CAPÍTULO 2. ASAMBLEAS DE COPROPIETARIOS
La asamblea general de copropietarios, en el marco de la Ley 675 de 2001, es la instancia en la que los copropietarios de un conjunto o edificio se reúnen para tomar decisiones importantes relacionadas con la dirección de la propiedad horizontal.
Esta asamblea es el órgano de dirección principal de la propiedad, cuyas decisiones abarcan aspectos de gran alcance, como la elaboración y reforma de reglamentos, la aprobación de presupuestos, la administración de los bienes comunes, la imposición de sanciones a quienes incumplen sus obligaciones y la toma de decisiones estratégicas sobre el futuro de la propiedad, entre otros.
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2.1. ¿QUIÉNES CONFORMAN LA ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS?
La asamblea general debe estar conformada por los propietarios de los bienes privados, o sus representantes o delegados, reunidos con el quorum y las condiciones previstas en la ley y en el reglamento de la propiedad horizontal (artículo 37 de la Ley 675). Cualquier copropietario puede otorgar poder a un tercero para que lo represente en la asamblea en caso de que no pueda asistir.
Conviene aclarar que los propietarios de las unidades privadas dentro de una propiedad horizontal se les llama “copropietarios” porque, en este régimen de la Ley 675, comparten la propiedad de los bienes y áreas comunes y tienen derechos y responsabilidades conjuntas sobre dichos bienes.
En una propiedad horizontal, cada propietario es dueño de su unidad individual (apartamento, casa, local, etc.) y, al mismo tiempo, comparte la propiedad, con los demás propietarios, de los bienes y las áreas comunes (pasillos, jardines, zonas verdes, parqueaderos, entre otros).
Por lo tanto, los titulares de la propiedad en común, que constituyen la asamblea de copropietarios, son los titulares del derecho real de dominio de las unidades privadas del conjunto o edificio sometido el régimen de propiedad horizontal. Por lo tanto, solo a tales propietarios les corresponde adoptar las decisiones correspondientes sobre los bienes comunes de la propiedad horizontal.
2.1.1. ¿Pueden los arrendatarios participar de las decisiones de la asamblea general de copropietarios?
Los derechos sobre los bienes y áreas comunes en una propiedad horizontal pertenecen exclusivamente a los copropietarios, quienes tienen la facultad para tomar decisiones al respecto en la asamblea general. Los moradores que sean tenedores, poseedores o arrendatarios no tienen la facultad legal de participar en la toma de decisiones relacionadas con los derechos sobre los bienes comunes de la propiedad horizontal.
Sin embargo, la Corte Constitucional ha reconocido que aquellos que residen en un inmueble sometido al régimen de propiedad horizontal, que no sean propietarios, sí pueden verse afectados por las decisiones adoptadas por la asamblea general o por el órgano de administración, casos en los cuales tienen derecho a ser oídos en las reuniones y a elevar peticiones respetuosas y obtener pronta resolución (Sentencia C-738 de 2002).
Por lo tanto, los arrendatarios no tienen derecho a voto en la asamblea general de copropietarios, pero sí tienen el derecho a expresar su opinión y participar en las discusiones que los afecten. Pueden elevar peticiones y obtener respuestas y soluciones de las autoridades de la propiedad horizontal.
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2.2. FUNCIONES DE LA ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS
El artículo 38 de la Ley 675 fija las funciones básicas de la asamblea general de copropietarios, entre las cuales se destacan las siguientes:
- Nombrar y remover al administrador y su suplente, así como fijar su remuneración.
- Aprobar o rechazar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos.
- Aprobar el presupuesto anual y las cuotas para gastos ordinarios o extraordinarios.
- Aprobar modificaciones al reglamento de propiedad horizontal.
- Decidir sobre la desafectación, venta o división de bienes comunes no esenciales.
- Decidir sanciones por incumplimiento de las obligaciones establecidas en la ley y el reglamento de propiedad horizontal, siguiendo el debido proceso y el derecho de defensa.
- Aprobar la disolución y liquidación de la persona jurídica.
