Tiempos recios: reflexiones sobre las caídas del portal de la Dian

En respuesta al análisis planteado en la columna “Tiempos recios” por el señor Juan Guillermo Pérez Hoyos, es necesario reafirmar la obligación de aceptar que cualquier cosa inventada por los humanos, incluido el portal de la Dian, terminará fallando de vez en cuando (pues nada de lo que hacemos es perfecto). Y obviamente lo que más nos molesta es que la Dian solo declare la contingencia más allá del medio día, pues hace perder todo el día al contador.

Con las protestas que se hicieron en mayo de 2018 (en las que yo participé presencialmente) se había logrado que al menos los funcionarios de la Dian, seccional Cali, presionaran para que la contingencia no se tardara tanto en ser declarada (esta tendría que ser declarada máximo al medio día). Sin embargo, todo ha seguido igual.

No obstante, lo que ignoran muchos colegas es que (según me contó un funcionario de la administración tributaria), si bien la Dian es la entidad que administra nada más ni nada menos que los impuestos del país, sucede que es la procuraduría la que vive «encima de ellos»; por lo tanto, si se atreven a declarar contingencias (con lo cual se afecta la correcta administración de los impuestos), a los funcionarios les pueden abrir procesos disciplinarios por incompetencia y hasta los pueden remover de sus cargos. Esa es la verdadera razón por la cual esperan hasta último momento para decretarla.

Hay otra excusa en la que se amparan: dicen que durante los días de las contingencias algunos contribuyentes (siempre hablan de cifras significativas como unos 50.000 u 80.000 más o menos) sí pudieron hacer oportunamente su declaración y que, por tanto, el problema, se supone, empieza a estar es en los computadores o el internet de esos otros 200.000 que no han podido transmitir su declaración.

Yo, en lo particular, pienso que esos 50.000 u 80.000 que sí pueden hacer la presentación de sus declaraciones, en esos días, son justamente los contribuyentes que viven en zonas con mejor señal de internet y que también tienen los mejores equipos computacionales. Pese a ello, la Dian espera ilusamente que el internet funcione por igual en todos los rincones pobres de Colombia (o hasta con alteraciones del orden público), y que todos los contribuyentes inviertan en computadores super costosos (eso es algo demasiado soñador).

Esta vez hay que reconocer que fueron los propios contribuyentes quienes, por no estar atentos a la norma y a los recordatorios que se dieron oportunamente en varios portales, no efectuaron la tarea de renovar oportunamente sus instrumentos de firma electrónica que se les vencía entre noviembre y diciembre de 2019; pues, las primeras fueron expedidas entre estos mismos meses en el 2016 y se deben renovar cada tres años (ver nuestro editorial Primeros instrumentos de firma electrónica emitidos por la Dian deben renovarse en noviembre de 2019).

Por último, siempre insistiré en que es un gravísimo error que los contadores se pongan a apropiarse de las contraseñas de una firma electrónica que solo les pertenece a los representantes legales. La mayoría de las declaraciones hoy día son de sociedades por acciones simplificadas –SAS– que solo necesitan firma del representante legal y no la del contador ni del revisor fiscal.

En esos casos, es obvio que son solo los representantes legales los que deben conocer tales contraseñas y son ellos los que deben sentarse frente al computador a sufrir con el proceso. Así, solo el día en el que estos tengan que descuidar sus negocios por estar perdiendo todo el día frente a un computador, se armará un notable zafarrancho, y ahí sí la Dian le prestará más atención al tema.  Pero como el que se apropia de la firma electrónica es el «simple contador» o «asistente» (interno o externo de la empresa), entonces la Dian seguirá ignorando esta cuestión y los seguirá torturando.

Ya es hora de reaccionar. En el pasado, cuando las declaraciones eran sobre el papel, nadie le hacía la firma autógrafa con bolígrafo al representante legal. Entonces, aunque hallamos evolucionado a la firma electrónica, eso no significa que alguien pueda reemplazar al representante legal en su tarea de ser solo él quien conozca las contraseñas de su firma. Para eso a ese representante legal también le pagan su salario. Además, es seguro que las contraseñas para hacer transferencias electrónicas únicamente las custodia el representante legal y no se la da a conocer al contador.

Entonces, ¿por qué sí le otorgan las responsabilidad de conocer las contraseñas de la firma electrónica para el portal de la Dian? Nada de eso tiene lógica, y es que si un representante legal le entrega sus contraseñas de la firma electrónica a su secretaria, contador o revisor fiscal de turno, se generarían dos problemas serios adicionales:

1. Cualquiera de esas personas que conoce esas contraseñas puede ingresar fraudulentamente al portal de la Dian y presentar (solo por hacerle un daño a la empresa) una declaración a nombre de ese representante legal (supóngase una declaración de IVA, retención en la fuente o INC). Así, lo pone en un serio problema, dado que si ese IVA o retención no se paga, se configura la responsabilidad penal del artículo 402 de la Ley 599 de 2000, la cual va a recaer sobre el representante legal.

2. Cuando la secretaria, contador o revisor fiscal que conocían esas contraseñas terminen por fuera de la empresa (o ya no se tengan más vínculos con ellos si es que eran personal externo), entonces al representante legal, como único verdadero dueño de sus contraseñas, le tocará inmediatamente ponerse en el trabajo de cambiarlas con frecuencia.

Así que, señores, apliquemos lo que dijo Albert Einstein: «Nadie puede esperar resultados diferentes si siempre hace lo mismo«. Cambiemos esos procedimientos equivocados que ya les mencioné, y verán cómo se compone en algo este asunto.

Se tenía que decir, y se dijo…

Diego Hernán Guevara Madrid
Contador Público
Líder de investigación contable y tributaria en Actualícese