Etiqueta: conservación de documentos

Soportes y comprobantes contables, ¿deben estar impresos?

ACTUALIDAD, Estándares Internacionales Publicado: 20 agosto, 2021

Mediante el Concepto 0409 del 7 de julio de 2021, el CTCP se pronunció sobre la pertinencia de imprimir en papel los soportes y comprobantes contables.

En este editorial te contamos las consideraciones que deben seguirse para que estos documentos obtengan la validez probatoria requerida.

Concepto 0409 del 07-07-2021

Concepto / Oficio, Estándares Internacionales, NORMATIVIDAD Publicado: 7 julio, 2021

El CTCP precisa que los documentos comprobantes y soportes contables no requieren necesariamente estar impresos en papel para obtener la información necesaria a la que se refieren y la validez probatoria requerida.

Facturación electrónica: cómo almacenar los documentos y soportes electrónicos

CURSOS, Derecho Comercial Publicado: 1 julio, 2021

Con la implementación de la facturación electrónica es necesario que las empresas implementen sistemas de gestión documental electrónica para la custodia y almacenamiento de sus documentos digitales.

Te enseñamos la manera correcta de gestionar la documentación electrónica para facilitar tus labores.

Gestión documental electrónica: almacenamiento de soportes de facturación y nómina electrónica

CURSOS, Derecho Comercial Publicado: 17 junio, 2021

Con la llegada de la factura electrónica se hace necesario que las empresas implementen sistemas de gestión documental electrónica para la custodia y almacenamiento de sus documentos digitales.

Este seminario taller ofrece el conocimiento necesario para la custodia electrónica de la documentación.

Gestión documental electrónica: taller para su implementación

CURSOS, Derecho Comercial Publicado: 4 junio, 2021

Con la llegada de la factura electrónica se hace necesario que las empresas implementen sistemas de gestión documental electrónica para la custodia y almacenamiento de sus documentos digitales.

Este seminario taller ofrece el conocimiento necesario para la custodia electrónica de la documentación.

Concepto 0032 del 25-01-2021

Concepto / Oficio, Estándares Internacionales, NORMATIVIDAD Publicado: 25 enero, 2021

CTCP emite el Concepto 0032 para aclarar que la copropiedad o propiedad horizontal es la que garantiza el debido cuidado y conservación de los soportes y documentos contables, y que no es adecuado que terceros retiren la documentación de la entidad.

Conservación de la información contable y laboral de una sociedad comercial liquidada

ACTUALIDAD, Derecho Comercial Publicado: 13 enero, 2020

La Superintendencia de Sociedades realizó una serie de precisiones respecto al término en que deben ser conservados los libros de contabilidad y aquellos que contengan la información laboral de una sociedad comercial liquidada.

Concepto 761 de 11-09-2018

Concepto / Oficio, Estándares Internacionales, NORMATIVIDAD Publicado: 11 septiembre, 2018

Dentro de las normas de conservar los soportes y demás documentos contables se estipula la obligación de mantener o cuidar la permanencia de dichos documentos en su forma original.

Capitalización de pasivos debe reconocerse en la fecha del acuerdo de la junta o asamblea

ACTUALIDAD, Estándares Internacionales Publicado: 17 enero, 2018

Según el artículo 2.1.1 del DUR 2420 de 2015, el marco normativo contable establecido en el Decreto 2649 de 1993 continúa vigente para los efectos que no están abordados dentro de los nuevos marcos técnicos normativos, como es el caso de la gestión y salvaguarda documental.

Oficio 220-189360 de 24-08-2017

Concepto / Oficio, Derecho Comercial, NORMATIVIDAD Publicado: 24 agosto, 2017

Respecto a la responsabilidad de las sociedades de outsourcing, sobre los libros y/o papeles de comercio que archiva en el desarrollo de sus servicios, pero que son de propiedad de sociedades que ya terminaron su vinculación contractual; la Supersociedades señala que será el contrato de depósito suscrito entre depositante y depositario el que determine las pautas del cumplimiento del mismo y la responsabilidad que subyace de cada parte al momento de su terminación en cuanto a la conservación de dichos documentos y la forma en que han de ser conservados. No obstante, y en virtud de su obligación de custodia y conservación de la cosa, el depositario responderá hasta por la culpa leve en caso de pérdida o deterioro de la misma, esto, teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio son documentos de suma importancia para la ejecución de las obligaciones del propietario. Igualmente, es de reiterar que la sociedad depositaria de los libros y papeles respectivos posee las herramientas legales con el fin de hacer entrega de los libros y papeles que se encuentran en su custodia, en virtud de los efectos que se determinan por el artículo 1663 del Código Civil.