- Ejercer otras funciones establecidas en la ley, decretos reglamentarios y el reglamento de propiedad horizontal.
2.3. COEFICIENTES DE COPROPIEDAD
Un coeficiente es una expresión numérica de algo. En el régimen de propiedad horizontal, los coeficientes de copropiedad son los índices de los bienes de dominio particular que integran el conjunto o edificio. El reglamento de la propiedad horizontal deberá señalar dichos coeficientes, a partir de los cuales se determinará lo siguiente (artículo 25 de la Ley 675):
- La proporción de los derechos de cada uno de los propietarios de bienes privados sobre los bienes comunes del edificio o conjunto.
- El porcentaje de participación en la asamblea general de propietarios.
- El índice de participación con que cada uno de los propietarios de bienes privados ha de contribuir a las expensas comunes del edificio o conjunto, mediante el pago de cuotas ordinarias y extraordinarias de administración.
De acuerdo con el artículo 26 de la Ley 675, los coeficientes se determinarán basándose en la magnitud del área privada construida de cada bien de dominio particular con respecto al área total privada de la propiedad horizontal.
Por lo general, en una propiedad horizontal de uso residencial los bienes privados tienen el mismo coeficiente, por lo que el voto de cada propietario tiene el mismo valor. La diferencia en los coeficientes podría observarse, por ejemplo, en una copropiedad de uso comercial, donde hay locales con mayor extensión que otros.
2.4. REUNIONES DE LA ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS
Los copropietarios se reunirán de manera ordinaria en asamblea general al menos una vez al año, en la fecha indicada en el reglamento de propiedad horizontal. Si el reglamento no especifica la fecha de la asamblea, esta se llevará a cabo dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal. También se reunirán de manera extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto lo requieran.
2.4.1. ¿Dónde debe realizarse la reunión?
Debido a que el artículo 39 de la Ley 675 no señala expresamente el lugar donde ha de llevarse a cabo la asamblea de copropietarios, esta deberá celebrarse en el lugar que se indique en el reglamento de propiedad horizontal, o ante al silencio de este, en el domicilio de la copropiedad que corresponde al municipio o distrito donde se localiza el conjunto o edificio, según lo establecido en el artículo 33.
Por ejemplo, si el administrador logra conseguir un salón de eventos u otro lugar adecuado en el municipio o distrito, para llevar a cabo la asamblea, esta podrá desarrollarse sin inconvenientes, siempre que esté ubicada dentro del domicilio de la copropiedad.
2.5. TIPOS DE REUNIONES
El órgano de dirección de la propiedad horizontal podrá congregarse mediante reuniones ordinarias y extraordinarias, las cuales pueden ser presenciales o virtuales, dependiendo de lo que establezca el reglamento. También se pueden celebran otras reuniones conocidas como reuniones de segunda convocatoria y por derecho propio.
2.5.1. Reuniones ordinarias
Son aquellas reuniones que se celebran por lo menos una vez al año en la época establecida en el reglamento de la propiedad horizontal y, ante el silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal (artículo 39). En caso de que el período presupuestal finalice el 31 de diciembre de cada año, la asamblea deberá celebrarse antes del 31 de marzo.
La ley señala que en este tipo de reuniones la asamblea sesionará con el fin de examinar la situación general de la propiedad horizontal, efectuar los nombramientos correspondientes y aprobar las cuentas del último ejercicio. Sin embargo, cabe precisar que en las reuniones ordinarias todos los temas de la propiedad horizontal se pueden discutir sin ningún tipo de vetos, ya que la asamblea general es el máximo órgano de dirección de la propiedad.
2.5.2. Reuniones extraordinarias
Las reuniones extraordinarias son aquellas que se realizan cuando surgen necesidades inesperadas o urgentes que afectan al conjunto o edificio y que exigen una pronta solución por parte de los copropietarios, con el fin de abordar de manera eficaz las situaciones imprevistas que se presenten.
