Medidas que regulan de manera temporal la celebración de asambleas de máximos órganos sociales

Con ocasión del estado de emergencia por el COVID-19, las reuniones ordinarias de los máximos órganos sociales no pudieron celebrarse en los términos previstos.

A continuación, se compilan las medidas tomadas por el Gobierno para la celebración de estas reuniones en la emergencia sanitaria.

Según lo determinan los artículos 39 de la Ley 675 de 2001 y 422 del Código de Comercio, dentro de los primeros tres meses siguientes al vencimiento del período presupuestal, los máximos órganos sociales de las personas jurídicas deben celebrar una reunión ordinaria anual, en la cual se traten, entre otros, temas referentes a examinar la situación general, designar administradores, demás funcionarios sometidos a elección y la asignación del presupuesto para el año siguiente (esto último solo para propiedades horizontales).

No obstante, con ocasión del estado de emergencia decretado por el COVID-19, estas reuniones no pudieron ser llevadas cabo; por lo tanto, instituciones del Gobierno, como el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y la Superintendencia de Sociedades determinaron una serie de pautas para que estas reuniones pudieran celebrarse a través de medios no presenciales, es decir, por medios virtuales o en su defecto una vez superada la emergencia sanitaria.

A continuación, realizamos un estudio y compilación de dichas medidas.

Propiedad horizontal: asamblea de copropietarios y emergencia por pandemia COVID-19

Debido al estado de emergencia decretado por el COVID-19, algunos propietarios de copropiedades manifestaron la decisión de suspender las asambleas presenciales y realizarlas de manera virtual. Para lo cual se debe tener en cuenta lo siguiente:

• A través de los artículos 42 y 43 de la Ley 675 de 2001 se establecen, respectivamente, la realización de asambleas no presenciales y por comunicación escrita.
• Para la aplicación del artículo 42 se deben establecer los mecanismos para que los propietarios o sus representantes puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, de conformidad con el quorum requerido para el respectivo caso.
• Las votaciones y comunicaciones deberán ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio utilizado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.
• El artículo 44 de la Ley 675 de 2001 establece que las decisiones de las asambleas establecidas en los referidos artículos 42 y 43 de la misma ley son ineficaces, es decir, inválidas, cuando alguno de los copropietarios o apoderados no participe en la comunicación simultánea o sucesiva, o en la comunicación escrita. 

Celebración de asambleas ordinarias en épocas del COVID-19 o coronavirus

Por diversas estipulaciones legales, es regla general que las reuniones ordinarias de los máximos órganos sociales de las personas jurídicas se realicen por lo menos una vez al año, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio contable (hasta el 31 de marzo), para, entre otras cuestiones, examinar la situación económica de la persona jurídica, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, y considerar las cuentas y balances del último ejercicio.

Dado el contexto de salud pública nacional es necesario aplicar a las reuniones ordinarias de los máximos órganos sociales la normativa vigente frente a las reuniones no presenciales, para lo que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expidió el Decreto 398 de 2020, por medio del cual fija las pautas a seguir para la realización de reuniones no presenciales en esta época de crisis.

Asambleas virtuales en la propiedad horizontal por coronavirus (COVID-19)

La mayoría de los consejos de administración y representantes legales tomaron la decisión de aplazar las asambleas y adelantar los preparativos para llevarlas a cabo de manera virtual, lo cual trae consigo una serie de dudas sobre su realización.

Dado lo anterior, los siguientes aspectos deben tenerse en cuenta para llevar a cabo con éxito y con el lleno de los requisitos legales las asambleas de manera virtual; estas pautas permitirán garantizar que las diferentes decisiones que se tomen no revistan de ineficacia o ilegalidad. Estos aspectos son los siguientes:

• El artículo 64 del Código Civil establece la fuerza mayor o el caso fortuito como eximentes de la responsabilidad, y la emergencia sanitaria decretada por la pandemia del coronavirus (COVID-19) es una situación que puede encuadrarse bajo alguno de dichos eximentes; la cual, anudada con las determinaciones del Gobierno nacional, es una base suficiente para cancelar las asambleas de propiedad horizontal.
• Para cancelar la asamblea general convocada se debe enviar una comunicación a los propietarios, por medio de la cual se notifique la emergencia sanitaria, informando la cancelación de la asamblea.
• El artículo 44 de la Ley 675 de 2001 establece que las decisiones de las asambleas establecidas en los artículos 42 y 43 de la mencionada ley son ineficaces, es decir, carecen de validez, cuando alguno de los copropietarios o apoderados no participe en la comunicación simultánea o sucesiva, o en la comunicación escrita.

Superintendencia de Sociedades dicta aclaraciones sobre asambleas ordinarias no presenciales en época del COVID-19

La Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Externa 100-000002 de 2020, mediante la cual precisó algunos aspectos del Decreto 398 de  2020, referentes a la forma en que se pueden adelantar las reuniones no presenciales en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995.

Entre dichos aspectos se encuentran que las reuniones deben ser celebradas a través de diferentes tecnologías de la información y comunicación –TIC–, siendo el mecanismo óptimo para este propósito los medios de videoconferencia simultánea y sucesiva, tales como WhatsApp, Telegram, Skype, Duo, Hangout y Zoom, entre otros.

Superintendencia de Sociedades determina que reuniones por derecho propio deberán celebrarse el 1 de julio

La Superintendencia de Sociedades, a través de la Circular Externa 100-000004 de 2020, determinó que el plazo para la celebración de las reuniones ordinarias del máximo órgano social quedó sujeto a la vigencia de la emergencia sanitaria que, según lo dispuesto mediante la Resolución 385 de 2020, se extenderá hasta el 30 de mayo; por lo tanto, estas reuniones deberán celebrarse en el transcurso de junio de este año de conformidad con lo previsto en el artículo 8 del Decreto Legislativo 579 de 2020.

Atendiendo a lo anterior, estableció que, como consecuencia, la reunión por derecho propio prevista en los artículos 429 del Código de Comercio y 40 de la Ley 675 de 2001, que podría haberse llevado a cabo el pasado 1 de abril, podrá celebrarse el primer día hábil de julio del año en curso, en el evento en que la reunión ordinaria no sea convocada en junio.

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