Planeación cierre contable y fiscal 2011 – Gabriel Vásquez Tristancho

Varios temas es posible que sean repetitivos, pero otros son de interés para el año 2011. Por ejemplo, está en discusión algunos artículos demandados de la Ley 1430, entre ellos eliminar la deducción especial por inversión en activos fijos reales productivos (1) y  modificar las tarifas del impuesto al patrimonio (10).  De resultar inconstitucionales dichas normas afectarían de inmediato la planeación del cierre fiscal 2011.

Los contratos leasing, con los aparentes beneficios para la pequeña y media empresa, tiene límite hasta diciembre 31 de 2011.  A partir del 1 de enero del 2012, dichos contratos se deben reconocer como un activo y un pasivo.  Sin embargo, ahora mismo se está discutiendo que a partir de la vigencia la Ley 1314 de 2009, las normas contables fiscales únicamente tendrán efectos tributarios. En otro artículo detallaremos las posibles alternativas sobre este asunto.

Los obligados a reportar medios magnéticos son ahora prácticamente todas las empresas.  La base de ingresos brutos del año 2010 de $ 500 millones, que incluye los ordinarios y extraordinarios,  fue reducida a menos de la mitad, con lo cual, un gran número de contribuyentes que le estaban apostando a la cifra anterior de $ 1.100 millones de pesos, deberán preparar el sistema de información para este propósito, incluidos los datos siempre olvidados de la dirección, bases fiscales de retención, entre muchísimos otros detalles técnicos.  Incluso, los agentes retenedores deberán informar “la totalidad” de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mínimo de $ 500.000.

Las fechas de vencimiento para la entrega de medios magnéticos se adelantaron un mes, en febrero de 2012 los primeros vencimientos, cuando el año anterior fue en marzo. Esto significa que se deberán acortar los cronogramas de actividades del plan de cierre contable y fiscal.  Recordamos que un punto importante en este plan, es determinar las fechas críticas en que se deberá disponer la información, tales como los vencimientos de retención de diciembre e IVA de noviembre-diciembre que comienzan en enero 10 de 2012, medios magnéticos, renta, asamblea, entidades de control, entre otros.

La cercanía de algunos vencimientos de obligaciones tributarias en el inicio del año 2012, exigen planeación rigurosa de fechas límites para recepción de facturas y anticipar el corte de documentos de todas las áreas de información de la compañía.

Al personal de contabilidad y finanzas le está prohibido pedir vacaciones en las temporadas de diciembre y enero.  La razón es obvia, la congestión de actividades del cierre contable, debe tener un seguimiento riguroso y con jornadas extendidas en algunos casos, incluso desde noviembre como comentaremos adelante. En ingles el modismo utilizado es el siguiente: “If we work overtime two months in accounting and taxes, that´ll do de job.”

Adelantar fechas de algunos procedimientos críticos, tales como inventarios físicos, revisión de cálculos globales de depreciaciones, prestaciones sociales, las cuales se pueden medir en meses anteriores al corte de diciembre.  Por ejemplo, programar tomas físicas de  inventarios rotativamente durante el año, con el propósito que los ajustes de diciembre sean los menos posibles, o que no tengan incidencia material.  Así se gana tiempo con algunas actividades que normalmente retrasan los cronogramas e impiden cumplir exitosamente con los informes de final de año.

Igual sugerencia para los análisis de partidas que dan dolores de cabeza a los auditores con los balances de diciembre tales como: saldos “varios” de deudores, acreedores, anticipos, cargos diferidos, entre otras.  Las provisiones que se manejan durante el año, como cosa normal en el costeo de inventarios, es posible que al final del período se deban revisar los saldos pendientes sin liquidar, que no sean exactamente del mes de diciembre.

Finalmente en este resumen, la autoridad tributaria en los programas de seguimiento de algunos contribuyentes exige los estados financieros con corte a octubre y noviembre del año en curso.  Esto con el fin de evaluar la tendencia y solicitar la explicación de los famosos “ajustes de navidad o de año nuevo”.  Por tanto, un punto de la planeación es la revisión preliminar del corte en los meses inmediatamente anteriores, detallar los movimientos extraordinarios que tengan justificación técnica, tales como ajustes de pasivos laborales contra las provisiones que se manejan durante el año, castigo de inventarios por ajuste al físico, entre otros.

Cordialmente,

Gabriel Vásquez Tristancho
Columnista Vanguardia Liberal
Socio Impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail:  gvasquez@bakertillycolombia.com