En este tipo de reuniones, por lo general, solo se pueden abordar los asuntos que figuran en la convocatoria, lo que proporciona garantías a los propietarios ausentes de que no se tratarán temas distintos a los que se han señalado en la convocatoria. Sin embargo, en el caso de que en una reunión extraordinaria asistan el 100 % de los propietarios, o sus delegados o representantes, se podrán proponer y discutir otros temas.
2.5.3. Reuniones por derecho propio
Las reuniones por derecho propio se manifiestan de dos formas:
- Cuando la asamblea ordinaria no se haya convocado en la fecha fijada en el reglamento o dentro de los tres (3) meses posteriores al vencimiento del periodo presupuestal, la asamblea de copropietarios se reunirá en forma ordinaria por derecho propio, el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada período presupuestal. Esta reunión por derecho propio deberá celebrarse en el lugar y hora que se indique en el reglamento. Si el reglamento nada dice sobre la hora y el lugar, deberá desarrollarse en las instalaciones del conjunto o edificio a las 8:00 p. m. (artículo 40).
- Los copropietarios podrán reunirse sin previa convocatoria, en cualquier día, hora y lugar, siempre y cuando los participantes representen el 100 % de los coeficientes de propiedad del edificio o conjunto.
2.5.4. Reuniones de segunda convocatoria
Si después de llevar a cabo la primera convocatoria de la asamblea de copropietarios esta no puede realizarse debido a la falta de quorum, se debe convocar una nueva reunión que se celebrará, como mínimo, en el tercer día hábil siguiente a la fecha de la convocatoria inicial, a las 8:00 p. m. El reglamento puede definir una fecha posterior al tercer día hábil, pero en ningún caso una fecha anterior.
En este tipo de reuniones se podrá deliberar y tomar decisiones válidamente con un número plural de copropietarios, independientemente del porcentaje de coeficiente que representen.
2.5.5. Reuniones no presenciales
Las reuniones no presenciales son aquellas en las cuales los copropietarios pueden deliberar y tomar decisiones por comunicación simultánea o sucesiva, siempre que se cumpla con el quorum requerido para el caso específico (artículo 42). Estas son las características centrales de las reuniones no presenciales:
- Comunicación a distancia: estas reuniones permiten a los copropietarios participar en las deliberaciones y tomar decisiones sin necesidad de estar físicamente presentes en un lugar establecido.
- Medios de comunicación: se pueden utilizar diversos medios de comunicación, como correos electrónicos, videoconferencias, llamadas telefónicas, fax, grabaciones magnéticas u otros medios similares que permitan la comunicación y deliberación de manera efectiva.
- Quorum: para que una reunión no presencial sea válida, se debe cumplir con el quórum necesario según la ley y el reglamento.
- Inmediatez: la sucesión de comunicaciones debe ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. Esto asegura que las deliberaciones y decisiones se realicen de manera continua y eficiente.
- Requisitos de prueba: para acreditar la validez de una reunión no presencial se requiere evidencia inequívoca, como fax, grabaciones magnéticas u otros medios similares que muestren el nombre del copropietario que emite la comunicación, el contenido de esta y la hora en que se realiza. Además, debe existir una copia de la convocatoria efectuada a los copropietarios.
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2.6. CONVOCATORIA
La convocatoria es el acto formal mediante el cual se notifica a todos los propietarios de los bienes privados, o a sus representantes o delegados, acerca de la próxima asamblea que se llevará a cabo, ya sea presencial o no presencial, mediante reunión ordinaria, extraordinaria, o de segunda convocatoria.
2.6.1. ¿A dónde se debe enviar la convocatoria?
La citación a la asamblea general de propiedad horizontal debe regirse por lo dispuesto en el parágrafo 1 del artículo 39 de la Ley 675, el cual reza:
Parágrafo 1o. Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.
En primer lugar, la convocatoria debe enviarse a la dirección física o electrónica registrada por el propietario del bien. Si el propietario no tiene registrada una dirección de notificación, el administrador de la propiedad horizontal deberá notificar a la persona que se encuentre en el inmueble del propietario, sin importar si reside allí o no. Si el propietario del bien es una persona jurídica, la notificación podrá efectuarse en la dirección registrada en la respectiva cámara de comercio.
