Nómina electrónica: el 1 de agosto de 2021 inicia plazo para habilitación en el servicio informático

De acuerdo con el calendario de implementación de la nómina electrónica, el 1 de agosto de 2021 inicia el plazo para la habilitación en el servicio informático.

El servicio de habilitación se encuentra disponible en la plataforma de la Dian desde el pasado 7 de julio de 2021.

De acuerdo con el numeral 1 del artículo 6 de la Resolución 000013 del 13 de febrero de 2021, modificada por la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021, el 1 de agosto del año en curso inicia el plazo para que los obligados a implementar la nómina electrónica realicen la habilitación en el servicio informático dispuesto por la Dian para tal fin.

Recordemos que, debido a los ajustes efectuados por la Resolución 000013 de 2021 a la Resolución 000042 de 2020, se implementó dentro del sistema de facturación electrónica el nuevo documento soporte de pago de nómina electrónica, el cual constituye el soporte de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, según sea el caso, derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina desprendida de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pensionados a cargo del empleador.

Nota: el 30 de julio de 2021 la Dian publicó la Resolución 000063 mediante la cual se modificó el plazo para iniciar el proceso de habilitación de la nómina electrónica. Así, se indicó que los obligados a implementarla ya no iniciarán la habilitación el 1 de agosto de 2021, sino el 18 del mismo mes.

Dicho documento se encuentra conformado por los valores devengados por nómina, los valores deducidos por este concepto y su diferencia.

Ahora bien, para la habilitación en el sistema informático de pago de nómina electrónica, los usuarios deberán tener en cuenta las disposiciones del artículo 9 de la Resolución 000013 de 2021, en el cual se establecen los pasos a seguir para surtir correctamente este proceso.

Habilitación en el sistema de pago de nómina electrónica

Según el artículo 9 de la resolución en mención, la habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica de la Dian.

Dicho procedimiento debe realizarse antes de la fecha máxima para empezar a generar y transmitir la nómina electrónica y sus notas de ajuste (cuando a ello haya lugar) indicada en los calendarios de implementación y plazo para cumplimiento periódico de la transmisión, cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:

1. Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta.

2. Una vez se ingrese al servicio informático electrónico de la Dian, deberá clicarse el menú “Participantes”, en donde se encontrará la opción “Otros documentos electrónicos”

3. Seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, con lo cual el sistema mostrará una alerta sobre si se desea iniciar el proceso de habilitación para nómina electrónica; deberá darse clic en “Aceptar”.

4. Señalar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, informando para ello si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o a un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.

5. Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del software referido en el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:

• Indicar los nombres y apellidos o razón social y NIT del fabricante, y nombre y código de identificación del software.
• Iniciar las pruebas mediante las cuales se deberá demostrar que el software, el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el anexo técnico de documento soporte de pago de nómina electrónica.
• Confirmar el resultado de las pruebas referidas en el numeral anterior; en caso de que sean superadas en forma satisfactoria, en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, se actualizará el estado de “solicitado” a “habilitado”; en caso contrario, se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de “habilitado”.
• Una vez se encuentre en estado “habilitado”, automáticamente migrará a producción en operación.

Como puede observarse, [pq]el sistema informático de la Dian solo muestra dos modos de operación para la implementación de la nómina electrónica (software propio y software de un proveedor tecnológico)[/pq], con lo cual puede entenderse que no se contará con un software gratuito, como sucedió con la facturación electrónica; sin embargo, en este punto,  no puede perderse de vista que el artículo 1.6.1.4.16 del Decreto 1625 de 2016 indica que la Dian debe disponer una solución gratuita tanto para  para la factura electrónica como para los demás documentos electrónicos que se deriven de la misma, por lo cual, se esperaba que dicha entidad sí ofreciera el servicio oportunamente.

Por tanto, actualmente quienes se encuentren obligados a implementar la nómina electrónica deberán optar por un software propio o contratar a un proveedor tecnológico.

Beneficios de la nómina electrónica

Implementar la nueva nómina electrónica representa ciertos beneficios, tales como:

• Poder usar los costos y deducciones relacionados con la nómina validados por la Dian en la declaración de renta.
• Desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad.
• Acceder a mejores servicios electrónicos, como las devoluciones automáticas de saldos a favor y declaraciones sugeridas.
• Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportada a la administración tributaria.
• Eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de los empleados para terceros interesados; ellos podrán verificarlos directamente en la Dian.

Material relacionado:

• [Análisis] Nómina electrónica y documento soporte en compras a no obligados a facturar: fechas de implementación
• [Análisis] Nómina electrónica: Dian realiza precisiones respecto a la implementación de los pagos
• [Respuestas] ¿Nómina electrónica requiere autorización de numeración?