Etiqueta: Libro de actas

Cuando una sociedad atraviesa un proceso de transformación, cambia el tipo, pero no la identidad de esta; por lo anterior, al tratarse de una misma persona jurídica que no ha sido disuelta, ni liquidada y a través de la cual una misma persona jurídica continúa explotando el objeto para el cual fue constituida, es posible que se sigan empleando los libros correspondientes en las hojas que existan sin utilizar, aunque con los ajustes del caso, incluidos los libros de socios y de actas. Por tanto, en el entendido que la transformación no impone per se ningún tratamiento en particular con los libros, ni procedimiento legal a seguir, es pertinente remitirse a las disposiciones generales que aplican en la materia, de donde se tiene que al tenor del artículo 49 del Código de Comercio, cuando se haga referencia a los libros de comercio se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos, esto, en concordancia con lo determinado por el artículo 195 del mismo Código de Comercio, y el artículo 125 y siguientes del Decreto 2649 de 1993.

Tres clases de libros son los que se deben registrar en la Cámara de Comercio. Cabe recordar que los libros de contabilidad, según la Ley Antitrámites, ya no se registran, pero si se llegan a perder se deben registrar en libros que no deben estar registrados.

De acuerdo con el artículo 195 del Código de Comercio, la sociedades deben llevar un libro, debidamente registrado, en el que se anoten por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios, las cuales serán firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea o de la junta de socios. Asimismo, el artículo 431 del mismo código señala que lo que ocurra en las reuniones de la asamblea deberá quedar registrado en el libro de actas, con la firma del presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Cabe señalar que, en caso de que se requiera adicionar actas, no es viable adherir a las hojas de los libros actas impresas en otra hoja, pues, de acuerdo con el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993 (sigue vigente ya que los nuevos marcos técnicos normativos solo se ocuparon de temas contables), el texto del acta debe asentarse directamente en el libro.

Así lo indicó la Supersociedades en su Oficio 220-078326 de abril 4 de 2017 en el cual se analizó el caso de una sociedad que primero redactaba y firmaba sus actas en hojas sueltas que no hacían parte del libro oficial de actas y luego pegaba dichas hojas dentro del libro oficial.

Sigue vigente para las sociedades comerciales el llevar un libro donde se asienten las actas correspondientes. El libro puede ser impreso o virtual.

Supersociedades. El procedimiento que utiliza una SAS para registrar las actas del máximo órgano social en el libro respectivo.

El Código de Comercio, en su artículo 189, señala que se debe dejar constancia de las decisiones de la junta de socios o de la asamblea mediante actas aprobadas, sea por cualquiera de dichos entes o por la persona designada; estas deben estar firmadas por el presidente y el secretario y contener la información relacionada con la forma de convocación y los votos emitidos. Ahora bien, tales actas deben anotarse de manera cronológica en un libro, el cual debe estar debidamente registrado.

Supersociedades. Concepto sobre la corrección del libro de actas y la no convocatoria a reuniones ordinarias del máximo órgano social.

Supersociedades. Conceptos sobre el manejo del libro de actas y la expedición de títulos de acciones.

Supersociedades. Sobre la obligatoriedad de los libros de actas en las sociedades por acciones simplificadas.

Con la expedición de la Ley 1258 de 2008, son muchas las SAS que se crearon con un único accionista. Ahora, si se quiere ampliar el número de accionistas, es muy fácil el procedimiento y no tiene costos.

Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Libro de actas.