2.6.2. ¿A quién se debe enviar la convocatoria?
La convocatoria debe ser enviada a la persona que figura en el certificado de tradición y libertad del inmueble como titular del derecho real de dominio, o a la persona que el titular autorice como representante o delegado mediante poder debidamente conferido.
En este sentido, la convocatoria no debe ser remitida al arrendatario, al poseedor ni al tenedor del inmueble. Sin embargo, como se ha dicho, estas personas tienen el derecho de participar en las decisiones que los afecten y de presentar solicitudes respetuosas ante las autoridades de la propiedad horizontal.
2.6.3. ¿Qué documentos anexos deben ir en la convocatoria?
La Ley 675 establece que la convocatoria, además de la citación, debe contener una lista de los propietarios morosos con las cuotas de administración (según el parágrafo 2 del artículo 39). Sin embargo, cuando se trate de decisiones de asamblea extraordinaria o de reuniones no presenciales, la convocatoria deberá incluir los temas que se abordarán en la asamblea.
En todo caso, se recomienda que en la convocatoria se informen los asuntos que se tratarán, como, por ejemplo, la proyección del presupuesto, los estados financieros, los informes de gestión y de administración, las reformas al reglamento o al manual de convivencia, entre otros.
2.6.4. Antelación de la convocatoria
La convocatoria para la reunión ordinaria de la asamblea general deberá ser realizada por el administrador con una antelación no menor a 15 días calendario. En el caso de la asamblea extraordinaria, la convocatoria puede ser realizada por el administrador, el consejo de administración, el revisor fiscal o un número plural de propietarios que representen al menos el 20 % de los coeficientes de propiedad (1/5 parte).
Dado que la Ley 675 no menciona un plazo específico de antelación para la convocatoria de las asambleas extraordinarias, deben aplicarse las siguientes reglas:
- El plazo de antelación para la convocatoria de la asamblea extraordinaria será el que establezca el reglamento.
- Si el reglamento no especifica un plazo para la convocatoria de la asamblea extraordinaria, se puede utilizar el plazo de 15 días de antelación que se aplica a la asamblea ordinaria.
- Si el reglamento no aborda este tema y los asuntos a tratar son demasiado urgentes para convocar con 15 días de antelación, la persona que realiza la convocatoria puede hacerlo en el plazo que considere, siempre que sea razonable, pero asumiendo el riesgo de posibles impugnaciones por parte de algunos de los copropietarios.
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Aspecto |
Asamblea ordinaria |
Asamblea extraordinaria |
|---|---|---|
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Plazo de antelación |
Mínimo 15 días calendario |
Según lo establecido en el reglamento. Si el reglamento no lo especifica, se puede aplicar el plazo de 15 días. |
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¿Quién puede convocar? |
Administrador |
Administrador, consejo de administración, revisor fiscal o propietarios que representen al menos el 20 % de los coeficientes. |
En cuanto a las reuniones de segunda convocatoria, se recomienda que, en la convocatoria inicial, ya sea para la asamblea ordinaria o extraordinaria, se establezcan tanto la fecha de la primera convocatoria como la fecha de la segunda convocatoria dentro del término establecido en el artículo 41.
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2.7. QUORUM DELIBERATORIO
El quorum es la cantidad mínima de miembros o votos requeridos para que una asamblea sea válida y pueda deliberar y tomar decisiones sobre un tema específico. Las deliberaciones y decisiones tomadas en una asamblea sin el quorum mínimo requerido serán nulas y no tendrán efectos vinculantes. La presencia del quorum garantiza que las decisiones tomadas en la reunión sean representativas y legítimas.
En las asambleas de propiedad horizontal, ya sean ordinarias o extraordinarias, por regla general, el quorum mínimo está regulado en el artículo 45 de la Ley 675 de la siguiente manera:
- La asamblea general sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen más del 50 % de los coeficientes de propiedad.
- La asamblea general tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes representados en la correspondiente reunión.