Concepto 661 de 02-08-2017

Concepto / Oficio, Estándares Internacionales, NORMATIVIDAD Publicado: 2 agosto, 2017

Los libros y papeles del comerciante deben ser conservados por un período de diez años, contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Soportes de una relación laboral deben conservarse en la organización, aunque esta ya no exista

ACTUALIDAD, Derecho Laboral Publicado: 3 julio, 2017

Frente a las solicitudes que realizan los diferentes entes judiciales o administrativos a los empleadores sobre información de trabajadores que laboraron en la entidad hace años, surge el siguiente interrogante: ¿Por cuánto tiempo deben mantener archivada la documentación del extrabajador?

Concepto 006040 de 21-03-2017

Concepto / Oficio, Impuestos, NORMATIVIDAD Publicado: 21 marzo, 2017

De acuerdo con las normas tributarias sobre los requisitos para acreditar la existencia de la exportación de servicios, en particular el de conservar el documento de la “oferta mercantil de servicios o cotización y su correspondiente aceptación”, toda vez que el Decreto 2223 de 2013 no excluyó la aplicación de la aceptación tácita de la oferta contemplada en el Código de Comercio en materia probatoria de la exportación de servicios, ésta es aplicable para demostrar con documentos que la aceptación de la oferta se ha producido. Sin embargo, cabe señalar que de acuerdo con el criterio decantado por la Corte Suprema de Justicia y recogido en la Sentencia SC054 de enero 26 de 2015, los actos de los cuales se colige la aceptación son aquellos actos del destinatario de la propuesta a los que los contratantes, la costumbre o la ley les ha atribuido esa significación y que en cada caso el operador jurídico que los aprecie deberá valorarlos para determinar si la aceptación tácita se produjo o no.

Concepto 220-017568 de 13-02-2017

Concepto / Oficio, Derecho Comercial, Estándares Internacionales, NORMATIVIDAD Publicado: 13 febrero, 2017

Supersociedades. El comerciante debe conservar la documentación societaria por un periodo de diez años contados a partir de la fecha del último documento, pero para tal efecto puede elegir si lo hace en medio escrito, o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Concepto 919 de 14-12-2016

Concepto / Oficio, Estándares Internacionales, NORMATIVIDAD Publicado: 14 diciembre, 2016

Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Periodo posterior a la finalización del acuerdo de trabajo, durante el cual el contador público debe conservar soportes y rendir cuentas de sucesos ocurridos durante su gestión en la entidad.

Reforma pretende modificar tiempo de conservación de soportes de las declaraciones tributarias

ACTUALIDAD, Impuestos Publicado: 6 diciembre, 2016

Desde el año 2005, los declarantes de renta solo deben conservar los soportes de sus declaraciones por el tiempo en que haya de quedar en firme la declaración de renta. Sin embargo, con el proyecto de reforma tributaria dichos documentos deberían conservarse por un período de 5 años.

Concepto 220-187987 de 28-09-2016

Concepto / Oficio, Derecho Comercial, NORMATIVIDAD Publicado: 28 septiembre, 2016

Supersociedades. Se resuelven varios interrogantes en relación con la correspondencia por medio de correos electrónicos de una sociedad (es decir, los correos electrónicos enviados y/o recibidos) y su relación con el cumplimiento de la norma establecida en el artículo 54 del Código de Comercio.

Concepto 212 de 22-03-2016

Concepto / Oficio, Estándares Internacionales, NORMATIVIDAD Publicado: 22 marzo, 2016

Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Normatividad vigente en Colombia al respecto de la obligación de conservación de soportes contables.

Concepto 030534 de 23-10-2015

Concepto / Oficio, Impuestos, NORMATIVIDAD Publicado: 23 octubre, 2015

DIAN. ​Los documentos soporte relacionados con operaciones enmarcadas en el denominado Plan Vallejo, deben observar las reglas de conservación prescritas en la norma especialmente concebida para el asunto, como lo es el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999.

Concepto 023145 de 06-08-2015

Concepto / Oficio, Impuestos, NORMATIVIDAD Publicado: 6 agosto, 2015

DIAN. Los documentos soporte de la Declaración de importación den ser conservados por un período mínimo de cinco (5) años, siendo este término un mínimo y o un máximo. La extensión de este lapso depende del juicio que haga la Agencia de Aduanas respectiva.

         

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