes tendrán que cumplir, en noviembre de 2019, con la tarea de renovarlo (antes de que se completen los tres años desde su fecha de emisión).
La tarea de renovación del IFE es algo que se puede realizar de forma totalmente virtual accediendo al ícono denominado “Gestionar mi firma digital”, que figura en el menú principal de los servicios informáticos electrónicos de la Dian (ver captura de pantalla).
Una vez ingrese seleccionando dicho ícono, deberá dar clic en la opción “Renovar instrumento de firma electrónica”.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