Conviene precisar que el reglamento de la propiedad horizontal podrá exigir un quorum superior a la regla general, siempre y cuando tenga en cuenta que, para ninguna decisión, podrá exigir una mayoría superior al 70 % de los coeficientes que integran el conjunto o edificio.
Asimismo, el artículo 46 indica que, como excepción a lo anterior, las siguientes decisiones requerirán un quorum calificado de al menos el 70 % de los coeficientes y no podrán ser tomadas en reuniones no presenciales, ni en reuniones de segunda convocatoria, a menos que en este último caso se obtenga la mayoría requerida:
- Cambios que afecten la destinación de los bienes comunes o impliquen una sensible disminución en uso y goce.
- Imposición de expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias mensuales.
- Aprobación de expensas comunes diferentes de las necesarias.
- Asignación de un bien común al uso y goce exclusivo de un determinado bien privado, cuando así lo haya solicitado un copropietario.
- Reforma a los estatutos y reglamento.
- Desafectación de un bien común no esencial.
- Reconstrucción del edificio o conjunto destruido en proporción que represente por lo menos el setenta y cinco por ciento (75 %).
- Cambio de destinación genérica de los bienes de dominio particular, siempre y cuando se ajuste a la normatividad urbanística vigente.
- Adquisición de inmuebles para el edificio o conjunto.
- Liquidación y disolución de la propiedad horizontal.
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2.8. ACTAS DE LA ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS
Las decisiones de la asamblea se registrarán en actas que deben ser firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea. Estas actas deben contener información específica, como: si la asamblea es ordinaria o extraordinaria, la forma en que se realizó la convocatoria, el orden del día, el nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, así como los votos emitidos en cada caso (artículo 47).
2.8.1. Verificación del contenido de las actas
Cuando la asamblea decida designar a personas para verificar la redacción del acta, estas personas deben cumplir con esta tarea dentro del plazo establecido por el reglamento o, en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.
2.8.2. Publicación de las actas
Dentro de los veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador tiene la responsabilidad de poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto una copia completa del texto del acta en un lugar designado como sede de la administración. Además, debe informar esta situación a cada uno de los propietarios. El libro de actas debe registrar la fecha y el lugar de la publicación.
La copia del acta debidamente firmada será considerada prueba suficiente de los hechos registrados en ella, a menos que se demuestre la falsedad de la copia o del contenido del acta. El administrador debe proporcionar una copia del acta a quien la solicite.
2.9. SANCIONES POR NO ASISTIR A LA ASAMBLEA GENERAL
Todas las personas que residan en un conjunto o edificio están sujetas al régimen de propiedad horizontal y, en consecuencia, deben cumplir plenamente con todas las normas y reglamentos que rigen el conjunto. En caso de no acatar dichas normas, pueden estar sujetas a sanciones.
Para imponer una sanción a una persona que reside en una propiedad horizontal, el reglamento debe incluir de manera explícita la infracción y la correspondiente sanción. Las sanciones deben ser impuestas por la asamblea general de copropietarios. No obstante, en caso de que exista un consejo de administración, este podrá imponer sanciones, siempre y cuando el reglamento le haya otorgado tal facultad.
Entonces, la asamblea general está facultada para definir en el reglamento las sanciones en caso de que los propietarios, sus delegados o representantes no asistan a la reunión. Es importante destacar que las sanciones por inasistencia a la asamblea solo pueden ser aplicadas, en principio, a aquellos que están registrados en el certificado de tradición y libertad como propietarios de las unidades privadas, es decir, a quienes se les envía la convocatoria, pero no asisten a la reunión.
2.9.1. Tipos de sanciones
Las sanciones que pueden ser impuestas se dividen en tres categorías, según lo consagrado el artículo 59 de la Ley 675 de 2001:
En conclusión, las sanciones solo podrán ser impuestas cuando las faltas y las sanciones hayan sido previamente contempladas en el reglamento interno de la propiedad horizontal y cuando se haya determinado un procedimiento que asegure el debido proceso, el derecho de defensa, la contradicción y la posibilidad de impugnación.
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