CAPÍTULO 4. RESOLUCIÓN 1798 DE 2023: NUEVAS REGLAS PARA LA AFILIACIÓN Y REPORTE DE NOVEDADES EN 2024

El Ministerio de Salud y Protección Social expidió recientemente la Resolución 1798 del 1 de noviembre de 2023. En esta resolución se establecen las condiciones generales para la operación del sistema general de riesgos laborales –SGRL– en el sistema de afiliación transaccional –SAT–, una plataforma tecnológica implementada por el gobierno para gestionar la afiliación y el reporte de novedades de los trabajadores al sistema general de seguridad social.

Esta resolución es de suma importancia para los empleadores contratantes, ya que en ella se definen los procedimientos y requisitos para la afiliación obligatoria y voluntaria de trabajadores independientes al SGRL. A continuación, analizaremos de qué trata esta norma y cómo impacta a los empleadores y contratistas.

4.1. SAT EN LA SEGURIDAD SOCIAL

Como lo hemos abordado en líneas anteriores, en Colombia el sistema de seguridad social es un conjunto de instituciones, normas y procedimientos destinados a proteger a los ciudadanos en situaciones de vulnerabilidad relacionadas con la salud, la vejez, la discapacidad, el desempleo y otros riesgos. Este sistema se compone de varios subsistemas, incluyendo el sistema de pensiones, el sistema de seguridad social en salud y el sistema general de riesgos laborales –SGRL–.

Desde su surgimiento, a través de la Ley 100 de 1993, este sistema ha buscado contar cada vez más con herramientas adecuadas que permitan su operación, creando entre ellas el SAT.

El sistema de afiliación transaccional –SAT– es una herramienta tecnológica que facilita la operación del SGRL, permitiendo a los empleadores y contratantes realizar transacciones como la afiliación, el reporte de novedades y las consultas de manera eficiente y segura a través del portal web, actualmente disponible en el sitio https://miseguridadsocial.gov.co/.

Afiliación a seguridad social como cotizante trabajador independiente   La Dra. Angie Marcela Vargas, especialista en temas laborales y en seguridad social, explica el esquema de presunción de costos dispuesto en el Decreto 1601 del 5 de agosto de 2022 en relación con el ingreso base de cotización para los otros independientes. El siguiente video es un contenido exclusivo de Suscriptores Platino. [member_content type="platino" title="Es una pena, no puedes ver esta importante parte de nuestra ruta (pero te diremos cómo)"] [end_member_content]

4.2. SAT PARA TRABAJADORES INDEPENDIENTES EN EL SISTEMA DE RIESGOS LABORALES

Recientemente, el Ministerio de Salud y Protección Social emitió la Resolución 1798 del 2023, la cual permite que los trabajadores independientes puedan realizar todas las operaciones relacionadas con la afiliación, ya sea obligatoria o voluntaria, al SGRL a través del SAT. Anteriormente, su funcionamiento estaba principalmente relacionado con el sistema de salud.

Con esta resolución se podrán realizar reportes de afiliación y novedades relacionadas con los riesgos laborales. Es importante aclarar que estas operaciones son diferentes a las que se realizan en la Pila, ya que el SAT involucra trámites directos con el sistema de seguridad social y las ARL, en contraste con los pagos de los aportes.

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4.2.1. ¿Quiénes pueden utilizar el SAT en riesgos laborales?

Según lo previsto en la Resolución 1798 de 2023, podrán realizar operaciones en este sistema los trabajadores independientes obligados y voluntarios, así como sus contratantes en los casos correspondientes. Esta disposición será aplicable a:

1. Independientes con contratos de prestación de servicios con una duración superior a 30 días.
   
   
2. Independientes dedicados a labores de alto riesgo.
   
   
3. Independientes que voluntariamente decidan afiliarse al SGRL.

4.3. RECOMENDACIONES EN LA AFILIACIÓN DE INDEPENDIENTES A TRAVÉS DEL SAT

Es importante tener presentes varios aspectos que la resolución expuesta dispone:

• Los trabajadores independientes solo pueden estar afiliados a una ARL.
  
  
• El contratante es quien debe realizar la afiliación al SGRL a los contratistas independientes con contratos de prestación de servicios en los casos dispuestos en el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 1562 de 2012.
  
  
• Antes de realizar el pago a través de la Pila, el trabajador independiente debe estar afiliado al sistema, ya sea por medio directo con la ARL o a través del SAT.
  
