Terminología clave que se debe conocer sobre la facturación electrónica

Presentamos un glosario con algunas definiciones importantes que se deben tener en cuenta para realizar una implementación clara de la factura electrónica. De igual forma, se deben considerar una serie de modificaciones de gran relevancia para los contribuyentes.

Conocer las características de la factura electrónica a la hora de su emisión es un tema que requiere atención. También es importante el conocer todo lo concerniente a la validación previa de esta, el cambio más relevante que trae la segunda fase de su implementación.

Expedir facturas electrónicas sin cumplir con los requisitos puede acarrear una multa equivalente al 1 % del valor de las operaciones facturadas, sin exceder un máximo de 950 UVT, es decir, aproximadamente 32 millones de pesos. Quienes reincidan podrían sufrir el cierre del establecimiento.

Debe tenerse en cuenta que si el documento no es aprobado por la Dian, se tendrán que corregir los errores informados, para posteriormente firmar electrónicamente y enviar de nuevo dicho documento, con el mismo número de factura. Lo anterior, toda vez que ninguna factura puede ser entregada al comprador sin que la Dian la revise, a menos que esta indique algún tipo de indisponibilidad en el servicio.

Ismary Lara, gerente general del facturador electrónico Stupendo afirma que la apuesta de la facturación electrónica por parte de las organizaciones es un paso más hacia la transformación digital y la eficiencia. «Es importante que las empresas se preparen con anterioridad, para que la integración de los sistemas y la adecuación de los procesos se puedan realizar apropiadamente, teniendo un período de estabilización», dice.

Entre las modificaciones relacionadas con los requisitos de la factura electrónica que los contribuyentes deben tener en cuenta están:

1. Debe contar con el nombre del emisor y número de identificación tributaria –NIT– del vendedor o de quien presta el servicio.
2. Fecha y hora del momento en el que se realiza o se genera la factura.
3. Fecha y hora de expedición correspondiente a la validación. Esta deberá ser fijada por la administración tributaria, al momento de la respectiva validación.
4. Indicar la forma de pago, es decir, si es de contado o crédito. Si se hace por la segunda opción, hay que agregar el plazo para saldar la compra. Además, se debe incluir el medio de pago (efectivo, tipo de tarjeta, transferencia electrónica o el que corresponda).
5. Es obligatorio anexar la firma digital del facturador electrónico, según las normas vigentes y bajo la política de firma que establezca la Dian, para garantizar de esta manera la autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
6. El código único de factura electrónica –Cufe– deberá estar plasmado en el documento, de la manera que lo establece la Dian.
7. El código QR debe ser implementado con el fin de ser la representación gráfica digital o impresa de la información.

El glosario de la factura electrónica

De la mano de Stupendo Colombia, Actualícese presenta un glosario con algunas definiciones clave que se deben tener en cuenta para realizar una implementación clara de la factura electrónica:

• Anexo técnico de factura electrónica de venta: condiciones y mecanismos técnicos requeridos para la generación, validación, expedición y recepción de la factura electrónica, notas débito y crédito, entre otros documentos.
• Notas débito y crédito: documentos electrónicos que contienen información de tipo contable y/o fiscal de la factura electrónica. Deben ser generados en el formato electrónico XML.
• XML (Extensible Markup Language): formato de marcas que permite la organización y etiquetado de documentos electrónicos.
• Catálogo de participantes: información básica de quienes participan en el ciclo de generación, transmisión, validación, expedición, recepción, procedimientos y demás trámites derivados de la factura electrónica.
• Documento equivalente: es el soporte que reemplaza la factura en las operaciones económicas con empresas que no están obligadas a facturar.
• Adquiriente: persona natural o jurídica que adquiere bienes y servicios, obligados a exigir la factura de venta o documento equivalente. Es decir, los consumidores en general.
• Cufe: el código único de factura electrónica es un valor alfanumérico que permite identificar una factura.
• Cude: el código único de documento electrónico es un valor alfanumérico que identifica las notas débito y crédito.

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