Por su seguridad, cambie periódicamente la clave de su firma electrónica. Así puede hacerlo
La firma electrónica es un mecanismo que sustituye a la firma autógrafa en los documentos y trámites realizados por personas naturales que actúen a nombre propio o en representación de una persona jurídica, en cumplimiento en los servicios electrónicos de la Dian de sus obligaciones formales.
La firma electrónica es un mecanismo que sustituye a la firma autógrafa en los documentos y trámites realizados por personas naturales que actúen a nombre propio o en representación de una persona jurídica, en cumplimiento en los servicios electrónicos de la Dian de sus obligaciones formales.
Aunque no es una práctica recomendada, muchos representantes legales permiten que terceros, como sus secretarias o el contador público, conozcan la contraseña requerida para iniciar sesión en la plataforma Muisca de la Dian y/o para firmar electrónicamente las declaraciones y reportes tributarios, delegando así excesos de confianza sobre estos.
Sin embargo, es necesario considerar que las responsabilidades derivadas de la utilización de este tipo de contraseñas recaen exclusivamente sobre el titular de la firma y no sobre aquellas personas que la conocían.
Sobre el tema en concreto puede ser de su interés nuestro artículo Obligaciones del representante legal frente al uso de su firma electrónica son inalienables.
Así pues, en el acuerdo de firma de electrónica que deberá aceptar el suscriptor de la misma, mencionado en el artículo 3 de la Resolución 000070 de 2016 (modificado por el artículo 1 de la Resolución 000022 de 2019), se establece que entre sus obligaciones se encuentra la responsabilidad de mantener, custodiar y controlar los datos de creación de la firma y garantizar la confidencialidad de la contraseña de identidad electrónica, tomando las precauciones necesarias para evitar el acceso de terceros a dicha información.
Por lo tanto, una de las medidas que podrá ser utilizada por el titular de la firma es la renovación periódica de la contraseña de la misma, lo cual podrá hacer tantas veces desee, efectuando los siguientes pasos:
1. Deberá ingresar como “Usuario registrado a nombre propio” en los servicios informáticos del portal web de la Dian.
2. Seguidamente, en el menú principal deberá dar clic en la opción “Gestionar mi firma electrónica”.
3. Después deberá clic en la opción “¿Olvidó la contraseña de su identidad electrónica?”, como aparece en la imagen:
4. Una vez seleccionada esta opción, deberá responder las preguntas de autenticación cuyas respuestas debieron ser configuradas al momento de la generación de la firma (ver nuestro editorial Pasos para generar en línea el instrumento de firma electrónica).
5. Luego de responder acertadamente estas preguntas, le será enviado al correo electrónico registrado en el RUT un código electrónico, el cual deberá ser utilizado dentro del tiempo indicado por la Dian.
Sin embargo, es necesario aclarar que en caso de que no recuerde las respuestas a las preguntas de seguridad, o si la persona que tenía conocimiento de la clave también sabía las respuestas a dichas preguntas, es recomendable realizar la renovación total del instrumento de firma electrónica, para lo cual deberá llevar a cabo el siguiente proceso:
1. En la misma pantalla del paso 3 anterior, seleccionar la opción “Renovar Instrumento de Firma Electrónica”, como se muestra en la imagen:
2. Seguidamente, deberá dar clic en “Reiniciar proceso”, con lo cual llegará a su correo electrónico un enlace para configurar las preguntas destinadas a la recuperación de la contraseña de la identidad electrónica.
Una vez se haya surtido este proceso, el sistema volverá a enviar un correo electrónico para la habilitación del instrumento de firma electrónica, en el cual podrá realizar el cambio de la contraseña para dicha firma, cumpliendo con las características particulares solicitadas por la Dian.
3. Cuando se haya finalizado el paso anterior, deberá dar clic en la opción “Administrar instrumento de firma electrónica”, tras lo cual será remitido nuevamente al menú principal, en el que deberá seleccionar la opción “Renovar instrumento de firma electrónica”, y seguidamente dar clic en el símbolo alusivo a “guardar”, que aparece en la parte inferior derecha.
4. Una vez guardada la solicitud, deberá dar clic en la opción formalizar, y acto seguido le será enviado a su correo electrónico un código para la habilitación de la firma electrónica.
5. Al recibir el código deberá copiarlo e ingresarlo en el campo identificado como “Código electrónico” y escribir la contraseña creada en el paso 2 anteriormente señalado. Seguidamente deberá dar clic en la opción “Firmar”.
Finalmente, podrá descargar el formulario 10036 debidamente diligenciado con la marca de agua “Presentado”. Recuerde que este formulario también le será enviado en PDF al correo electrónico registrado en el RUT.
Adicionalmente, si desea verificar la contraseña de la firma electrónica, puede seleccionar la opción “Probar instrumento de firma electrónica”, con el cual la Dian permite realizar una firma de prueba para validar la contraseña utilizada.