  
• Los contratantes serán los responsables de realizar los reportes de novedades correspondientes de sus independientes con contrato de prestación de servicios.
  
  
• Se deberán cargar, cuando el SAT no disponga de información de referencia, los soportes documentales que en el SGRL se requieran para la aprobación de la transacción y posterior verificación por parte de la ARL seleccionada por el trabajador independiente.
  
  
• La ARL no podrá exigir afiliación al sistema de salud y de pensiones cuando quien hace el reporte es el contratante, pero aclarando que la obligación de estar afiliado a estas continúa.
  
  
• Si un afiliado es dependiente e independiente de forma simultánea, se debe afiliar a la ARL en la que se encuentre como dependiente.
  
  
• El Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de la Plataforma de Intercambio de Información –Pisis– del Sistema Integral de Información de la Protección Social –Sispro–, para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Primero se registra o actualiza la entidad en el sitio web del Sispro y luego se registran los usuarios de la entidad.
  
  

Liquidador de aportes a seguridad social para independientes con contrato de prestación de servicios   Con este liquidador de aportes a seguridad social para independientes podrás calcular el valor a pagar por salud, pensión, fondo de solidaridad pensional, ARL y caja de compensación de este tipo de trabajadores que tengan un contrato de prestación de servicios, de acuerdo con la Ley 2277 de 2022.

Liquidador de aportes a seguridad social de independientes por cuenta propia y con contrato diferente al de prestación de servicios   El IBC de la seguridad social de independientes por cuenta propia y con contrato diferente al de prestación de servicios, se calcula descontando de sus ingresos causados o efectivamente percibidos (sin IVA) los costos en los que hayan incurrido, y multiplicado el resultado por el 40 % (artículo 89 de la Ley 2277 de 2022). ¡Aprende más aquí!

4.4. RESPONSABILIDADES DE LOS CONTRATANTES EN LAS MODIFICACIONES DEL SAT EN RIESGOS LABORALES

La Resolución 1798 de 2023 fijó una serie de pautas que implican para los contratantes con trabajadores independientes una serie de obligaciones. Veamos:

1. Afiliación y reporte de novedades: los contratantes son responsables de realizar la afiliación de trabajadores independientes al SGRL y de reportar cualquier novedad relacionada con su rol a través del SAT.
   
   
2. Carga de documentos: cuando el SAT no disponga de información de referencia, los contratantes deben cargar los soportes documentales requeridos para la aprobación de la transacción y posterior verificación por parte de la ARL seleccionada por el independiente.
   
   
3. Seguridad y acceso: para acceder al SAT, los contratantes deben crear un usuario y contraseña, lo que implica un compromiso con la seguridad de la información y la gestión adecuada de las credenciales de acceso.
   
   
4. Anulación de afiliación: en caso de que sea necesario, los contratantes deben gestionar la anulación de la afiliación al SGRL de los trabajadores independientes de afiliación obligatoria.
   
   
5. Prevalencia del medio de reporte: una vez que las funcionalidades del SAT estén operativas, las transacciones realizadas a través de este sistema prevalecerán sobre las realizadas directamente ante la ARL. Esto significa que los contratantes deben asegurarse de que todas las transacciones se realicen a través del SAT, para que sean consideradas válidas.
   
   
6. Actualización de sistemas de información: los contratantes deben mantener actualizados sus sistemas de información con base en las transacciones realizadas a través del SAT, lo que puede requerir el desarrollo o la adaptación de servicios web conforme con la habilitación de sus funcionalidades.

Así las cosas, y considerando todo lo mencionado a lo largo de esta publicación, tenemos que la Resolución 1798 del 2023 establece una serie de condiciones y procedimientos para la afiliación obligatoria y voluntaria a través del SAT. Esta medida amplía el alcance de la plataforma, originalmente diseñada para el sistema de salud, a la esfera de riesgos laborales, permitiendo a los trabajadores independientes y a sus contratantes realizar operaciones relacionadas con la afiliación de manera eficiente y segura.

De igual manera, se destaca la inclusión de independientes con contratos de prestación de servicios superiores a 30 días, aquellos dedicados a labores de alto riesgo y quienes decidan afiliarse voluntariamente al SGRL.

Las recomendaciones proporcionadas en la resolución destacan la responsabilidad del contratante en la afiliación y reporte de novedades, la carga de documentos necesarios, la seguridad y acceso a la plataforma, la anulación de afiliaciones cuando sea necesario, la prevalencia del medio de reporte a través del SAT y la actualización constante de los sistemas de información.

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