Etiqueta: conservación de documentos

Mediante el Concepto 0409 del 7 de julio de 2021, el CTCP se pronunció sobre la pertinencia de imprimir en papel los soportes y comprobantes contables.

En este editorial te contamos las consideraciones que deben seguirse para que estos documentos obtengan la validez probatoria requerida.

El CTCP precisa que los documentos comprobantes y soportes contables no requieren necesariamente estar impresos en papel para obtener la información necesaria a la que se refieren y la validez probatoria requerida.

Con la implementación de la facturación electrónica es necesario que las empresas implementen sistemas de gestión documental electrónica para la custodia y almacenamiento de sus documentos digitales.

Te enseñamos la manera correcta de gestionar la documentación electrónica para facilitar tus labores.

Con la llegada de la factura electrónica se hace necesario que las empresas implementen sistemas de gestión documental electrónica para la custodia y almacenamiento de sus documentos digitales.

Este seminario taller ofrece el conocimiento necesario para la custodia electrónica de la documentación.

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CTCP emite el Concepto 0032 para aclarar que la copropiedad o propiedad horizontal es la que garantiza el debido cuidado y conservación de los soportes y documentos contables, y que no es adecuado que terceros retiren la documentación de la entidad.

La Superintendencia de Sociedades realizó una serie de precisiones respecto al término en que deben ser conservados los libros de contabilidad y aquellos que contengan la información laboral de una sociedad comercial liquidada.

Dentro de las normas de conservar los soportes y demás documentos contables se estipula la obligación de mantener o cuidar la permanencia de dichos documentos en su forma original.

Según el artículo 2.1.1 del DUR 2420 de 2015, el marco normativo contable establecido en el Decreto 2649 de 1993 continúa vigente para los efectos que no están abordados dentro de los nuevos marcos técnicos normativos, como es el caso de la gestión y salvaguarda documental.

Respecto a la responsabilidad de las sociedades de outsourcing, sobre los libros y/o papeles de comercio que archiva en el desarrollo de sus servicios, pero que son de propiedad de sociedades que ya terminaron su vinculación contractual; la Supersociedades señala que será el contrato de depósito suscrito entre depositante y depositario el que determine las pautas del cumplimiento del mismo y la responsabilidad que subyace de cada parte al momento de su terminación en cuanto a la conservación de dichos documentos y la forma en que han de ser conservados. No obstante, y en virtud de su obligación de custodia y conservación de la cosa, el depositario responderá hasta por la culpa leve en caso de pérdida o deterioro de la misma, esto, teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio son documentos de suma importancia para la ejecución de las obligaciones del propietario. Igualmente, es de reiterar que la sociedad depositaria de los libros y papeles respectivos posee las herramientas legales con el fin de hacer entrega de los libros y papeles que se encuentran en su custodia, en virtud de los efectos que se determinan por el artículo 1663 del Código Civil.

Los libros y papeles del comerciante deben ser conservados por un período de diez años, contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Frente a las solicitudes que realizan los diferentes entes judiciales o administrativos a los empleadores sobre información de trabajadores que laboraron en la entidad hace años, surge el siguiente interrogante: ¿Por cuánto tiempo deben mantener archivada la documentación del extrabajador?